Другое · 9 мин
Где в 1С найти справку для расчёта пособий при увольнении
Где в 1С:ЗУП найти и сформировать справку о заработке для расчёта пособий при увольнении (бывшая 182н): путь в меню, настройка, печать и типичные ошибки.
При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему сведения о заработке за текущий год и два предшествующих календарных года — эти данные новый работодатель использует для расчёта больничных и пособий. Раньше для этого существовала справка по форме 182н, сейчас сведения передаются в составе единой формы, но в программах 1С документ по-прежнему чаще всего называется «Справка о заработке для расчёта пособий» или «Справка для исчисления пособий». Искать её нужно в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — именно там ведётся расчёт страховых взносов и среднего заработка.
В 1С:Бухгалтерии такой справки в полном виде нет: бухгалтерская конфигурация ведёт зарплату в усечённом режиме, и сформировать корректный документ по суммам, облагаемым взносами, там затруднительно. Поэтому дальше речь идёт именно о ЗУП редакции 3.1 — это самая распространённая конфигурация для кадрового и расчётного учёта. Пути в меню могут незначительно отличаться в зависимости от релиза, но логика расположения документа одинакова.
Где именно находится справка в 1С:ЗУП 3.1
Основной путь к документу: раздел «Отчетность, справки» → пункт «Исходящие документы» (в некоторых релизах — «Справки сотрудникам» или «1С-Отчетность» → «Справки»). В списке исходящих документов нажмите «Создать» и выберите вид «Справка о заработке для расчёта пособий». Если справка оформляется при увольнении, удобно создавать её непосредственно из документа «Увольнение»: на форме есть кнопка печати или ссылка на связанные документы, через которую программа предложит выдать сотруднику комплект документов, включая справку о заработке.
Альтернативный путь — через карточку сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники», найдите увольняемого работника и в меню «Печать» или «Оформить документ» выберите нужную справку. Этот вариант удобен, когда документы выдаются по запросу уже уволенного сотрудника спустя время: не нужно искать приказ об увольнении, достаточно открыть карточку человека.
Как создать и заполнить справку по шагам
После создания документа укажите организацию и сотрудника. Программа автоматически подставит расчётный период: текущий год и два предыдущих календарных года. Суммы заработка заполняются из данных учёта страховых взносов — это начисления, облагаемые взносами на ВНиМ (временную нетрудоспособность и материнство), в пределах базы по взносам. Проверьте, что периоды исключения (больничные, отпуска по беременности и уходу за ребёнком) отражены в документе отдельными строками — они нужны новому работодателю для расчёта среднего дневного заработка.
Если сотрудник работал в организации не весь расчётный период, справка заполнится только за время работы у вас — это нормально. Данные о предыдущих работодателях работник предоставляет сам. После заполнения проведите документ и распечатайте: подписывает справку руководитель (или уполномоченное лицо), при наличии ставится печать организации, если она используется.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Исходящие документы» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид «Справка о заработке для расчёта пособий»
- 3Укажите организацию и сотрудника, проверьте расчётный период
- 4Сверьте автоматически заполненные суммы и периоды исключения с данными учёта
- 5Проведите документ, распечатайте и подпишите у руководителя
- 6Выдайте сотруднику в день увольнения вместе с остальными документами
Что делать, если суммы не заполнились или заполнились неверно
Самая частая причина пустой справки — в программе не отражены данные учёта взносов за нужные годы. Так бывает, если учёт в ЗУП начат недавно, а старые периоды переносились усечённо или не переносились вовсе. В этом случае суммы можно ввести вручную непосредственно в документе, взяв их из расчётных ведомостей, регистров учёта взносов или данных прежней программы. Ручной ввод допустим, но требует первичных документов, подтверждающих цифры.
Вторая причина расхождений — неверно настроенные виды расчёта. Если какое-то начисление ошибочно не облагается взносами на ВНиМ (или наоборот), справка покажет заниженную либо завышенную базу. Перед выдачей сверьте итог справки с регистром «Учёт доходов для страховых взносов» и с данными РСВ за соответствующие годы: суммы должны согласовываться. Расхождение — сигнал проверить настройки начислений, а не править справку вручную «под нужную цифру».
