Где в 1С внести справку 182н с предыдущего места работы

Справка 182н о заработке за два предшествующих календарных года нужна для расчёта больничных, пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком у нового сотрудника. Если данные из справки не внести в программу, 1С рассчитает пособие только исходя из заработка в вашей организации или из МРОТ — и сотрудник потеряет деньги, а у вас появятся перерасчёты и вопросы от СФР.

В типовых конфигурациях 1С есть специальный документ для ввода этих сведений. В 1С:ЗУП это «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», в 1С:Бухгалтерии предусмотрен аналогичный механизм. Данные вводятся один раз и дальше автоматически подтягиваются во все больничные и отпуска по уходу за ребёнком этого сотрудника.

Ниже — точные пути в меню, порядок заполнения, способы проверить, что данные учлись в расчёте, и разбор ситуаций, когда справка поступила после того, как пособие уже рассчитано.

Когда справку 182н нужно вносить в программу

Данные из справки требуются, если сотрудник принят к вам в текущем или прошлом календарном году и у него возник страховой случай: болезнь, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком. Средний заработок для пособий считается за два календарных года, предшествующих году страхового случая, и доходы у прошлых работодателей в этот расчёт включаются.

Если сотрудник работает у вас давно и два расчётных года полностью отработаны в вашей организации, справка не нужна — все данные уже есть в базе. Справка также не влияет на расчёт отпускных и командировочных: там применяется другой порядок расчёта среднего заработка, и входящая справка о заработке в нём не участвует.

Вносить сведения следует до расчёта первого пособия сотрудника. Если справка поступила позже, законодательство допускает перерасчёт пособия за прошлое время, но это лишняя работа и внимание со стороны фонда, поэтому лучше запросить документ при приёме сотрудника на работу.

Куда внести справку 182н в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом для входящих справок предусмотрен отдельный документ. Откройте раздел «Зарплата», затем в группе «См. также» найдите ссылку «Справки о заработке для расчета пособий». Если ссылки нет на панели, откройте журнал через «Все функции» (или главное меню → «Зарплата» → «Справки о заработке для расчета пособий» — состав пунктов зависит от настроек интерфейса).

Создайте новый документ кнопкой «Создать» и заполните его по бумажной справке:

• организация и сотрудник, на которого поступила справка;
• страхователь — прежний работодатель, выдавший справку (выбирается из справочника контрагентов или создаётся новый);
• периоды работы — годы, за которые указан заработок;
• суммы заработка по каждому году в пределах облагаемой взносами базы;
• дни, исключаемые из расчёта: периоды болезни, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком, освобождения от работы с сохранением заработка без начисления взносов.

После заполнения проведите документ. С этого момента суммы будут автоматически учитываться в документах «Больничный лист» и «Отпуск по уходу за ребёнком» при расчёте среднего заработка.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчета пособий»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите организацию и сотрудника
3. 3
   Укажите страхователя — прежнего работодателя из справки
4. 4
   Внесите годы и суммы заработка строго по бумажному документу
5. 5
   Заполните исключаемые дни (больничные, декрет) по каждому году
6. 6
   Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном

Как внести данные справки в 1С:Бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерии отдельного журнала входящих справок в большинстве типовых релизов нет, и сведения вводятся в момент расчёта пособия. Откройте документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Больничный лист»), заполните сотрудника и период болезни.

В форме больничного перейдите по ссылке в поле среднего заработка (обычно это гиперссылка с суммой рядом с надписью «Средний заработок» или кнопка «Изменить» рядом с данными для расчёта). В открывшейся форме ввода данных для расчёта среднего заработка добавьте сведения о заработке у предыдущих работодателей: укажите годы и суммы из справки 182н.

Обратите внимание: в некоторых версиях конфигурации данные, введённые через форму больничного, сохраняются для этого сотрудника и используются в последующих расчётах, но стоит проверить это поведение на втором пособии. Если ваша организация регулярно принимает новых сотрудников и считает пособия, надёжнее вести расчёт зарплаты в 1С:ЗУП, где учёт входящих справок организован системно.

