Как в 1С вывести сотрудника из отпуска по уходу за ребенком

Когда сотрудник выходит из отпуска по уходу за ребенком, в 1С:ЗУП (и в 1С:Бухгалтерии 8 с кадровым учетом) нужно корректно завершить кадровое событие: прекратить отпуск, восстановить начисления и при необходимости остановить выплату пособия. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что программа продолжает считать сотрудника отсутствующим — зарплата не начисляется, а в отчетах появляются расхождения с фактом выхода.

Порядок действий зависит от сценария: сотрудник выходит в конце отпуска (по достижении ребенком полутора или трех лет), досрочно по собственному заявлению или выходит на неполный рабочий день с сохранением пособия. В каждом случае используются разные документы, и важно не перепутать их с документами отклонений.

Ниже разобраны все три сценария для актуальных релизов 1С:ЗУП 3.1, а также отмечены особенности для 1С:Бухгалтерии 8 и типичные ошибки, из-за которых расчетчику приходится исправлять начисления задним числом.

Какие документы используются для вывода из отпуска

В 1С:ЗУП 3.1 отпуск по уходу за ребенком регистрируется одноименным документом, а его завершение — документом «Возврат из отпуска по уходу за ребенком». Оба документа находятся в разделе «Кадры» в журнале «Отпуска по уходу за ребенком и возвраты из отпуска». Если журнала нет в интерфейсе, проверьте настройку: Настройка → Расчет зарплаты → включен учет отпусков по уходу за ребенком.

Документ возврата делает три вещи одновременно: прекращает действие отпуска, возобновляет плановые начисления сотрудника (оклад, надбавки, премии, назначенные до отпуска) и возвращает сотрудника в штатное расписание как работающего. С даты, указанной в документе, сотрудник снова попадает в табель как явка.

В 1С:Бухгалтерии 8 типовой документ возврата из отпуска по уходу отсутствует в полном виде — там чаще оформляют кадровый перевод или вручную возобновляют начисления в элементе справочника «Сотрудники». Поэтому при полноценном кадровом учете рекомендуется ЗУП, а в Бухгалтерии порядок описан в отдельном разделе ниже.

Стандартный выход по окончании отпуска

Если сотрудник выходит на работу сразу после окончания отпуска (например, на следующий день после исполнения ребенку трех лет), порядок действий максимально простой. Создайте документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком», выберите сотрудника и укажите дату возврата — первый рабочий день.

Программа подтянет данные исходного документа отпуска и предложит прекратить все связанные начисления и освобождение ставки. Проверьте, что дата возврата не попадает на выходной по графику сотрудника: если первый рабочий день — понедельник, а отпуск закончился в воскресенье, указывайте понедельник.

1. 1
   Откройте Кадры → Отпуска по уходу за ребенком и возвраты из отпуска
2. 2
   Создайте документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком»
3. 3
   Выберите сотрудника — программа подтянет открытый документ отпуска
4. 4
   Укажите дату возврата — первый рабочий день сотрудника
5. 5
   Проверьте список возобновляемых начислений и прекращаемых пособий
6. 6
   Проведите документ и сформируйте приказ по печатной форме при необходимости
7. 7
   Проверьте начисление зарплаты за месяц выхода расчетным документом

После проведения документа сформируйте табель (Отчеты → Табель учета рабочего времени Т-13) за месяц выхода: с даты возврата должны идти явки, а не код отпуска по уходу. Если вместо явок стоят прочерки или код отсутствия — документ возврата не проведен либо дата указана неверно.

Досрочный выход из отпуска

Сотрудник вправе прервать отпуск по уходу за ребенком в любой момент по своему заявлению — согласие работодателя не требуется. В программе досрочный выход оформляется тем же документом «Возврат из отпуска по уходу за ребенком», просто дата возврата будет раньше плановой даты окончания отпуска.

Ключевой момент — дата возврата должна быть позже даты начала отпуска и не раньше фактического последнего дня отпуска. Если сотрудник написал заявление, например, 10-го числа, а выходит 15-го, указывайте 15-е. Задним числом документ проводить можно, но тогда придется пересчитать уже закрытые периоды — об этом ниже.

При досрочном выходе на полный день выплата пособия по уходу за ребенком прекращается. Проверьте в документе возврата, что флажки прекращения пособий установлены: иначе программа продолжит начислять пособие параллельно с зарплатой, и при проверке ФСС/СФР возникнет переплата, которую придется возвращать.

Выход на неполный рабочий день с сохранением пособия

Самый нетривиальный сценарий: сотрудник выходит из отпуска, но хочет работать неполное время, чтобы сохранить право на пособие по уходу за ребенком. Здесь одного документа возврата недостаточно — нужно еще изменить условия труда.

Последовательность такая. Сначала оформите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» с датой выхода. Затем создайте «Кадровый перевод» (Кадры → Приемы, переводы, увольнения), в котором установите сотруднику график неполного рабочего времени и при необходимости скорректируйте размер оплаты пропорционально ставке. График неполного времени должен быть заранее создан в справочнике «Графики работы сотрудников» с видом времени «Сокращенное рабочее время».

В самом документе отпуска (или в документе возврата, в зависимости от релиза) проверьте настройку выплаты пособия: при выходе на неполный день пособие по уходу до полутора лет сохраняется, поэтому прекращать его не нужно. Это принципиальное отличие от полного выхода.

