Где в 1С находятся удержания и как их настроить

Удержания в 1С — это суммы, которые вычитаются из начисленной зарплаты сотрудника: НДФЛ, алименты по исполнительным листам, займы, профсоюзные взносы, возмещение материального ущерба. Искать их нужно в разных местах в зависимости от конфигурации: в 1С:ЗУП удержания — полноценный блок зарплатного учёта, а в 1С:Бухгалтерии функционал ограничен и часто требует ручных операций.

Основная логика такова: сначала в справочнике создаётся вид удержания (что удерживаем), затем оно назначается сотруднику документом или в кадровом приказе (кому и сколько), а фактический расчёт происходит автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «Удержания». Результат виден в расчётном листке сотрудника.

Ниже разобрано, где именно находятся удержания в типовых конфигурациях, как их назначить, проверить и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находятся виды удержаний в 1С:ЗУП

Справочник видов удержаний в 1С:Зарплата и управление персоналом открывается через меню «Настройка → Удержания». Здесь хранятся предопределённые виды: удержание по исполнительному документу, профсоюзные взносы, удержание займа, возмещение ущерба и другие. Пользовательские виды добавляются кнопкой «Создать».

При создании нового вида удержания важно корректно заполнить назначение (удержание из зарплаты, прочее), способ расчёта (фиксированной суммой, процентом от заработка, по формуле) и базу расчёта, если удержание считается процентом. Ошибка в базе расчёта — типичная причина неверных сумм: например, в базу алиментов не должны входить выплаты, на которые по закону не обращается взыскание.

Проверьте, включён ли нужный функционал: часть возможностей (займы, исполнительные листы, удержания в счёт третьих лиц) активируется в «Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения» и в настройках состава начислений и удержаний. Если нужного пункта меню нет — с большой вероятностью отключена соответствующая опция функциональности.

Как назначить плановое удержание сотруднику

Плановые (постоянные) удержания назначаются документами из раздела «Зарплата». Основные документы: «Исполнительный лист» — для алиментов и взысканий по решениям суда, «Постоянное удержание в пользу третьих лиц» — для профсоюзных взносов, добровольного страхования и подобных, «Удержание по займу» рассчитывается автоматически при оформленном договоре займа сотруднику.

В документе указывается сотрудник, период действия, способ расчёта и получатель. Например, в исполнительном листе задаётся процент от заработка или фиксированная сумма, предельная сумма взыскания, адресат платежа и условия почтового сбора. После проведения документа удержание начнёт рассчитываться автоматически при каждом начислении зарплаты в указанном периоде.

Разовые удержания (например, возмещение недостачи по конкретному событию) оформляются документами «Удержание в счёт расчётов по прочим операциям» или «Удержание прочее» — набор документов зависит от релиза конфигурации. Они действуют один месяц и не требуют отдельного прекращения.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» и выберите нужный документ: «Исполнительные листы» или «Постоянные удержания в пользу третьих лиц».
2. 2
   Создайте документ, укажите сотрудника, период действия и способ расчёта (процент или сумма).
3. 3
   Заполните получателя и реквизиты платежа, если удержание перечисляется третьему лицу.
4. 4
   Проведите документ и проверьте его отражение в журнале.
5. 5
   В конце месяца сформируйте «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте вкладку «Удержания».

Где посмотреть рассчитанные удержания

Фактические суммы удержаний появляются в документе «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). После заполнения документа по кнопке «Заполнить» откройте вкладку «Удержания» — там будут все рассчитанные удержания по каждому сотруднику: исполнительные листы, займы, прочие. НДФЛ выводится на отдельной одноимённой вкладке, так как в 1С он учитывается как налог, а не как удержание.

Для проверки по конкретному сотруднику удобен расчётный листок: «Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок». В нём видно начислено, удержано по видам, НДФЛ и итог к выплате. Раздел «Удержано» расчётного листка — главный инструмент контроля правильности расчёта.

Сводную картину по организации дают отчёты «Расчётный листок по организации», «Свод начислений и удержаний» и «Удержания из зарплаты». Они позволяют сверить обороты по видам удержаний за период и найти сотрудников, по которым удержание не рассчиталось, хотя документ назначен.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вкладка «Удержания» в начислении зарплаты

Норма

Удержание рассчитано по всем сотрудникам с действующими документами

Тревожный признак

Строки нет или сумма нулевая при действующем документе

Расчётный листок сотрудника

Норма

Раздел «Удержано» содержит вид удержания и корректную сумму

Тревожный признак

Сумма отличается от расчёта по формуле документа

Свод начислений и удержаний

Норма

Итог по виду удержания сходится с данными сотрудников

Тревожный признак

Расхождения между сводом и расчётными листками

Удержания в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия зарплатный блок проще. Виды удержаний находятся в разделе «Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Удержания» (в некоторых версиях — «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Удержания»). Там можно создать вид удержания с указанием кода, наименования и категории дохода.