Выдача справки при увольнении и по запросу после него
По общему правилу сведения о заработке выдаются в день увольнения вместе с трудовой книжкой (или сведениями о трудовой деятельности) и окончательным расчётом. На практике в ЗУП удобно формировать справку в составе комплекта документов при проведении увольнения — так меньше риск забыть о ней. Если сотрудник уволен давно и обратился за справкой позже, работодатель обязан выдать её по письменному заявлению в течение нескольких рабочих дней; в программе документ создаётся тем же способом, датой выдачи.
Отдельная ситуация — реорганизация или смена обособленного подразделения. Справку выдаёт тот работодатель, который фактически начислял заработок; при правопреемстве данные могут потребоваться из архивной базы. Если старая база ЗУП закрыта, восстановите копию и сформируйте документ там — это быстрее и надёжнее, чем ручное заполнение по распечаткам.
Как проверить корректность сформированной справки
Контрольная сверка занимает несколько минут и избавляет от большинства проблем. Сопоставьте итоговые суммы по годам с отчётом «Анализ взносов в фонды» или с разделом РСВ за соответствующий период по этому сотруднику. Проверьте, что годы и предельные базы указаны верно, а периоды исключения совпадают с табелем и больничными листами. Убедитесь, что в справке стоят актуальные реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР.
Как проверить результат
Совпадают с регистром учёта доходов для взносов и РСВ
Пустые строки или расхождения без объяснения
Больничные и декрет указаны с датами
Периоды отсутствуют, хотя сотрудник болел
Актуальный бланк единой формы сведений
Устаревшая форма 182н из необновлённой программы
Верные ИНН, КПП, номер в СФР, подпись руководителя
Старые реквизиты после реорганизации или смены руководителя
Частые вопросы
Можно ли сформировать справку в 1С:Бухгалтерии 8.3?
Полноценного документа для справки о заработке в целях пособий в Бухгалтерии нет. Если зарплата ведётся там, данные придётся собирать вручную из расчётных ведомостей и регистров по взносам либо использовать ЗУП. Для регулярной работы с кадровыми документами ЗУП — правильный инструмент.
Сотрудник просит справку за 4 года, а программа заполняет только 3. Это ошибка?
Нет. Для расчёта пособий нужны текущий год и два предшествующих календарных года — справка заполняется именно так. Если работнику нужны данные за более ранние периоды (например, из-за замены лет при декрете), это оформляется отдельно по его заявлению, а не типовой справкой.
Что делать, если организация только перешла в ЗУП и старых данных нет?
Введите суммы в документ вручную на основании справок прежней программы, расчётных листков или данных РСВ. Параллельно запланируйте перенос остатков учёта взносов, чтобы следующие справки заполнялись автоматически.
Нужно ли отправлять справку в СФР при увольнении?
Работодатель сдаёт в фонд сведения о страховом стаже и другие персонифицированные данные по установленным формам, а справку о заработке выдаёт на руки сотруднику. В ЗУП отправка в фонд и печать справки для работника — разные документы, не путайте их.
Сотрудник потерял справку и просит дубликат. Как быть?
Дубликат выдаётся по заявлению работника. В ЗУП создайте новый документ справки текущей датой за тот же расчётный период и выдайте повторно — обязанность хранить кадровые данные позволяет это сделать.
Форма в программе называется 182н — она ещё действует?
Форма 182н отменена; действующие сведения о заработке передаются в составе единой формы. Обновите конфигурацию ЗУП до актуального релиза — после обновления программа будет печатать действующий бланк, даже если название документа в меню осталось прежним.
Что важно запомнить
Справка о заработке для расчёта пособий создаётся в 1С:ЗУП через «Отчетность, справки» → «Исходящие документы» или из документа увольнения. Суммы подтягиваются из учёта взносов; перед выдачей сверьте их с регистрами и РСВ, проверьте периоды исключения и актуальность печатной формы. Выдавайте документ в день увольнения, а по запросу бывшего сотрудника — в течение нескольких дней.