Другое · 9 мин
Как изменить штатное расписание в 1С:ЗУП
Как изменить штатку в 1С:ЗУП 3.1: добавление и закрытие позиций, изменение окладов, документ «Изменение штатного расписания», проверка кадровых документов.
Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это не просто печатная форма Т-3, а рабочий инструмент, от которого зависят приёмы на работу, переводы, начисления и кадровые отчёты. Любое изменение оклада, добавление новой должности или сокращение ставки нужно проводить через специальные документы, а не править справочник «вживую», иначе история изменений потеряется, а расчёты могут разъехаться с кадровыми приказами.
В этой статье разберём, как правильно изменить штатку в 1С:ЗУП 3.1: какие документы использовать, как добавить или закрыть позицию, как массово поменять оклады и что проверить после изменений. Отдельно остановимся на типичных ошибках, которые приводят к расхождениям в расчёте зарплаты.
Как устроено штатное расписание в 1С:ЗУП
В ЗУП 3.1 штатное расписание ведётся с помощью справочника «Штатное расписание», где каждая позиция — это связка «подразделение + должность». У позиции хранятся количество ставок, оклад или тариф, надбавки, график работы и условия труда. Если в настройках учётной политики включено ведение истории изменений, то все правки оформляются документами, и программа помнит, какая позиция с какими условиями действовала на любую дату.
Проверить, включена ли история, можно в разделе «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание». Если флажок «Ведется история изменения штатного расписания» установлен, работайте только документами. Если история не ведётся, позиции можно править напрямую, но такой режим подходит только для небольших организаций без сложных кадровых движений.
Как добавить новую позицию в штатку
Новая должность в подразделении появляется через документ «Изменение штатного расписания». Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать» → «Изменение штатного расписания». Укажите организацию, дату вступления изменений в силу и подразделение, в которое добавляется позиция.
В табличной части нажмите «Добавить позицию», выберите должность из справочника должностей (или создайте новую), укажите количество ставок, оклад или размер тарифа, при необходимости — надбавки и график работы. После проведения документа позиция станет доступной для приёма на работу начиная с указанной даты.
Обратите внимание на дату документа: если приём сотрудника оформлен раньше даты вступления изменения в силу, программа не даст подобрать эту позицию. Поэтому сначала изменяют штатку, потом проводят кадровые документы.
Как изменить оклад или количество ставок по существующей позиции
Изменение условий по существующей позиции делается тем же документом «Изменение штатного расписания». В документе нажмите «Изменить позицию», выберите нужную строку и откорректируйте параметры: оклад, количество ставок, состав надбавок. Программа зафиксирует новые условия с даты изменения, а старые останутся в истории.
Важно понимать: изменение штатки само по себе не меняет начисления уже принятым сотрудникам. Если оклад в штатном расписании вырос, для работников, занимающих эту позицию, нужно дополнительно оформить кадровый перевод или документ «Изменение оплаты труда» («Кадры» → «Все кадровые документы»). Иначе сотрудник продолжит получать старый оклад, а в отчётах появится расхождение между штаткой и фактическими начислениями.
Как закрыть (сократить) позицию
Закрытие позиции оформляется тем же документом «Изменение штатного расписания»: выберите позицию и нажмите «Закрыть позицию», укажите дату закрытия. С этой даты позиция перестанет быть доступной для подбора в кадровых документах и исчезнет из актуальной формы Т-3.
Перед закрытием убедитесь, что на позиции нет работающих сотрудников. Программа предупредит, если ставки заняты, но не заблокирует операцию. Сначала оформите увольнения или переводы сотрудников, затем закрывайте позицию — иначе в отчётах появятся «висячие» назначения на неактуальную штатную единицу.
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте документ «Изменение штатного расписания»
- 2Укажите организацию, подразделение и дату вступления изменений в силу
- 3Добавьте, измените или закройте нужные позиции, задайте оклады и ставки
- 4Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа при необходимости
- 5Оформите кадровые документы для сотрудников, которых затрагивают изменения
- 6Проверьте результат отчётом «Штатное расписание» на новую дату
Массовое изменение окладов: индексация
Когда оклады меняются у большого числа позиций одновременно — например, при индексации, — удобнее использовать документ «Изменение штатного расписания» с механизмом заполнения: добавьте все нужные позиции кнопкой «Изменить позицию» и проставьте новые значения. В некоторых релизах доступно групповое изменение через обработку «Изменение штатного расписания» с коэффициентом индексации.
