Другое · 11 мин
Где в 1С создать справку о среднем заработке
Где в 1С:ЗУП и Бухгалтерии создать справку о среднем заработке: документы, печатные формы, расчёт, проверка данных и типичные ошибки при оформлении.
Справка о среднем заработке чаще всего нужна уволенному сотруднику для постановки на учёт в центр занятости, а также для соцзащиты, посольств и банков. В 1С она не создаётся «с нуля» в свободной форме: программа формирует её на основании уже рассчитанных начислений, поэтому ключевая задача — найти правильный документ или печатную форму в вашей конфигурации.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) справка для центра занятости создаётся из документа увольнения либо отдельной печатной формой из карточки сотрудника. В 1С:Бухгалтерии предприятия отдельного документа обычно нет — справку формируют в произвольной форме, а данные о среднем заработке берут из расчётных листков или отчёта по начислениям. Ниже разобраны оба сценария с точным путём по меню.
Перед формированием справки убедитесь, что все начисления и удержания за расчётный период проведены, а периоды отсутствия (больничные, отпуска, командировки) отражены в программе. Справка строится автоматически только на корректных данных учёта: если месяц не рассчитан, суммы в справке будут занижены или документ вообще не заполнится.
Какая справка нужна: определяем вид документа
Под «справкой о среднем заработке» скрываются разные документы, и путь в программе зависит от назначения. Для центра занятости действует специальная форма с расчётом среднего заработка за последние три месяца по правилам, установленным для службы занятости. Для посольств, банков и соцзащиты обычно достаточно справки о доходах в произвольной форме или по форме 2-НДФЛ (справка о доходах).
В ЗУП предусмотрены обе ситуации: справка для центра занятости формируется автоматически с расчётом, а справка о доходах доступна из раздела отчётности и справок. Важно не перепутать: расчёт среднего заработка для пособия по безработице отличается от расчёта среднего для отпускных и командировок, поэтому использовать «обычный» средний заработок из документа «Командировка» для справки в ЦЗН нельзя.
Справка в 1С:ЗУП из документа «Увольнение»
Самый быстрый путь — сформировать справку сразу при увольнении сотрудника. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых релизах — «Кадровые документы»), найдите или создайте документ «Увольнение» по нужному сотруднику. Документ должен быть проведён, иначе печатная форма не заполнится.
В открытом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Справка для центра занятости» (название может отличаться: «Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице»). Программа автоматически рассчитает средний заработок за три месяца, предшествующих месяцу увольнения, и подставит сведения об организации, периодах работы и исключаемых периодах.
Проверьте заполненную форму перед печатью: даты приёма и увольнения, график работы (полный или неполный рабочий день), периоды, исключаемые из расчёта, и итоговую сумму среднего заработка. Если сотрудник работал на условиях неполного рабочего времени, в справке должна стоять соответствующая отметка — центр занятости обращает на это внимание.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и найдите документ «Увольнение» по сотруднику
- 2Убедитесь, что документ проведён и зарплата за расчётные месяцы рассчитана
- 3Нажмите «Печать» → «Справка для центра занятости»
- 4Проверьте периоды, суммы и отметку о неполном рабочем времени
- 5Распечатайте справку, подпишите у руководителя и заверьте печатью при её наличии
Справка из карточки сотрудника и раздела отчётов
Если увольнение оформлено давно или справка нужна действующему сотруднику (например, для посольства), используйте печатные формы из карточки сотрудника. Откройте «Кадры» → «Сотрудники», выделите нужного работника и нажмите «Печать». В списке доступных форм будут «Справка с места работы», «Справка о доходах» и, в зависимости от релиза, справка о среднем заработке.
Для справки в центр занятости по уже уволенному сотруднику можно также открыть журнал увольнений, найти архивный документ и напечатать форму оттуда — она остаётся доступной после увольнения. Если сотрудник уволен в прошлом периоде, а данные за расчётные месяцы позже исправлялись, пересчитайте суммы вручную в форме справки или сначала исправьте учётные документы.
В некоторых релизах ЗУП справка о среднем заработке доступна через «Отчётность, справки» → «Справки сотрудникам». Точный состав меню зависит от версии конфигурации, поэтому надёжный способ найти форму — воспользоваться поиском по разделам (иконка с лупой или строка поиска в меню «Все функции») по слову «справка».
Как сформировать справку в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия нет полноценного кадрового расчёта среднего заработка для центра занятости — конфигурация рассчитывает зарплату в упрощённом режиме. Поэтому справку оформляют вручную на фирменном бланке, а исходные данные берут из учёта: откройте «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётные листки» или «Расчётная ведомость» за нужные три месяца.
Из расчётных листков возьмите начисленные суммы по месяцам и количество фактически отработанных дней. Расчёт выполните по правилам для службы занятости: сумму учитываемых выплат за три месяца разделите на число фактически отработанных дней — получите среднедневной заработок, затем умножьте на среднемесячное число рабочих дней по графику. Премии и разовые выплаты учитываются по особым правилам, их лучше проверить отдельно.
Готовую справку можно оформить как внешнюю печатную форму или просто в текстовом редакторе на бланке организации, указав реквизиты, период работы, суммы и расчёт. Подписывает документ руководитель и главный бухгалтер (при наличии должности).
