Где в 1С взять ФОТ: плановый и фактический фонд оплаты труда

Фонд оплаты труда (ФОТ) в программах 1С не хранится одной готовой цифрой — в зависимости от задачи его берут из разных мест. Плановый ФОТ формируется из штатного расписания и кадровых документов, а фактический — из начисленной зарплаты за период. Поэтому сначала нужно определиться, какой именно ФОТ требуется: для планирования бюджета, для отчёта руководству или для проверки расходов за месяц.

В 1С:ЗУП для этого предусмотрены специализированные отчёты, в 1С:Бухгалтерии фонд оплаты труда можно собрать по данным счетов учёта расчётов с персоналом. Ниже разобраны оба сценария, настройки отчётов и типичные ошибки, из-за которых цифры «не сходятся».

Что считать ФОТ и почему это важно перед поиском

Под ФОТ обычно понимают сумму всех начислений сотрудникам: оклады, премии, надбавки, отпускные, компенсации. Но в разных задачах состав фонда различается: иногда в него включают только окладную часть, иногда — все выплаты, включая районные коэффициенты и разовые премии, а для бюджета могут добавлять ещё и страховые взносы.

Прежде чем искать цифру, уточните у заказчика отчёта (руководителя, бухгалтера, экономиста), что именно должно входить в расчёт. От этого зависит выбор отчёта и его настройки. Если взять «первую попавшуюся» сумму, есть риск предоставить данные, которые не совпадут с ожиданиями и с другими отчётами компании.

Плановый ФОТ в 1С:ЗУП через штатное расписание

Если нужна плановая величина фонда — например, для бюджета на год — основной источник данных это штатное расписание. В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и сформируйте отчёт «Штатное расписание (анализ)» или «Штатное расписание кросс-таблицей». В колонках отчёта выводится месячный ФОТ по каждой позиции с учётом всех плановых начислений и надбавок.

Отчёт строится на выбранную дату. Если в компании ведётся история изменения штатного расписания, можно посмотреть ФОТ на любую прошедшую или будущую дату — программа учтёт утверждённые изменения позиций, окладов и количества ставок.

Дополнительно в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» может быть доступен отчёт «Плановый ФОТ» (в некоторых настройках — «Оценка планового ФОТ»). Он показывает плановые начисления сотрудников с детализацией по подразделениям и видам начислений, что удобно для сравнения с фактом.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание»
2. 2
   Выберите отчёт «Штатное расписание (анализ)»
3. 3
   Укажите дату, на которую нужен расчёт, и при необходимости отбор по подразделению
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте итоговую колонку с месячным ФОТ
5. 5
   При необходимости выгрузите отчёт в Excel через кнопку сохранения

Фактический ФОТ за период: свод начислений

Фактический ФОТ — это сумма реально начисленной зарплаты за месяц, квартал или год. В 1С:ЗУП 3.1 основной инструмент — отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Итог по строке «Начислено» за выбранный период и есть фактический фонд оплаты труда.

Отчёт можно группировать по подразделениям, сотрудникам и видам начислений. Если нужен ФОТ без определённых выплат (например, без больничных за счёт ФСС или без материальной помощи), настройте отбор по видам расчёта через кнопку «Настройки» — добавьте исключения в структуру отчёта.

Альтернативный вариант — отчёт «Анализ ФОТ по сотрудникам» (в некоторых версиях — «Анализ фонда оплаты труда»). Он показывает динамику ФОТ по месяцам и позволяет сравнить плановые и фактические значения, что удобно для контроля бюджета.

ФОТ в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 нет отдельного отчёта «ФОТ», но фонд оплаты труда легко собрать по данным бухгалтерского учёта. Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» и выберите счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Кредитовый оборот за период — это все начисления в пользу сотрудников, то есть фактический ФОТ.

Если нужна детализация по сотрудникам, включите субконто «Сотрудники» в настройках отчёта. Для анализа по подразделениям или статьям затрат удобнее использовать отчёт «Анализ счёта» по счетам затрат (20, 25, 26, 44) с корреспонденцией со счётом 70 — так видно, куда отнесён фонд оплаты труда.

Учтите, что в бухгалтерии к счёту 70 могут относиться и выплаты, не входящие в классический ФОТ, — например, дивиденды или некоторые компенсации. При необходимости исключите их, детализировав обороты по документам.

Расхождения планового и фактического ФОТ: что проверить

Плановый и фактический ФОТ почти никогда не совпадают в точности, и это нормально. Плановый фонд считается из штатного расписания при условии полной отработки, а факт зависит от отработанного времени, больничных, отпусков, увольнений и премий.

Если расхождение выглядит аномальным, проверьте: актуальность штатного расписания (все ли изменения окладов утверждены документами), наличие непроведённых кадровых документов, вакантные ставки и сотрудников, работающих на неполную ставку. Частая причина завышенного планового ФОТ — вакансии, которые в расчёт включаются по полной ставке.

Контрольные точки

Как проверить корректность цифры ФОТ

Итог свода начислений за месяц

Норма

Совпадает с кредитовым оборотом счёта 70 в бухгалтерии (с учётом известных исключений)

Тревожный признак

Разница без объяснимых причин — проверяйте непроведённые документы и ручные операции

Плановый ФОТ из штатного расписания

Норма

Меняется при смене даты отчёта в соответствии с утверждёнными изменениями

Тревожный признак

Цифра одинаковая на любую дату при наличии изменений окладов — история штатного расписания не ведётся

Состав ФОТ

Норма

Включены только те виды начислений, которые требует задача

Тревожный признак

В сумму попали выплаты, которые заказчик отчёта считать не просил

Типичные ошибки при получении ФОТ

Ещё одна распространённая проблема — попытка собрать ФОТ вручную из расчётных листков. Это долго и чревато арифметическими ошибками, тогда как свод начислений даёт ту же цифру за минуту с возможностью провалиться в детализацию до конкретного документа.

FAQ

Где в 1С:ЗУП посмотреть ФОТ одного подразделения?

Сформируйте отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» или «Анализ ФОТ по сотрудникам» и в настройках установите отбор по нужному подразделению. Для плановых значений используйте отчёт по штатному расписанию с тем же отбором.

Как выгрузить ФОТ в Excel?

Любой отчёт 1С сохраняется в табличный документ: сформируйте отчёт, затем через меню «Файл» → «Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели) выберите формат Excel (.xlsx). Структура строк и колонок сохранится.

Почему ФОТ в ЗУП не совпадает с оборотами счёта 70 в Бухгалтерии?

Чаще всего причины — разные даты отражения (начисление в одном месяце, проведение в учёте в другом), ручные корректировки в бухгалтерии, выплаты, проведённые мимо ЗУП, или ошибки синхронизации между программами. Сверяйте по видам начислений и документам, начиная с самых крупных сумм расхождения.

Входит ли зарплата внешних совместителей в ФОТ?

Да, начисления совместителям входят в фонд оплаты труда. В отчётах 1С:ЗУП совместители отображаются отдельными строками, поэтому при ручной детализации их легко случайно исключить — в сводных отчётах они учитываются автоматически.

Как посмотреть ФОТ с учётом страховых взносов?

Возьмите итог начислений из свода и добавьте взносы из отчёта «Анализ взносов в фонды» (раздел «Отчёты, справки» в ЗУП) или используйте отчёт «Налоги и взносы (сводно)». Готового отчёта «ФОТ с взносами» в типовой конфигурации нет, поэтому показатель собирают из двух источников.