Сравнение сценариев выхода

Полный выход

Один документ «Возврат из отпуска». Пособие прекращается, начисления возобновляются в полном объеме.

Досрочный полный выход

Тот же документ возврата с датой раньше плановой. Важно проверить прекращение пособия, чтобы не было двойных выплат.

Выход на неполный день

Возврат из отпуска + кадровый перевод на график неполного времени. Пособие до полутора лет сохраняется, зарплата считается пропорционально.

Вывод из отпуска в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый функционал урезан, и специального документа возврата из отпуска по уходу нет. Практический порядок такой: откройте карточку сотрудника (Справочники → Сотрудники), перейдите по ссылке «Отсутствия» или в документ, которым оформлялся отпуск, и скорректируйте его окончание.

Далее проверьте, что в карточке сотрудника возобновлены начисления: если отпуск оформлялся документом, который прекращал начисления, их нужно вернуть вручную через кадровый перевод или редактирование основного начисления. После этого рассчитайте зарплату за месяц выхода документом «Начисление зарплаты» и убедитесь, что сотрудник в него попал.

Если в организации несколько сотрудников регулярно уходят в отпуска и возвращаются, ручное ведение в Бухгалтерии становится источником ошибок — это объективный аргумент в пользу ведения кадрового учета в ЗУП с синхронизацией.

Проверка результата и типичные ошибки

После оформления возврата обязательно выполните контрольные проверки. Они занимают несколько минут, но позволяют поймать ошибку до закрытия месяца, а не после сдачи отчетности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц выхода

Норма

С даты возврата — явки по графику сотрудника

Тревожный признак

Продолжается код отпуска или пустые ячейки

Документ «Начисление зарплаты и взносов»

Норма

Сотрудник в табличной части, оклад рассчитан за отработанные дни

Тревожный признак

Сотрудника нет в документе или сумма равна нулю

Начисление пособия по уходу

Норма

При полном выходе пособие прекращено с даты возврата

Тревожный признак

Пособие начисляется параллельно с зарплатой

Штатное расписание

Норма

Ставка сотрудника снова занята работающим

Тревожный признак

Ставка остается «освобожденной», в отчете по штатке расхождение

Отдельно проверьте страховые взносы и НДФЛ за месяц выхода: если зарплата за неполный месяц посчиталась корректно, база взносов изменится соразмерно. Резкие скачки или нулевые строки — признак того, что документ возврата не сработал.

Еще одна частая ситуация: сотрудник вышел, но в документе «Начисление зарплаты» его нет. Причина почти всегда в том, что документ возврата создан, но не проведен, либо в нем указана дата следующего месяца. Откройте журнал возвратов и проверьте статус документа.

Если требуется отменить или исправить возврат

Бывает, что сотрудник оформил возврат, но затем снова ушел в отпуск по уходу (например, за вторым ребенком или продлил отпуск). В этом случае не удаляйте документ возврата в закрытом периоде — создайте новый документ «Отпуск по уходу за ребенком» с актуальной даты. Программа корректно обработает последовательность событий.

Если ошиблись датой возврата и период еще не закрыт, просто исправьте дату в документе и перепроведите его. Если период закрыт и зарплата выплачена, используйте механизм исправления: создайте документ-исправление (кнопка «Исправить» в форме документа, если она доступна в вашем релизе) — тогда перерасчеты попадут в текущий период и корректно отразятся в отчетности.

Частые вопросы

Нужен ли приказ на выход из отпуска по уходу за ребенком?

Формально сотрудник выходит по окончании отпуска автоматически, отдельный приказ не обязателен. При досрочном выходе основанием служит заявление сотрудника, и многие организации издают приказ в свободной форме. В 1С:ЗУП печатную форму можно сформировать из документа возврата.

Что делать, если сотрудник вышел, а документ возврата забыли оформить несколько месяцев?

Оформите документ фактической датой возврата. Программа предложит пересчитать зарплату за прошлые периоды через документы «Доначисление, перерасчет». Учтите, что это затронет НДФЛ, взносы и может потребовать уточненной отчетности — действуйте последовательно и зафиксируйте копию базы до начала исправлений.

Можно ли оформить выход из отпуска в середине месяца?

Да, дата возврата может быть любым рабочим днем. Программа рассчитает зарплату пропорционально отработанным дням по графику сотрудника. Проверьте в документе начисления зарплаты, что норма и факт времени заполнены корректно.

Сохранится ли пособие, если сотрудник вышел на неполный день?

Да, при работе на условиях неполного рабочего времени право на пособие по уходу за ребенком до полутора лет сохраняется. В программе важно не прекращать начисление пособия в документе возврата и оформить кадровый перевод на график неполного времени.

Почему после возврата сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Чаще всего документ возврата не проведен, указана дата будущего месяца или у сотрудника не возобновились плановые начисления. Откройте документ возврата, проверьте дату и статус проведения, затем в карточке сотрудника убедитесь, что плановые начисления действуют с даты возврата.

Как оформить выход, если сотрудник сразу берет ежегодный отпуск?

Сначала проведите «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» с датой фактического окончания отпуска по уходу, а затем документ «Отпуск» с даты начала ежегодного отпуска. Два документа не заменяют друг друга: возврат восстанавливает кадровый статус, отпуск регистрирует новое отсутствие.