Другое · 11 мин
Как заполнить зарплату в 1С: пошаговая инструкция
Как заполнить зарплату в 1С: начисление, документы, ведомости, НДФЛ и взносы. Пошаговая инструкция для 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии с проверкой результата.
Заполнение зарплаты в 1С — это не одно действие, а цепочка: кадровые данные сотрудника, плановые начисления, отработанное время, документ начисления, удержания, взносы и выплата. Если пропустить любое звено, программа либо не посчитает сумму, либо посчитает её неверно, и ошибка всплывёт только при сверке с расчётными листками или отчётами в ФНС.
Инструкция ниже ориентирована на две самые распространённые конфигурации: «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия» с включённым модулем зарплаты. Логика в них одинаковая, отличаются названия разделов и глубина кадрового учёта. Перед началом работы убедитесь, что у вас актуальный релиз конфигурации: ставки НДФЛ, пределы базы по взносам и формы отчётности меняются, и старый релиз посчитает налоги по устаревшим правилам.
Работать лучше в копии базы или в тестовом периоде, если вы настраиваете расчёт впервые: зарплатные документы формируют проводки и регистры, и массовое исправление ошибок в рабочей базе требует аккуратности.
Подготовка: что должно быть настроено до первого начисления
Автоматический расчёт работает только на готовой инфраструктуре справочников. Проверьте четыре вещи: заполнена ли учётная политика организации (раздел «Главное» — «Учётная политика» в Бухгалтерии или «Настройка» — «Реквизиты организации» в ЗУП), созданы ли виды начислений (оклад, премия, районный коэффициент), заведены ли графики работы сотрудников и указан ли способ отражения зарплаты в бухучёте (счёт 26, 44, 20 и т.д.).
Особое внимание уделите графику работы. Если сотруднику не назначен график, программа не сможет рассчитать норму времени и оплату за неполный месяц — сумма либо будет нулевой, либо посчитается за полный месяц независимо от фактической занятости. Типовой пятидневный график обычно уже есть в конфигурации, но его нужно явно указать в кадровом документе сотрудника.
Шаг 1. Заведение сотрудника и назначение планового начисления
В ЗУП сотрудник создаётся через раздел «Кадры» — «Сотрудники» — «Создать», а трудовые условия оформляются документом «Приём на работу». В Бухгалтерии путь короче: «Зарплата и кадры» — «Сотрудники» — «Принять на работу». В карточке приёма обязательно укажите дату приёма, подразделение, должность, график работы и вид начисления с размером оплаты — оклад в месяц или тарифную ставку.
Размер оклада вводится в поле начисления в документе приёма, а не в карточке сотрудника. Это принципиальный момент: зарплата в 1С хранится в кадровых документах (приём, кадровый перевод, изменение оплаты труда), и если вы поменяли оклад только «где-то в справочнике», расчёт продолжит идти по старому значению. Для изменения оклада действующему сотруднику создайте «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» с новой суммой и датой вступления в силу.
Если сотрудник работает на полставки, укажите это в поле «Количество ставок» (0,5) в документе приёма — программа автоматически пропорционально уменьшит и оклад, и норму времени. Вручную делить оклад пополам не нужно, иначе получите двойное уменьшение.
Шаг 2. Учёт отработанного времени и отсутствий
По умолчанию 1С считает, что сотрудник отработал все дни по своему графику. Если в месяце были отпуск, больничный, командировка или отгул, их нужно ввести отдельными документами до расчёта зарплаты: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отсутствие» (в ЗУП — раздел «Зарплата» или «Кадры», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры»).
Эти документы делают две вещи одновременно: начисляют оплату за период отсутствия (отпускные, пособие) и исключают дни отсутствия из расчёта оклада. Если ввести отпуск после того, как зарплата уже начислена, программа при перезаполнении документа начисления сделает перерасчёт (сторно) — это нормальное поведение, а не ошибка.
Шаг 3. Создание и заполнение документа начисления зарплаты
Основной документ — «Начисление зарплаты» (в Бухгалтерии) или «Начисление зарплаты и взносов» (в ЗУП). Создайте его через раздел «Зарплата» — «Начисление зарплаты» — «Создать», укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите кнопку «Заполнить». Программа подберёт всех сотрудников с действующими плановыми начислениями, рассчитает оплату по окладу пропорционально отработанному времени, начислит отпускные и больничные из введённых документов, посчитает НДФЛ с учётом вычетов и страховые взносы.
Если нужно начислить зарплату не всем, а по конкретному подразделению или списку сотрудников, используйте кнопку «Добавить» или «Подбор» вместо полного заполнения. Разовые премии, надбавки и удержания добавляются либо отдельными документами («Премия», «Материальная помощь»), либо вручную строкой в табличной части документа начисления — второй способ менее надёжен, потому что разовая строка не попадёт в средний заработок корректно во всех сценариях.
- 1Введите кадровые документы и документы отсутствий (отпуска, больничные) за месяц
- 2Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц
- 3Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического расчёта
- 4Проверьте суммы по сотрудникам, НДФЛ и взносы на закладках документа
- 5Проведите документ и сформируйте расчётные листки для сверки
Шаг 4. Проверка НДФЛ, вычетов и страховых взносов
НДФЛ считается на отдельной закладке документа начисления. Чтобы применились стандартные вычеты на детей, в карточке сотрудника (или документом «Заявление на вычеты НДФЛ») должны быть введены данные о детях. Если вычет не применился, проверьте: введено ли заявление, не превышен ли лимит дохода для вычета, правильно ли указан период действия вычета.