Как проверить, что справка учлась в расчёте

Самый надёжный способ — создать больничный лист сотруднику и посмотреть расчёт среднего заработка. Откройте в документе печатную форму «Расчёт среднего заработка» или расшифровку по ссылке: в таблице должны появиться строки с заработком у прежнего работодателя за соответствующие годы, а итоговая сумма базы должна увеличиться на внесённые суммы.

Дополнительно сверьте арифметику: сумма среднего дневного заработка равна общей базе за два года, делённой на 730 (для пособий по нетрудоспособности) либо на фактическое число дней с учётом исключаемых периодов для «детских» пособий. Если заработок за год превышает предельную базу по взносам, программа должна обрезать его до лимита — это норма, а не ошибка.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма «Расчёт среднего заработка» в больничном

Норма

Есть строки с заработком у прежнего страхователя за нужные годы

Тревожный признак

Учтён только заработок в вашей организации или расчёт идёт от МРОТ

Сумма среднего дневного заработка

Норма

Соответствует базе за два года с учётом справки

Тревожный признак

Сумма не изменилась после ввода справки — документ не проведён или введён на другого сотрудника

Предельная база

Норма

Заработок сверх лимита усечён программой

Тревожный признак

В расчёт попала сумма выше предельной базы без ограничения

Если справка пришла после расчёта пособия

Ситуация распространённая: пособие уже начислено и выплачено по данным вашей организации, а затем сотрудник приносит справку. В этом случае внесите документ о заработке в программу, а затем исправьте исходный больничный лист — в 1С:ЗУП для этого служит механизм «Исправить» в документе либо документ «Перерасчёт страховых пособий».

Перерасчёт положен по заявлению сотрудника, и доплату нужно отразить в отчётности перед СФР. Проверьте, как в вашей версии конфигурации формируются сведения для фонда: исправленный больничный должен попасть в ближайший реестр или отчёт с корректной суммой доплаты.

Типичные ошибки при вводе справки

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за невнимательности при переносе данных с бумаги. Суммы по годам перепутаны местами, не внесены исключаемые дни, справка введена на другого сотрудника со схожей фамилией — каждая из этих ошибок искажает пособие, и замечают её обычно уже после выплаты.

Отдельный источник ошибок — ручная правка начисленных сумм в больничном вместо ввода справки документом. Такая правка «прибивает» цифру к конкретному расчёту, и следующее пособие снова посчитается без учёта заработка у прошлого работодателя.

Частые вопросы

Обязательно ли вносить справку 182н, если СФР присылает данные сам?

По действующему порядку фонд передаёт работодателю сведения о заработке при наступлении страхового случая, и типовые конфигурации 1С умеют получать эти данные. Однако ответ фонда может прийти с задержкой, а для больничных первые три дня оплачивает работодатель. Если справка есть на руках, внесение её в программу ускоряет расчёт и служит контрольной точкой для сверки с данными СФР.

Что делать, если сотрудник не может предоставить справку?

Пособие рассчитывается по имеющимся данным, а при их отсутствии — исходя из МРОТ. Сотрудник вправе написать заявление о запросе сведений в СФР. Когда данные появятся, пособие пересчитывается в сторону увеличения, поэтому сотруднику выгодно всё же раздобыть справку или дождаться ответа фонда.

Учитывается ли справка 182н при расчёте отпускных?

Нет. Для отпускных и командировочных средний заработок считается по другим правилам — из начислений в вашей организации за 12 месяцев, предшествующих событию. Входящая справка о заработке влияет только на пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком.

Как внести справку, если прежний работодатель — иностранная компания или сотрудник работал по ГПХ?

Заработок по договорам ГПХ учитывается в базе для пособий только если с него уплачивались взносы на ВНиМ. Данные о таком заработке вносятся тем же документом о заработке, но важно проверить, что период действительно облагался взносами, иначе фонд сумму не примет.

Можно ли ввести справку задним числом?

Дата документа «Справка о заработке для расчёта пособий» на расчёт не влияет — программа смотрит на годы, указанные внутри документа. Поэтому справку можно внести в любой момент, но если пособия уже рассчитаны, потребуется исправить соответствующие больничные, чтобы суммы пересчитались.