Другое · 9 мин
Как в 1С создать учебный отпуск
Как оформить учебный отпуск в 1С:ЗУП: настройка вида отпуска, документ «Отсутствие», расчёт оплаты, отражение в табеле и типичные ошибки бухгалтера.
Учебный отпуск в 1С:ЗУП оформляется как отдельный вид отсутствия с особыми правилами расчёта среднего заработка. Система умеет автоматически начислять оплату за дни учебного отпуска, отражать дни в табеле и учитывать их при расчёте взносов и НДФЛ, но для этого вид отпуска должен быть корректно настроен в плане видов расчёта.
Перед оформлением убедитесь, что у сотрудника есть основание: справка-вызов из учебного заведения установленной формы. Именно период из справки-вызова указывается в документе — программа не проверяет лимиты дней автоматически, поэтому контроль максимальной продолжительности остаётся на кадровике.
Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек вида расчёта до документа, расчёта оплаты, отражения в отчётности и типичных ошибок, из-за которых учебный отпуск «теряется» в табеле или считается неправильно.
Проверка настроек вида расчёта для учебного отпуска
Если учебный отпуск раньше не использовался в базе, начисление может быть отключено. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» (в некоторых релизах — «Зарплата» → «Ссылка на настройки состава начислений и удержаний») и найдите начисление с наименованием вида «Отпуск учебный» или «Дополнительный отпуск учащимся».
Проверьте ключевые параметры вида расчёта: назначение — «Оплата времени отсутствия», способ расчёта — «По среднему заработку», облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Если начисление отсутствует, его можно создать копированием типового или включить через настройку состава начислений: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → флаг «Учебные отпуска» (название флага зависит от релиза).
Виды учебных отпусков и их отличия в программе
Законодательно различают оплачиваемые учебные отпуска (с сохранением среднего заработка) и неоплачиваемые (например, для сдачи вступительных экзаменов). В 1С это два разных вида отсутствия, и выбор влияет на расчёт: оплачиваемый попадёт в средний заработок, неоплачиваемый — только в табель как отсутствие без сохранения зарплаты.
| Вид отсутствия | Основание | Оплата | Обозначение в табеле |
|---|---|---|---|
| Отпуск учебный оплачиваемый | Справка-вызов, успешная учёба | По среднему заработку | У |
| Отпуск учебный неоплачиваемый | Заявление + справка-вызов | Без сохранения заработка | УД |
При выборе вида ориентируйтесь на форму обучения и основание: заочное и очно-заочное обучение при получении образования соответствующего уровня даёт право на оплачиваемый отпуск. Если сомневаетесь в праве сотрудника на оплату, сверьтесь со статьями 173–176 ТК РФ и условиями справки-вызова.
Оформление документа «Отсутствие»
Основной рабочий инструмент — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (или «Зарплата» → «Отсутствия», в зависимости от релиза). Создайте новый документ, выберите сотрудника и в поле «Вид отсутствия» укажите «Отпуск учебный».
Заполните период отсутствия строго по справке-вызову: дата начала и дата окончания. Если отпуск частично оплачиваемый, а частично нет — оформите два документа с разными видами отсутствия. В поле «Основание» укажите реквизиты справки-вызова, это упростит проверки и хранение подтверждающих документов.
- 1Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» и создайте документ
- 2Выберите сотрудника и вид отсутствия «Отпуск учебный»
- 3Введите период по справке-вызову и её реквизиты
- 4Проверьте, что дни не пересекаются с другими отсутствиями — программа выдаст предупреждение
- 5Проведите документ и проверьте табель за период
После проведения документ сразу резервирует дни в табеле. Если отпуск приходится на уже рассчитанный и закрытый период, потребуется сторнирование или перерасчёт — об этом ниже.
Расчёт оплаты за учебный отпуск
Начисление оплаты выполняется автоматически документом «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц: программа подтянет дни отсутствия и рассчитает сумму по среднему заработку. Средний заработок считается по общим правилам — из начислений за 12 предшествующих календарных месяцев.
Если сотрудник отработал меньше года, средний считается из фактически отработанного времени. При отсутствии базы для расчёта (новый сотрудник) программа использует данные текущего месяца или оклад — проверьте результат вручную через кнопку «Показать подробности расчёта» в документе начисления.