Взносы рассчитываются автоматически по тарифу, заданному в учётной политике организации. Для малого бизнеса обычно действует пониженный тариф с выплат сверх МРОТ — программа применяет его сама, если в настройках учётной политики выбран соответствующий вид тарифа. Сверьте итоговую сумму взносов с ожидаемой хотя бы по одному сотруднику вручную: это самый быстрый способ поймать неверную настройку тарифа.
Как проверить результат расчёта
Равна окладу из кадрового документа
Меньше или больше без причины — проверьте график и отсутствия
Округлённая сумма по ставке от налогооблагаемой базы за минусом вычетов
Ноль при наличии дохода или явно завышенная сумма
Соответствуют тарифу из учётной политики
Тариф не применился или посчитан дважды
Сходится с документом начисления и ведомостью на выплату
Расхождения между начислено, удержано и к выплате
Шаг 5. Выплата зарплаты: ведомости и удержания
Начисление само по себе деньги не выплачивает. Для выплаты создаётся ведомость: «Ведомость в банк» (при перечислении на карты по зарплатному проекту), «Ведомость на счета» (произвольные банковские счета) или «Ведомость в кассу». В ЗУП это раздел «Выплаты», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» — «Ведомости». Заполните ведомость по кнопке «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате (начислено минус НДФЛ и удержания) по всем сотрудникам с задолженностью.
Если есть удержания по исполнительным листам (алименты), введите документ «Исполнительный лист» до расчёта — тогда удержание посчитается автоматически и попадёт в ведомость отдельной строкой. Аванс оформляется той же ведомостью, но с видом выплаты «Аванс»: сумма либо задаётся фиксированно, либо рассчитывается за первую половину месяца, если в настройках зарплаты выбран такой способ.
Проверка результата и типовые отчёты
Финальный контроль делается тремя отчётами. «Расчётный листок» — по каждому сотруднику: начислено, удержано, к выплате. «Свод начислений и удержаний» (в ЗУП) или «Сводная справка» — по организации в целом, удобен для сверки с бухучётом. «Расчётный листок» и ведомость должны сходиться до копейки: к выплате = начислено − НДФЛ − прочие удержания.
В Бухгалтерии дополнительно проверьте проводки документа начисления: зарплата должна лечь на правильный счёт затрат (20, 25, 26, 44) по кредиту 70, НДФЛ — на 68.01, взносы — на 69. Если счета неверные, исправляется способ отражения в учётной политике или в карточке подразделения/сотрудника, после чего документ перепроводится.
Как выбрать действие при расхождениях
Частые вопросы
Можно ли ввести зарплату вручную, без автоматического заполнения?
Технически да: в документе начисления можно добавить строку и вписать сумму. Но ручной ввод обходит расчёт НДФЛ, взносов и среднего заработка, поэтому применять его стоит только в исключительных случаях. Правильный путь — исправить исходные данные (оклад, график, отсутствия) и перезаполнить документ.
Почему сотрудник не попадает в документ начисления зарплаты?
Чаще всего причины три: приём на работу оформлен более поздней датой, сотрудник уволен до начала месяца начисления, или у него нет действующего планового начисления. Проверьте кадровые документы сотрудника и дату месяца в шапке документа начисления.
Как начислить зарплату за неполный месяц?
Ничего дополнительно делить не нужно. Если сотрудник принят или уволен в середине месяца, программа сама рассчитает оплату пропорционально отработанным дням по его графику. Убедитесь только, что даты приёма/увольнения в кадровых документах верны и график работы назначен.
Чем отличается начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерии от 1С:ЗУП?
Формулы и документы похожи, но Бухгалтерия рассчитана на простые схемы: оклад, отпуск, больничный, базовые удержания. ЗУП поддерживает сложные графики, совместительство, несколько видов времени, табели, сложные системы премирования и расширенную отчётность. Если в компании более пары десятков сотрудников или нестандартные графики, ЗУП надёжнее.
Нужно ли пересчитывать зарплату, если отпуск введён после начисления?
Да. Откройте документ начисления за этот месяц и нажмите «Заполнить» повторно либо используйте механизм перерасчётов (в ЗУП — документ «Перерасчёт» создаётся автоматически). Программа уменьшит оплату по окладу за дни отпуска и добавит отпускные. После пересчёта проверьте и ведомости на выплату.
Как проверить, что налоги и взносы посчитаны правильно?
Сформируйте расчётный листок по одному сотруднику и вручную пересчитайте НДФЛ с его базы за вычетом вычетов, а взносы — по тарифу из учётной политики. Дополнительно сверьте итоги с регламентированными отчётами (6-НДФЛ, РСВ) перед их отправкой — расхождения на этом этапе проще исправить, чем после сдачи.
Что важно запомнить
Зарплата в 1С заполняется цепочкой: сотрудник и оклад кадровым документом → отсутствия отдельными документами → «Начисление зарплаты и взносов» кнопкой «Заполнить» → ведомость на выплату. Контролируйте результат расчётными листками и не исправляйте суммы вручную — исправляйте исходные данные.