Как оформить выплату на погребение в 1С

Пособие на погребение — это социальная выплата, которую работодатель может оформить родственнику умершего сотрудника либо лицу, взявшему на себя расходы на похороны. В программах 1С она отражается как отдельный вид начисления с особыми настройками налогообложения: ошибка в этих настройках приводит к неверному расчёту НДФЛ и страховых взносов.

Порядок действий зависит от того, какая конфигурация используется — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия. В ЗУП пособие проходит через кадрово-расчётные документы, в Бухгалтерии — через ручное начисление или документ «Начисление зарплаты». Ниже разобраны оба сценария с проверкой результата.

Перед оформлением убедитесь, что у заявителя есть подтверждающие документы: справка о смерти по форме из ЗАГСа, заявление на выплату и документы, подтверждающие родство или факт оплаты похорон. Без этих оснований выплату проводить нельзя — это риск доначислений при проверке.

Кому и в каких случаях выплачивается пособие на погребение

Работодатель выплачивает пособие, если умер сам сотрудник — тогда получателем выступает родственник или иное лицо, оплатившее похороны. Также выплата возможна, когда у умершего есть иждивенцы, а обязанность по выплате закреплена локальными актами или коллективным договором. Основание и получатель определяют, какие документы потребовать и как отразить операцию.

Различают два источника выплаты. Первый — пособие за счёт средств Социального фонда России (СФР) по застрахованным лицам. Второй — материальная помощь на погребение за счёт средств работодателя, если она предусмотрена внутренними документами компании. Налоговый режим у этих выплат разный, и смешивать их в одном начислении нельзя.

Размер пособия от СФР устанавливается законодательно и ежегодно индексируется; актуальную сумму следует уточнять по нормативным документам на дату обращения. В программе 1С фиксированный размер не «зашит» — сумму вводит бухгалтер вручную на основании заявления.

Какие документы собрать до оформления в 1С

Минимальный комплект: заявление получателя в произвольной или утверждённой форме, справка о смерти (форма № 33 из ЗАГСа), копия паспорта получателя и реквизиты для перечисления. Если выплату получает не родственник, а третье лицо, оплатившее похороны, запросите чеки, договор с ритуальной службой или иные подтверждения расходов.

Если умер сам сотрудник, дополнительно оформляется прекращение трудового договора в связи со смертью работника. В 1С:ЗУП это документ «Увольнение» с соответствующим основанием. Выплату пособия логично проводить после кадрового оформления, чтобы аналитика по сотруднику была закрыта корректно.

Сроки обращения за пособием ограничены законодательно — получатель должен обратиться в установленный период со дня смерти. Проверьте дату справки о смерти до проведения выплаты: просроченное обращение — основание для отказа, и выплаченная сумма может быть признана необоснованной.

Настройка вида начисления в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и создайте новый вид начисления, например «Пособие на погребение». В поле «Назначение начисления» укажите «Прочие начисления и выплаты», способ выполнения — «По отдельному документу» или «Ежемесячно», в зависимости от того, как планируете вводить сумму.

Ключевой блок — налогообложение. На вкладке «Налоги, взносы, учет» установите: НДФЛ — «Не облагается» (в пределах законодательно установленного пособия), страховые взносы — «Не облагаются». Если выплачиваете материальную помощь сверх пособия за счёт работодателя, для неё создаётся отдельный вид начисления с кодом вычета по материальной помощи и обложением взносами сверх необлагаемого лимита.

В поле «Отражение в бухучёте» выберите способ отражения, соответствующий источнику выплаты: за счёт СФР — соответствующая аналитика по расчётам с фондом, за счёт работодателя — счёт 91.02 «Прочие расходы». Неверный способ отражения исказит и бухгалтерский учёт, и отчётность по взносам.

Оформление выплаты: пошаговый сценарий

В 1С:ЗУП после настройки вида начисления создайте документ, которым зарегистрируете сумму. В зависимости от версии конфигурации это «Разовое начисление», «Прочие доходы» (если получатель — не сотрудник) или «Премия» с выбранным видом начисления. Укажите получателя, сумму по заявлению и дату выплаты.

Если получатель не является сотрудником организации, его нужно завести в справочник физических лиц. В ЗУП доходы внешних физлиц регистрируются через документы учёта прочих доходов, чтобы сумма корректно попала в регистры НДФЛ и при необходимости — в справку о доходах.

Далее сформируйте ведомость на выплату: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу). Подберите получателя, проверьте сумму к выплате и отсутствие удержанного НДФЛ по строке пособия. После проведения ведомости выплата считается произведённой, и данные попадут в отчётность.

1. 1
   Соберите заявление, справку о смерти и документы получателя
2. 2
   Создайте вид начисления «Пособие на погребение» с настройкой «не облагается НДФЛ и взносами»
3. 3
   Заведите получателя в справочник физических лиц, если он не сотрудник
4. 4
   Введите документ начисления с суммой по заявлению
5. 5
   Сформируйте и проведите ведомость на выплату
6. 6
   Проверьте отсутствие НДФЛ и взносов по этой сумме в расчётных регистрах

Оформление в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии без модуля расчёта зарплаты в полном объёме пособие вводят через документ «Начисление зарплаты» с предварительно созданным видом начисления. Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Все начисления», создайте начисление «Пособие на погребение» и в настройках отражения укажите счёт затрат и аналитику.

