Как в 1С сделать выплату отпускных

Выплата отпускных в 1С выполняется в два этапа: сначала создаётся документ, который рассчитывает средний заработок и сумму отпускных, затем оформляется сама выплата через ведомость. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) это документы «Отпуск» и «Ведомость…», в «1С:Бухгалтерии» — «Отпуск» или ручное начисление с последующей выплатой.

Главное требование законодательства — выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Программа сама рассчитывает суммы, НДФЛ и взносы, но бухгалтеру нужно правильно указать период отпуска, проверить расчёт среднего заработка и выбрать корректную дату выплаты, от которой зависит отражение НДФЛ в отчётности.

Ниже разобран полный цикл: от кадрового оформления до проверки проводок и типичных ошибок. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1, с уточнениями для 1С:Бухгалтерии 8.

Что подготовить перед начислением отпускных

Перед созданием документа убедитесь, что в базе корректно отражены кадровые данные сотрудника: приём на работу, график работы, все начисления и премии за расчётный период. Средний заработок считается за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска, и если какие-то начисления не проведены, расчёт будет занижен.

Проверьте, что в программе нет непроведённых документов начисления зарплаты за прошлые месяцы и что периоды отсутствий (больничные, командировки, отпуска без сохранения) введены документами-отсутствиями, а не просто отмечены в табеле. Эти периоды исключаются из расчёта среднего заработка, и при их отсутствии сумма отпускных окажется неверной.

Также уточните количество дней отпуска и его вид: ежегодный основной, дополнительный, учебный или без сохранения зарплаты. От вида зависит налогообложение и порядок оплаты — например, отпуск без сохранения зарплаты не оплачивается вовсе.

Как создать документ «Отпуск» в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Зарплата» → «Отпуска» (или «Кадры» → «Отпуска») и нажмите «Создать». Заполните поля: организация, сотрудник, даты начала и окончания отпуска. Программа автоматически посчитает количество календарных дней и при необходимости разобьёт период, если внутри отпуска есть праздничные нерабочие дни — они в число дней отпуска не включаются.

По кнопке «Изменить» рядом с полем среднего заработка откройте детализацию расчёта. Здесь видно, какие начисления и отработанные дни вошли в расчётный период. Если какой-то месяц отработан не полностью, программа пересчитывает дни по формуле с учётом календарных дней, приходящихся на отработанное время.

На вкладке «Начислено (подробно)» проверьте сумму отпускных, а на вкладках «НДФЛ» и «Взносы» — удержанный налог и начисленные взносы. Если отпуск переходящий (начинается в одном месяце, заканчивается в другом), программа разделит сумму по месяцам автоматически.

1. 1
   Откройте Зарплата → Отпуска → Создать
2. 2
   Укажите сотрудника и даты отпуска, выберите вид отпуска
3. 3
   Проверьте расчёт среднего заработка по кнопке «Изменить»
4. 4
   Убедитесь в корректности НДФЛ и взносов на соответствующих вкладках
5. 5
   Проведите документ и при необходимости распечатайте записку-расчёт (Т-60)
6. 6
   Создайте ведомость на выплату с видом «Отпуск»

Как оформить отпуск в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 функционал скромнее. В разделе «Зарплата и кадры» → «Отпуска» создайте документ «Отпуск», укажите сотрудника и период. Если в настройках учётной политики включён расчёт отпускных, программа рассчитает средний заработок аналогично ЗУП, но с ограничениями по видам начислений.

Если автоматический расчёт недоступен или настройки не позволяют, отпускные начисляются документом «Начисление зарплаты» с ручным добавлением начисления «Отпуск основной» — сумму в этом случае бухгалтер рассчитывает самостоятельно и вводит вручную. Это допустимо, но требует отдельной проверки расчёта среднего заработка.

Выплата оформляется документом «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу» с видом выплаты «Отпуск». При выплате на карту через зарплатный проект дополнительно формируется реестр в банк.

ЗУП или Бухгалтерия

1С:ЗУП 3.1

Полный расчёт среднего заработка, все виды отпусков, записка-расчёт Т-60, учёт остатков отпусков. Подходит при любом количестве сотрудников.

1С:Бухгалтерия 8

Базовый расчёт отпускных без детального кадрового учёта. Подходит для небольших организаций с простыми случаями; сложные ситуации требуют ручного расчёта.

Как выплатить отпускные через ведомость

После проведения документа «Отпуск» перейдите в раздел «Выплаты» (в ЗУП) и создайте ведомость нужного типа: «Ведомость в банк» — для перечисления на карту, «Ведомость в кассу» — для выдачи наличными. В поле «Выплачивать» выберите «Отпуск» — тогда в ведомость попадут только суммы отпускных, а не вся задолженность перед сотрудником.

Укажите дату выплаты — она критична для НДФЛ. Датой получения дохода в виде отпускных считается день выплаты, поэтому налог будет отражён в том периоде, когда деньги фактически перечислены. НДФЛ удерживается при выплате и перечисляется в бюджет в общие сроки по единому налоговому платежу.

Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с рассчитанными и невыплаченными отпускными. Проверьте суммы к выплате (они должны совпадать с суммой отпускных за минусом НДФЛ) и проведите документ. Для ведомости в банк дополнительно оформите выгрузку реестра или подтверждение зачисления.

