Другое · 9 мин
Где в 1С:ЗУП найти карточку-справку сотрудника
Где в 1С:ЗУП найти карточку-справку сотрудника: путь через справочник сотрудников, разделы зарплаты и отчётов, настройка печатной формы и типичные ошибки при поиске.
Карточка-справка сотрудника — это сводная печатная форма, в которой собраны личные данные работника, сведения о приёме на работу, переводах, отпусках и начислениях. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) она не лежит в одном очевидном месте, поэтому пользователи часто тратят время на поиски. Форма доступна сразу из нескольких точек программы, и выбор зависит от того, что именно нужно: кадровые данные или расчётная информация.
Чаще всего под карточкой-справкой понимают форму «Карточка сотрудника», которую можно открыть из справочника сотрудников, либо отчёт «Карточка-справка» в разделе отчётов по кадрам и зарплате. Ниже разобраны оба пути, а также варианты для разных релизов конфигурации, где пункты меню могут называться немного иначе.
Что такое карточка-справка в 1С:ЗУП и какие формы существуют
Прежде чем искать форму, важно понять, какая именно карточка нужна, потому что в ЗУП под похожими названиями скрываются разные документы. Кадровая карточка сотрудника содержит ФИО, дату рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме и переводах. Расчётная карточка-справка показывает начисления, удержания и выплаты за период.
Также в программе есть унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника» — она строится по кадровым приказам и нужна для воинского учёта и архива. Если сотрудник отдела кадров просит «карточку», уточните: имеется в виду Т-2, внутренняя карточка сотрудника или справка о доходах (ранее 2-НДФЛ). От этого зависит путь поиска.
Путь первый: открыть карточку из справочника сотрудников
Самый быстрый способ — открыть карточку конкретного работника. Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники». В списке найдите нужного человека через строку поиска (достаточно начать вводить фамилию) и откройте его карточку двойным щелчком.
Внутри карточки нажмите кнопку «Печать» (или «Ещё» → «Печать», в зависимости от релиза). В выпадающем списке будут доступны печатные формы: «Личная карточка (Т-2)», «Карточка сотрудника», «Справка с места работы» и другие. Выберите нужную — программа сформирует табличный документ, который можно распечатать или сохранить в PDF.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Найдите сотрудника через поиск и откройте его карточку
- 3Нажмите «Печать» и выберите «Карточка сотрудника» или «Личная карточка (Т-2)»
- 4Проверьте сформированный документ и выведите на печать или сохраните в файл
Путь второй: карточки и справки через раздел отчётов
Если нужно сформировать карточки сразу по нескольким сотрудникам или настроить состав выводимых данных, используйте раздел отчётов. Откройте «Отчёты, справки» (в ряде релизов — «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» или «Кадры» → «Кадровые отчёты»). В списке отчётов найдите «Карточка сотрудника», «Личные данные сотрудников» или «Штатные сотрудники» — названия зависят от версии конфигурации.
В открывшемся отчёте укажите период, организацию и при необходимости отбор по подразделению или конкретному сотруднику. Нажмите «Сформировать». Преимущество этого пути — гибкие настройки: через кнопку «Настройки» можно добавить или убрать поля, изменить группировку и оформление.
Как найти расчётную карточку-справку по начислениям
Когда под карточкой-справкой понимают данные по зарплате, идите в раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Здесь доступны «Расчётный листок», «Свод начислений и удержаний», «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и «Анализ зарплаты по сотрудникам». Форма «Расчётный листок» фактически и есть карточка-справка по расчётам за месяц.
Для справки о доходах откройте «Отчёты, справки» → «Справки сотрудникам» или «1С-Отчётность» — там формируется справка о доходах и суммах налога физического лица. Учтите, что справка строится только по закрытым (рассчитанным) периодам: если месяц не рассчитан, данные будут неполными.
Какую форму выбрать
Подходит для быстрого просмотра кадровых данных одного человека; настройки минимальны
Подходит для групповой печати и настройки состава полей; требует больше действий
Официальная унифицированная форма для кадрового архива; заполняется по приказам
Карточка-справка по начислениям и удержаниям за месяц; кадровые данные не содержит
Настройка состава данных и сохранение формы
В отчётном варианте карточки состав полей меняется через «Настройки» → «Вид настройки: расширенный». На вкладке «Поля» отметьте нужные реквизиты: адрес, телефон, образование, семейное положение. На вкладке «Отбор» задайте условия — например, только действующие сотрудники конкретного подразделения.