Типовые проводки: при выплате за счёт средств СФР — Дт 69.01 Кт 70; при выплате за счёт работодателя — Дт 91.02 Кт 70. Выплата денег: Дт 70 Кт 51 (50). Если получатель — внешнее физлицо, а не работник, возможна схема через счёт 76 с ручной операцией и последующим отражением дохода в регистрах НДФЛ вручную.

После проведения сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 70 и 69.01 и убедитесь, что сумма пособия отражена один раз и не попала в облагаемую базу. В бухгалтерской версии программы контроль налоговых регистров менее автоматизирован, поэтому ручная сверка обязательна.

Сравнение вариантов оформления

1С:ЗУП

Подходит при штатном расчёте зарплаты: автоматические регистры НДФЛ и взносов, корректная отчётность. Ограничение — требует настройки вида начисления.

1С:Бухгалтерия, документ начисления

Подходит для небольших компаний без ЗУП. Ограничение — часть регистров заполняется вручную, выше риск ошибки в кодах дохода.

Ручная операция через 76 счёт

Вариант для выплаты внешнему физлицу, когда кадровый учёт не ведётся. Ограничение — НДФЛ-регистры и отчётность придётся корректировать вручную.

Проверка результата и отражение в отчётности

После проведения выплаты откройте карточку физлица и сформируйте расчётный листок или отчёт «Анализ НДФЛ». Пособие на погребение должно отражаться как необлагаемый доход с соответствующим кодом; сумма удержанного налога по этой строке должна быть нулевой. Если НДФЛ рассчитался — возвращайтесь к настройке вида начисления.

В отчёте по страховым взносам сумма пособия не должна попадать в облагаемую базу. Проверьте раздел с необлагаемыми выплатами: пособие отражается там как выплата, не подлежащая обложению. Расхождение базы по взносам с данными бухучёта — типичный признак неверного способа отражения в учёте.

Если выплата производилась за счёт СФР, сумма уменьшает начисленные взносы на социальное страхование либо возмещается через механизм возмещения расходов. Убедитесь, что документы для фонда (заявление, справка о смерти) приложены к отчётному комплекту — без них зачёт расходов могут не принять.

Контрольные точки

Как проверить результат

НДФЛ по строке пособия в расчётном листке

Норма

Сумма налога равна нулю, доход показан как необлагаемый

Тревожный признак

НДФЛ рассчитан — ошибка в настройке вида начисления

База по страховым взносам

Норма

Пособие не входит в облагаемую базу

Тревожный признак

Сумма увеличила базу — неверный код по взносам

Проводки в бухучёте

Норма

Дт 69.01 или 91.02 — Кт 70, сумма совпадает с заявлением

Тревожный признак

Счёт затрат 20/26/44 или двойное отражение суммы

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — использование типовой «Материальной помощи» вместо отдельного вида начисления. Итог: пособие попадает в облагаемый доход сверх лимита вычета, у получателя удерживают НДФЛ, которого быть не должно, и приходится делать перерасчёт и возврат налога.

Вторая группа ошибок — документальная: выплата без справки о смерти, на неверного получателя или после истечения срока обращения. Такие суммы при проверке переквалифицируются в обычный доход с доначислением налогов и взносов. Всегда прикладывайте скан-копии документов к документу начисления в 1С.

Третья ошибка — дублирование: пособие начислено и в документе разового начисления, и вручную через операцию. Перед выплатой сверьте итоговую задолженность перед получателем по счёту 70 или 76 — она должна равняться сумме по заявлению ровно один раз.

FAQ: частые вопросы по пособию на погребение в 1С

Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и взносами?

Законодательно установленное пособие на погребение не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Если работодатель дополнительно выплачивает материальную помощь на похороны за свой счёт, к ней применяются отдельные правила: необлагаемый лимит по НДФЛ для матпомощи и обложение взносами сверх установленных норм. Оформляйте такие суммы разными видами начислений.

Как выплатить пособие человеку, который не является сотрудником?

Заведите получателя в справочник физических лиц. В 1С:ЗУП доход регистрируется документом учёта прочих доходов, в 1С:Бухгалтерии — через счёт 76 ручной операцией с ручным отражением в регистрах НДФЛ. Выплата проводится ведомостью или платёжным документом на реквизиты из заявления.

Что делать, если по выплате ошибочно удержали НДФЛ?

Исправьте настройку вида начисления (НДФЛ — «не облагается»), затем выполните перерасчёт документа начисления. Излишне удержанный налог верните получателю по его заявлению на банковский счёт и отразите возврат в отчётности по НДФЛ. Не оставляйте «зависший» излишне удержанный налог — это нарушение сроков возврата.

Можно ли оформить пособие, если срок обращения истёк?

Закон ограничивает срок обращения за пособием. При пропуске срока выплату как пособие оформлять нельзя — она будет признана необоснованной. Возможная альтернатива — материальная помощь от работодателя, если она предусмотрена локальными актами, но с другим налоговым режимом.

Нужно ли увольнять умершего сотрудника в 1С до выплаты пособия?

Да, правильная последовательность — сначала документ «Увольнение» с основанием «смерть работника» на основании свидетельства о смерти, затем начисление и выплата пособия получателю. Так кадровый учёт и расчёты закрываются корректно, а задолженность по зарплате умершего выплачивается наследникам отдельно.

Как возместить расходы из СФР после выплаты?

Пособие за счёт фонда засчитывается в счёт уплаты взносов на социальное страхование либо возмещается по заявлению с комплектом подтверждающих документов. В 1С сумма отражается по дебету 69.01 и попадает в отчётность по взносам как расход на цели обязательного соцстрахования. Храните заявление и справку о смерти — фонд запрашивает их при проверке.