Плановые удержания назначаются документами из раздела «Зарплата и кадры»: «Исполнительный лист» для алиментов и взысканий, а в документе «Начисление зарплаты» на вкладке «Удержания» можно добавить сумму вручную. Автоматический расчёт займов и сложных формул в Бухгалтерии ограничен — часто суммы приходится вводить руками.

Если в организации больше нескольких сотрудников с исполнительными листами, займами и регулярными удержаниями, Бухгалтерии обычно недостаточно — практичнее вести зарплатный учёт в 1С:ЗУП с синхронизацией проводок в бухгалтерскую программу.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП

Полный контур удержаний: исполнительные листы с предельными суммами, займы с графиком, удержания в пользу третьих лиц, автоматический расчёт и отчёты. Подходит при любых нестандартных удержаниях.

1С:Бухгалтерия

Базовые удержания: исполнительный лист и ручной ввод сумм в начислении зарплаты. Подходит для небольшого штата с простыми случаями.

Ручные операции

Проводки вручную через операцию. Крайняя мера при разовых нестандартных ситуациях; высокий риск ошибок и расхождений с отчётностью.

Типичные проблемы и ошибки при работе с удержаниями

Самая частая ситуация — удержание назначено документом, но в начислении зарплаты не рассчитывается. Причины: документ не проведён, период действия не пересекается с месяцем начисления, у сотрудника нет начислений, входящих в базу расчёта, либо вид удержания настроен с неверным способом расчёта. Проверяйте последовательно: документ → период → настройки вида удержания → наличие начислений.

Вторая группа ошибок — неверная база для процентных удержаний. Например, алименты считаются не со всех начислений: есть выплаты, на которые взыскание не обращается. Если в виде удержания база заполнена шаблонно или «все начисления», сумма будет завышена. Базу нужно сверять с актуальным перечнем доходов.

Третья проблема — превышение ограничений по доле удержаний от заработка. Законодательство ограничивает общий процент удержаний, и в ЗУП есть механизм ограничения взысканий. Если его не настроить, программа может удержать больше допустимого, что приведёт к нарушению прав сотрудника и претензиям при проверке.

Отражение удержаний в учёте и выплата взыскателям

Рассчитанные удержания формируют задолженность перед получателями: взыскателями по исполнительным листам, профсоюзом, банками по займам. В ЗУП перечисление оформляется документами выплат; задолженность по удержаниям видна в отчётах и в документе «Ведомость» при выплате зарплаты.

При синхронизации с бухгалтерской программой удержания выгружаются в составе документа «Отражение зарплаты в бухучёте» и формируют проводки по кредиту счёта 76 (для удержаний в пользу третьих лиц) и других счетов в зависимости от вида. Настройка способов отражения выполняется в разделе настроек бухучёта зарплаты.

Контролируйте своевременность перечисления удержанных сумм: задержка перевода алиментов взыскателю — основание для претензий и штрафных санкций. Удобно сверять удержанные суммы за месяц с фактически перечисленными по выпискам.

Перед началом месяца полезно формировать отчёт по действующим удержаниям и сверять его с документами: так заметны листы, которые пора прекратить (ребёнок достиг совершеннолетия, долг погашен), и наоборот — сотрудники, по которым документ ещё не внесён.

Часто задаваемые вопросы

Где в 1С посмотреть все удержания конкретного сотрудника?

Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры → Сотрудники») и перейдите по ссылке «Начисления и удержания» — там показаны все действующие плановые начисления и удержания. Фактические суммы за месяц смотрите в расчётном листке: «Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок».

Почему удержание не попало в начисление зарплаты?

Проверьте по порядку: проведён ли документ назначения удержания, попадает ли месяц начисления в его период действия, есть ли у сотрудника начисления, входящие в базу расчёта, и корректно ли настроен способ расчёта в виде удержания. Чаще всего причина — непроведённый документ или неверный период.

Где в 1С находится удержание НДФЛ?

НДФЛ в 1С учитывается отдельно от удержаний: в документе «Начисление зарплаты и взносов» ему отведена собственная вкладка «НДФЛ». В расчётном листке налог показывается в разделе удержанного, но настраивается он не в справочнике удержаний, а через настройки налогов и вычетов.

Как прекратить плановое удержание?

Для исполнительных листов в ЗУП используется документ «Изменение условий исполнительного листа» или отмена документа с датой прекращения. Для прочих постоянных удержаний — документ «Прекращение удержаний». Просто удалять или помечать на удаление исходный документ не следует: это исказит уже рассчитанные периоды.

Можно ли удерживать суммы в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, но в ограниченном объёме: доступен документ «Исполнительный лист» и ручной ввод удержаний в «Начислении зарплаты». Автоматического расчёта займов, сложных формул и контроля предельных сумм нет, поэтому при нескольких видах удержаний учёт удобнее вести в ЗУП.

Как проверить, что алименты рассчитаны правильно?

Сверьте базу расчёта в виде удержания с перечнем доходов, подлежащих взысканию, затем в расчётном листке сотрудника пересчитайте сумму вручную: (начисления из базы − НДФЛ) × процент по листу. Расхождение обычно указывает на неверную базу или неверно указанный способ расчёта в документе.