Сроки выплаты и учёт НДФЛ

Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Если отпуск начинается в понедельник, крайний срок выплаты — четверг предыдущей недели. Программа не блокирует выплату с нарушением срока, поэтому контроль дат остаётся на бухгалтере; за нарушение сроков предусмотрены штрафы и компенсация сотруднику.

НДФЛ с отпускных удерживается в момент выплаты. В 6-НДФЛ отпускные отражаются по дате фактической выплаты, а не по дате начисления. Если выплату сделали в одном квартале, а отпуск приходится на другой, налог всё равно отчитывается по периоду выплаты — это частая причина расхождений при сверке.

Страховые взносы начисляются на отпускные в том месяце, когда проведён документ «Отпуск», и включаются в базу расчёта взносов текущего периода независимо от того, на какой месяц приходится сам отпуск.

Проверка результата и типичные ошибки

После выплаты сверьте данные: сумма по ведомости должна равняться начисленным отпускным минус НДФЛ, расчётный листок сотрудника должен показывать отпускные отдельной строкой, а в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 70 задолженность по отпускным должна закрыться.

Для контроля среднего заработка используйте отчёт «Расчётный листок» и печатную форму «Записка-расчёт о предоставлении отпуска (Т-60)» из документа «Отпуск». Если цифры вызывают сомнения, откройте детализацию среднего заработка и проверьте базу по месяцам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма к выплате в ведомости

Норма

Равна отпускным минус НДФЛ из документа «Отпуск»

Тревожный признак

Сумма отличается или в ведомость попала зарплата

Расчётный листок сотрудника

Норма

Отпускные показаны отдельной строкой, периоды совпадают

Тревожный признак

Отпускные отсутствуют или период неверный

Задолженность по счёту 70 после выплаты

Норма

По отпускным остатка нет

Тревожный признак

Висит остаток — выплата не зачлась

6-НДФЛ

Норма

Отпускные отражены в периоде фактической выплаты

Тревожный признак

Налог попал не в тот квартал

Особые ситуации

Переходящий отпуск

Если отпуск начинается в одном месяце и заканчивается в другом, ЗУП автоматически делит начисление на две части по месяцам. В бухгалтерском учёте отпускные за будущий месяц могут отражаться через счёт 97 или резервы — в зависимости от настроек учётной политики. Выплачивается вся сумма целиком до начала отпуска.

Отзыв из отпуска и перерасчёт

При отзыве сотрудника создайте документ «Отзыв из отпуска» (в ЗУП) или сторнируйте часть отпускных документом «Сторнирование начислений». Излишне выплаченные суммы засчитываются в счёт будущей зарплаты; НДФЛ корректируется автоматически при следующем расчёте.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Компенсация при увольнении рассчитывается не документом «Отпуск», а внутри документа «Увольнение»: программа сама определяет остаток дней и считает средний заработок. Выплачивается компенсация в день увольнения вместе с окончательным расчётом.

Частые вопросы

Можно ли выплатить отпускные вместе с зарплатой одной ведомостью?

Технически можно, если выбрать вид выплаты, включающий и зарплату, и отпускные, но делать так не рекомендуется. Срок выплаты отпускных (за 3 дня до отпуска) обычно не совпадает с датой зарплаты, и объединение либо нарушает срок, либо усложняет учёт НДФЛ. Правильнее оформить отдельную ведомость с видом «Отпуск».

Что делать, если средний заработок рассчитался неправильно?

Откройте детализацию расчёта по кнопке «Изменить» в документе «Отпуск» и проверьте, какие начисления и дни вошли в базу. Чаще всего причина — непроведённые документы начисления за прошлые месяцы или отсутствия, введённые только в табель. Исправьте исходные документы, затем пересчитайте отпуск — вручную править сумму не следует.

Как отразить отпускные, если отпуск начинается в следующем месяце?

Начислите и выплатите отпускные в текущем месяце — это обязательное требование по срокам. Программа разделит начисление по месяцам автоматически, а НДФЛ будет отражён по дате фактической выплаты. В бухгалтерском учёте сумма за будущий период отразится по настройкам учётной политики.

Нужно ли создавать отдельный кадровый приказ на отпуск?

В 1С:ЗУП документ «Отпуск» совмещает кадровую и расчётную функции: из него печатается и приказ (Т-6), и записка-расчёт (Т-60). Отдельный кадровый документ создавать не нужно. В 1С:Бухгалтерии печатная форма приказа также доступна из документа «Отпуск».

Как исправить ошибочно выплаченные отпускные?

Если сумма завышена, используйте документ «Сторнирование начислений» или скорректируйте исходный документ «Отпуск» до выплаты. После выплаты переплата удерживается из будущих доходов сотрудника только с его согласия или в случаях, прямо предусмотренных законом (счётная ошибка). НДФЛ пересчитывается автоматически при следующем начислении.

Облагаются ли отпускные НДФЛ и взносами?

Да, отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме, как обычная зарплата. Налог удерживается при выплате, взносы начисляются в месяце проведения документа «Отпуск». Исключение — отпуск без сохранения зарплаты, который не оплачивается и, соответственно, не облагается.