Как проверить результат
Есть отдельная строка «Отпуск учебный» с суммой по среднему заработку
Строки нет или сумма посчитана как обычный оклад по дням
Дни отпуска отмечены кодом У или УД
Дни стоят как рабочие или не заполнены
Сумма совпадает с ручным расчётом по справке о среднем
Средний резко занижен — проверьте, не исключены ли месяцы
Учебный отпуск в табеле и отчётности
После проведения документа «Отсутствие» дни автоматически попадают в табель (отчёт «Табель учёта рабочего времени Т-13» в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). Оплачиваемый учебный отпуск обозначается буквенным кодом «У», неоплачиваемый — «УД».
В расчётном листке сотрудника оплата отпуска выводится отдельной строкой. В отчётах по НДФЛ и взносам суммы учитываются в общих базах — отдельных кодов для учебного отпуска, в отличие от больничных, не требуется. Если формируете 6-НДФЛ, оплата отпуска отражается в периоде фактической выплаты.
Если учебный отпуск выплачивается в межрасчётный период (до закрытия месяца), оформляйте выплату вместе с ближайшей зарплатой — так проще свести 6-НДФЛ и избежать лишних строк с переносом сроков перечисления налога.
Частые ошибки и спорные ситуации
Самая распространённая ошибка — оформление учебного отпуска документом «Отпуск» (ежегодный). Тогда дни попадут в остатки ежегодных отпусков, исказят стаж и будут неправильно отражены в отчётности. Для учебных отпусков используется только документ «Отсутствие».
Вторая типичная проблема — пересечение периодов. Если на дни учебного отпуска уже оформлен больничный или командировка, программа выдаст предупреждение, но документ можно провести принудительно. Делать этого не стоит: сначала скорректируйте или отмените пересекающийся документ.
Если отпуск оформлен задним числом или нужно перерасчитать
Когда справку-вызов принесли после закрытия месяца, проведите документ «Отсутствие» текущей датой с фактическим периодом отпуска. Программа зарегистрирует необходимость перерасчёта: в документе «Начисление зарплаты и взносов» следующего месяца появится строка перерасчёта, либо используйте документ «Перерасчёт» вручную.
Проверьте, чтобы сторно лишне начисленного оклада и начисление отпускных прошли в одном периоде расчёта — тогда НДФЛ скорректируется автоматически. Если период уже сдан в отчётности, подготовьте уточнённые расчёты по стандартной процедуре вашей организации.
Что важно запомнить
Учебный отпуск оформляется документом «Отсутствие» с видом «Отпуск учебный» по справке-вызову, оплата считается по среднему заработку в начислении зарплаты, а результат проверяется в табеле и расчётном листке.
Ответы на частые вопросы
Можно ли оформить учебный отпуск совместителю?
Оплачиваемый учебный отпуск предоставляется только по основному месту работы. В 1С для внутреннего совместителя оформляйте неоплачиваемое отсутствие («Отпуск без сохранения оплаты») на дни сессии, иначе программа начислит оплату, на которую у сотрудника нет права.
Программа не предлагает вид отсутствия «Отпуск учебный». Что делать?
Проверьте настройку состава начислений: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → включите учебные отпуска. После этого вид отсутствия появится в списке выбора документа «Отсутствие».
Как оплачиваются праздничные дни внутри учебного отпуска?
В отличие от ежегодного отпуска, учебный не продлевается на праздничные дни: оплачиваются все календарные дни периода по справке-вызову, включая праздники. Программа считает именно так, если период задан верно.
Нужно ли платить НДФЛ и взносы с оплаты учебного отпуска?
Да, оплата учебного отпуска облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В 1С это происходит автоматически при расчёте зарплаты, отдельных настроек не требуется.
Сотрудник учится по второму высшему образованию — оформлять оплачиваемый отпуск?
Право на оплачиваемый учебный отпуск возникает при получении образования соответствующего уровня впервые. При втором высшем оформляйте неоплачиваемое отсутствие, если иное не закреплено в трудовом или коллективном договоре.