Готовую настройку сохраните через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», чтобы в следующий раз открывать карточку одним кликом. Сформированный документ выгружается в Excel или PDF через стандартную кнопку «Сохранить» табличного документа — это удобно, когда справку нужно отправить по электронной почте.
Если карточку-справку приходится формировать регулярно, сохраните вариант отчёта и добавьте его в избранное (звёздочка в панели навигации). Это сокращает путь до двух кликов и исключает ошибки при повторной настройке отборов.
Типичные ошибки и ограничения при поиске карточки
Самая частая причина, по которой пользователь не находит карточку-справку, — ограничение прав. Если в меню нет раздела «Отчёты, справки» или кнопки «Печать», у учётной записи недостаточно прав: нужна роль кадровика, расчётчика или хотя бы чтение данных сотрудников. Обратитесь к администратору 1С для назначения профиля доступа.
Вторая типичная ситуация — карточка формируется пустой. Проверьте, заполнены ли в карточке сотрудника личные данные (документы, адрес) и проведены ли кадровые документы: приём на работу, переводы. Отчёты строятся по данным документов, а не по справочнику напрямую, поэтому непроведённый приём даст пустую трудовую историю.
Проверка результата и границы самостоятельной работы
После формирования карточки сверьте ключевые поля: ФИО, дату приёма, текущую должность и подразделение. Эти данные должны совпадать с последним кадровым приказом. Если в карточке устаревшая должность, значит, в программе не проведён документ «Кадровый перевод» — сначала оформите его, затем пересформируйте форму.
Самостоятельно безопасно формировать отчёты, менять их настройки и сохранять варианты — эти действия не изменяют учётные данные. Не стоит без опыта редактировать макеты печатных форм через конфигуратор или внешние обработки: ошибка в макете может нарушить печать для всех пользователей. Для доработки форм привлекайте специалиста по 1С.
Как проверить результат
Совпадают с документами сотрудника
Пустые поля или устаревшая фамилия — не введены данные о смене фамилии
Соответствуют последнему кадровому приказу
Старая должность — не проведён кадровый перевод
Совпадают с расчётным листком за тот же период
Нулевые суммы при начисленной зарплате — период не рассчитан или неверный отбор
Часто задаваемые вопросы
Почему в меню нет пункта «Карточка сотрудника»?
Скорее всего, у вашей учётной записи ограничены права или используется релиз, где форма называется иначе. Воспользуйтесь полем поиска команд в верхней части окна и введите «карточка». Если команда не находится, попросите администратора проверить профиль групп доступа.
Можно ли сформировать карточки-справки сразу по всем сотрудникам?
Да, через отчётный вариант формы: откройте отчёт «Карточка сотрудника» из раздела отчётов, уберите отбор по конкретному лицу и сформируйте. Для большого штата используйте группировку по подразделениям, чтобы документ был читаемым.
Чем карточка-справка отличается от личной карточки Т-2?
Карточка сотрудника — внутренняя произвольная форма для оперативной работы. Т-2 — унифицированная форма с регламентированным составом разделов (общие сведения, воинский учёт, отпуска), которая ведётся по правилам кадрового делопроизводства и хранится в архиве.
Карточка формируется пустой, хотя сотрудник работает давно. Что делать?
Проверьте, проведены ли документы «Приём на работу» и кадровые переводы, заполнены ли личные данные в карточке сотрудника. Также убедитесь, что в отборе отчёта указана правильная организация и корректный период.
Можно ли изменить состав полей карточки-справки?
В отчётном варианте — да: через «Настройки» добавляются и убираются поля, меняется группировка. Макет печатной формы из справочника изменяется только доработкой конфигурации или внешней печатной формой, что лучше поручить специалисту.
Где взять справку о доходах сотрудника, если просят именно её?
Справка о доходах и суммах налога формируется в разделе «Отчёты, справки» или через «1С-Отчётность» по данным учёта НДФЛ. Она доступна только по рассчитанным периодам и отличается от кадровой карточки-справки.