Сравнение вариантов
Справка для ЦЗН формируется автоматически из документа «Увольнение» с готовым расчётом. Подходит, если зарплатный учёт ведётся полноценно.
Автоматической формы нет, расчёт делается вручную по данным расчётных листков. Подходит при небольшом штате, но требует внимательности.
Подключаемая форма справки для БП или ЗУП. Подходит, если типовой формы нет или нужен свой шаблон; требует проверки корректности расчёта.
Проверка расчёта и заполнения справки
Автоматическое заполнение не гарантирует правильность: программа использует те данные, которые внесены в учёт. Сверьте суммы в справке с расчётными листками сотрудника за три месяца, предшествующих увольнению. Если в расчётном периоде были больничные, отпуска или простои, эти периоды и соответствующие выплаты должны быть исключены — в форме справки в ЗУП для этого есть отдельная таблица исключаемых периодов.
Обратите внимание на месяц увольнения: если сотрудник уволен в последний день месяца, по правилам этот месяц может включаться в расчётный период, если это выгоднее работнику. Программа применяет стандартный вариант, поэтому при спорной ситуации пересчитайте оба варианта и выберите тот, который даёт больший средний заработок.
Как проверить результат
Совпадают с расчётными листками сотрудника
Месяц пустой или сумма занижена — зарплата за период не рассчитана
Больничные, отпуска, командировки отражены в таблице исключений
Периоды отсутствия не указаны, средний заработок занижен
Проставлена, если сотрудник работал неполный день или неделю
Отметки нет при фактически неполном графике — ЦЗН вернёт справку
Заполнены ИНН, адрес, телефон организации, подписи и дата
Пустые реквизиты или нет подписи руководителя
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — пустая или незаполненная справка. Причина почти всегда в том, что зарплата за расчётные месяцы не рассчитана или документы начисления не проведены. Сначала выполните расчёт зарплаты за все три месяца, затем возвращайтесь к печати справки. Вторая типичная ситуация — сотрудник принят недавно и отработал меньше трёх месяцев: тогда расчётный период формируется из фактически отработанных месяцев, и программа берёт только их.
Ошибки возникают и при исправлениях прошлых периодов: если после увольнения пересчитывали больничный или сторнировали начисления, справка, сформированная ранее, устареет. В таком случае сформируйте документ заново и выдайте сотруднику актуальную версию. Дубликат справки оформляется повторной печатью из того же документа — отдельного «документа-дубликата» создавать не нужно.
Когда обращаться к специалисту
Большинство ситуаций закрывается типовыми средствами, но есть случаи, где самостоятельные действия рискованны. Если в расчётном периоде были переходы между подразделениями с разными графиками, суммированный учёт рабочего времени, длительные простои или сотрудник работал по совместительству в нескольких организациях, расчёт лучше сверить с расчётчиком или методистом.
Не исправляйте прошлые закрытые периоды без резервной копии базы: перепроведение документов может изменить не только справку, но и отчётность, уже сданную в фонды. Перед любыми исправлениями задним числом сделайте копию информационной базы через «Администрирование» → «Обслуживание».
Частые вопросы
Можно ли сформировать справку для центра занятости, если сотрудник ещё не уволен?
Формально справка выдаётся при увольнении или после него, так как расчётный период отсчитывается от даты увольнения. Если документ «Увольнение» уже создан и проведён с будущей датой, справку можно распечатать заранее — расчёт будет выполнен корректно. Без документа увольнения типовая форма в ЗУП недоступна.
Почему в справке пустые суммы, хотя зарплата начислялась?
Чаще всего документы начисления зарплаты созданы, но не проведены, либо расчёт выполнен в другой организации базы (при ведении нескольких юрлиц). Также проверьте, что сотрудник в документе увольнения — тот же самый элемент справочника, по которому начислялась зарплата, а не дубль карточки.
Как выдать справку повторно, если сотрудник потерял оригинал?
Откройте тот же документ «Увольнение» и распечатайте форму ещё раз — никаких дополнительных документов создавать не требуется. Если учётные данные за расчётный период с тех пор менялись, сначала убедитесь, что суммы в форме актуальны.
Что делать, если в 1С:Бухгалтерии нет нужной печатной формы?
Используйте данные расчётных листков и оформите справку вручную на бланке организации, либо подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Расчёт при ручном оформлении сверьте с правилами для службы занятости.
Нужно ли заверять справку печатью организации?
Если у организации есть печать и она используется в документообороте, справку заверяют печатью. Организации, отказавшиеся от печати, ограничиваются подписями руководителя и главного бухгалтера. Уточнить требование можно непосредственно в центре занятости, куда подаётся документ.
Справка для ЦЗН и справка 2-НДФЛ — это одно и то же?
Нет. Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) показывает доходы и налог за календарный год, а справка для центра занятости — средний заработок за три месяца по специальной методике. В ЗУП это разные формы: справка о доходах формируется через раздел «Отчётность, справки», справка для ЦЗН — из документа увольнения.
Что важно запомнить
В 1С:ЗУП справка о среднем заработке для центра занятости создаётся из проведённого документа «Увольнение» через кнопку «Печать». Перед формированием рассчитайте зарплату за все три расчётных месяца, проверьте исключаемые периоды и отметку о неполном рабочем времени. В 1С:Бухгалтерии расчёт выполняется вручную по данным расчётных листков.