Где в 1С находится справка СТД-Р при увольнении и как её сформировать

Справка СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) обязательна при увольнении сотрудников, у которых ведётся электронная трудовая книжка. Она заменяет бумажную трудовую и содержит записи о приёме, переводах и увольнении. В программах 1С форма формируется автоматически на основании кадровых документов, но у пользователей часто возникает вопрос, где именно её искать — в разных конфигурациях путь отличается.

Основные рабочие конфигурации — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия с модулем кадров. В обеих справка доступна из раздела кадровых отчётов и справок, а также напрямую из документа увольнения. Ниже разобраны конкретные пути, порядок формирования, проверка данных и типичные проблемы.

Где находится форма СТД-Р в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом справка расположена в разделе «Кадры» → «Отчеты, справки». В списке доступных форм найдите пункт «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)». После открытия формы укажите сотрудника и нажмите «Сформировать» — программа соберёт данные из регистров сведений о трудовой деятельности.

Альтернативный путь — через документ увольнения. Откройте документ «Увольнение» (или «Увольнение списком»), нажмите кнопку «Печать» и выберите форму СТД-Р. Такой способ удобен тем, что сотрудник уже подставлен, а в справку попадёт и приказ об увольнении, если он проведён в учёте ЭТК.

Если в меню «Отчеты, справки» форма не видна, проверьте права пользователя и настройки состава разделов: иногда справки скрыты настройкой интерфейса. Также убедитесь, что в учётной политике организации включён учёт сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Где искать СТД-Р в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 путь аналогичный: раздел «Зарплата и кадры» → «Отчеты и справки по сотрудникам» (в некоторых релизах — «Кадровые отчеты»). Среди форм выберите «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)», укажите сотрудника и период, при необходимости — организацию, если в базе их несколько.

Из документа «Увольнение» справка также доступна через кнопку печати. В бухгалтерской конфигурации состав печатных форм у документа уже, чем в ЗУП, но СТД-Р там присутствует при условии, что ведётся учёт ЭТК.

Порядок формирования справки при увольнении

Корректная СТД-Р при увольнении должна содержать все кадровые события сотрудника, отражённые в электронном учёте, включая само увольнение. Если увольнение ещё не зарегистрировано в сведениях о трудовой деятельности, справка выйдет без последней записи, и работник получит неполный документ.

1. 1
   Проведите документ «Увольнение» и убедитесь, что по нему сформированы сведения о трудовой деятельности (мероприятие «Увольнение»).
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Отчеты, справки» → «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)».
3. 3
   Укажите сотрудника и проверьте организацию.
4. 4
   Сформируйте справку и сверьте записи с кадровыми документами.
5. 5
   Распечатайте в двух экземплярах или выгрузите подписанный электронный файл.

Обратите внимание на поле с датой формирования: справка выдаётся в день увольнения, и записи в ней должны быть актуальны на эту дату. Если справку формируют заранее, а увольнение проводится позже, документ придётся пересоздать.

Проверка заполнения и типичные ошибки

Перед выдачей сверьте содержимое справки с журналом кадровых приказов. Каждое мероприятие (приём, перевод, переименование должности, увольнение) должно иметь запись с датой, номером приказа и формулировкой. Пропуск записи чаще всего означает, что соответствующий документ не был отражён в учёте ЭТК.

Если запись об увольнении отсутствует, откройте документ увольнения и проверьте, зарегистрировано ли мероприятие в подсистеме сведений о трудовой деятельности. В ЗУП это видно на закладке, связанной с ЭТК, либо через отчёт по мероприятиям. При необходимости перепроведите документ после исправления настроек.

Контрольные точки

Как проверить результат

Запись об увольнении в справке

Норма

Есть мероприятие «Увольнение» с датой, основанием и номером приказа

Тревожный признак

Последняя запись — приём или перевод, увольнения нет

Формулировки должностей

Норма

Совпадают с приказами о приёме и переводах

Тревожный признак

Пропуски, дубли или устаревшие наименования

Подпись

Норма

Подпись руководителя и печать на бумаге либо УКЭП в электронном файле

Тревожный признак

Справка без подписи или с подписью лица без полномочий

Бумажная и электронная форма выдачи

СТД-Р можно выдать на бумаге или в электронном виде — по выбору работника. Бумажный вариант распечатывается из сформированной формы, подписывается руководителем и заверяется печатью при её наличии. Один экземпляр выдаётся работнику, второй с распиской о получении остаётся в организации.

Электронный вариант выгружается в файл формата, предусмотренного для сведений о трудовой деятельности, и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. В 1С выгрузка выполняется из той же формы справки кнопкой выгрузки или через обмен с внешними сервисами, если он настроен.

Если данные в справке неполные или отсутствуют

Ситуация, когда справка формируется пустой, обычно связана с тем, что организация не передавала сведения в подсистему ЭТК или сотрудник заведён некорректно. Проверьте: есть ли у сотрудника проведённые кадровые документы, включён ли учёт сведений о трудовой деятельности в настройках организации, не ведётся ли учёт по другой организации в базе.

Для восстановления истории используйте документы регистрации сведений о трудовой деятельности, которые вводят записи за прошлые периоды. После их проведения справка сформируется с полным набором мероприятий. Учтите: сведения, уже переданные в ПФР (СФР), при изменении потребуют подачи корректирующих форм.

Удобно формировать СТД-Р дважды: черновик за день до увольнения для проверки записей и финальную версию в день увольнения после проведения всех документов. Так исключается ситуация, когда работник уходит с неполной справкой.

FAQ по справке СТД-Р в 1С

Почему в справке СТД-Р нет записей до определённой даты?

Справка отражает только сведения, зарегистрированные в электронном учёте трудовой деятельности. Периоды работы до перехода на ЭТК подтверждаются бумажной трудовой книжкой или справками от прежних работодателей, в 1С они автоматически не попадают.

Можно ли сформировать СТД-Р без документа увольнения?

Да, справка формируется по любому сотруднику из раздела отчётов и справок. Но при увольнении без проведённого документа увольнения в ней не будет последней записи, поэтому сначала проводят приказ, затем формируют справку.

Что делать, если форма СТД-Р не отображается в меню?

Проверьте права пользователя, настройки видимости команд в разделе «Отчеты, справки» и включённость учёта сведений о трудовой деятельности в настройках организации. Также убедитесь, что конфигурация обновлена до релиза, поддерживающего актуальную форму.

Чем СТД-Р отличается от СЗВ-ТД?

СЗВ-ТД — отчёт, который работодатель сдаёт в СФР по кадровым мероприятиям. СТД-Р — справка, выдаваемая работнику, и формируется из тех же сведений. Ошибка в СЗВ-ТД обычно означает, что и в СТД-Р данные будут некорректны.

Нужно ли выдавать СТД-Р, если у сотрудника бумажная трудовая книжка?

Если работник не подавал заявление о переходе на электронную трудовую и у него продолжает вестись бумажная книжка, обязанности выдавать СТД-Р при увольнении нет — достаточно записи в бумажной книжке.