Для самих сотрудников используйте документ «Изменение оплаты труда» с возможностью заполнения списка работников и пересчёта их начислений на тот же коэффициент. Так вы синхронно обновите и штатку, и плановые начисления персонала, избежав расхождений.
Сравнение вариантов
Меняет саму штатку: позиции, ставки, оклады. Не затрагивает начисления уже принятых сотрудников — их нужно проводить отдельно.
Меняет плановые начисления конкретных сотрудников. Штатное расписание при этом не изменяется — для него нужен свой документ.
Допустима только если история штатки отключена. Быстро, но без истории изменений и с риском расхождений в отчётах.
Проверка результата и печать формы Т-3
После проведения изменений сформируйте отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») на дату вступления изменений в силу. Сверьте: новые позиции присутствуют, закрытые исчезли, оклады и ставки соответствуют приказу. Полезно также построить отчёт «Остатки штатных единиц» — он покажет свободные и занятые ставки.
Унифицированную форму Т-3 можно вывести из того же раздела отчётов. Если в организации используется своя форма приказа об изменении штатки, она формируется из документа кнопкой «Печать».
Как проверить результат
Новые и изменённые позиции видны с корректными окладами и ставками
Позиции отсутствуют или показывают старые значения — проверьте дату документа
Позиция доступна для выбора в кадровом документе
Позиция не подбирается — дата приёма раньше даты вступления изменения в силу
Плановые начисления соответствуют новым окладам
Сотрудники начисляются по-старому — не оформлено «Изменение оплаты труда»
Типичные ошибки при изменении штатки
Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за нарушения последовательности документов. Ниже — ошибки, которые встречаются регулярно.
Если ошибка уже допущена, не удаляйте документы «в лоб»: распроведите зависимые кадровые документы, исправьте изменение штатки и проведите цепочку заново в хронологическом порядке. В рабочей базе перед такими операциями обязательно делайте резервную копию.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить штатку задним числом?
Технически можно, но это рискованно: пересчитаются плановые начисления и средний заработок за прошлые периоды. Если зарплата за тот период уже выплачена и отчётность сдана, корректнее оформить изменение текущей датой или ближайшей допустимой, а прошлые расхождения урегулировать отдельными документами.
Почему новая позиция не выбирается при приёме на работу?
Почти всегда причина в датах: дата приёма раньше даты вступления изменения штатного расписания в силу. Проверьте дату документа изменения штатки и при необходимости скорректируйте её либо дату приёма. Также убедитесь, что документ изменения проведён, а позиция не закрыта.
Чем отличается закрытие позиции от уменьшения количества ставок?
Закрытие полностью выводит позицию из действующего штатного расписания с указанной даты. Уменьшение ставок оставляет позицию действующей, но сокращает число штатных единиц — например, с трёх до одной. Выбор зависит от того, сохраняется ли должность в структуре организации.
Обязательно ли вести историю изменений штатного расписания?
Нет, программа позволяет работать без истории, редактируя позиции напрямую. Но без истории невозможно получить корректную форму Т-3 на прошлую дату и отследить, когда менялись оклады. Для организаций с регулярными кадровыми изменениями ведение истории настоятельно рекомендуется.
Как массово проиндексировать оклады всем сотрудникам?
Двумя документами: «Изменение штатного расписания» — для самих позиций, и «Изменение оплаты труда» — для плановых начислений сотрудников. Во втором документе можно заполнить список работников подбором и пересчитать начисления на коэффициент индексации, чтобы не вводить каждого вручную.
Что делать, если после изменения штатки зарплата считается неправильно?
Сначала проверьте, оформлено ли «Изменение оплаты труда» для сотрудника — штатка сама по себе начисления не меняет. Затем посмотрите дату вступления изменений в силу: если она позже расчётного периода, новый оклад применится только со следующего месяца. Расшифровку начислений удобно смотреть в расчётном листке сотрудника.
Что важно запомнить
Все изменения штатки в 1С:ЗУП проводите документом «Изменение штатного расписания» с корректной датой вступления в силу. Помните, что штатка и начисления сотрудников — разные механизмы: после изменения окладов в штатке оформите «Изменение оплаты труда» работникам. Перед закрытием позиции освободите ставки, а результат всегда сверяйте отчётом «Штатное расписание».