Где в 1С находится реестр по зарплате и как его сформировать

Реестр по зарплате — это сводный отчёт, который показывает начисления, удержания, налоги и суммы к выплате по каждому сотруднику за выбранный период. Бухгалтеры и расчётчики используют его для сверки расчётов перед выплатой, для ответов на вопросы сотрудников и для внутреннего контроля фонда оплаты труда.

В разных конфигурациях 1С этот отчёт называется по-разному и находится в разных разделах. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) это «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и «Расчётный листок», а также специализированный реестр в разделе отчётов по зарплате. В 1С:Бухгалтерии аналогичную роль играет «Свод начисленной зарплаты» и оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70.

Ниже разобрано, где именно искать реестр в каждой конфигурации, как его сформировать, настроить отборы и проверить, что цифры сошлись с данными учёта.

Что такое реестр по зарплате и зачем он нужен

Под реестром по зарплате обычно понимают табличный отчёт, где каждая строка — это сотрудник, а колонки содержат начислено, удержано (НДФЛ, алименты, прочие удержания), выплачено и задолженность на конец периода. Такой формат удобен для сверки перед перечислением денег и для архива.

Не путайте реестр с расчётным листком: расчётный листок детализирует начисления одного сотрудника и выдаётся ему на руки, а реестр — сводный документ по всем сотрудникам подразделения или организации. Также существует «Реестр перечислений в банк» — это уже документ для зарплатного проекта, который формируется при выплате через банк.

Где реестр по зарплате в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом откройте раздел «Зарплата» и найдите блок «Отчёты по зарплате». Основные отчёты, выполняющие роль реестра:

• Полный свод начислений, удержаний и выплат — самый близкий аналог классического реестра: показывает по сотрудникам все начисления, удержания, НДФЛ, взносы и выплаты с сальдо;
• Свод начисленной зарплаты — укрупнённый вариант по видам начислений;
• Расчётные листки — детализация по каждому сотруднику;
• Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) — для контроля динамики начислений.

Откройте нужный отчёт, укажите период и организацию, затем нажмите «Сформировать». Если отчёт пустой, проверьте, что за выбранный период проведены документы «Начисление зарплаты и взносов» и ведомости на выплату.

Реестр для зарплатного проекта

Если зарплата перечисляется через банк, реестр на зачисление формируется из документа «Ведомость в банк» (раздел «Выплаты»). На основании ведомости создаётся документ обмена с банком, который и выгружается в клиент-банк. Список сотрудников в ведомости фактически является платёжным реестром.

Где реестр по зарплате в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и откройте подраздел «Отчёты по зарплате». Доступны:

• Свод начисленной зарплаты — начисления и удержания по сотрудникам за период;
• Расчётный листок — детально по одному или всем сотрудникам;
• Расчётная ведомость Т-51 — унифицированная форма, по сути и есть классический реестр начислений и выплат.

Для сверки с бухгалтерским учётом дополнительно используйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» (раздел «Отчёты») по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Она покажет сальдо задолженности перед сотрудниками, которое должно совпадать с данными зарплатного реестра.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» (ЗУП) или «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия)
2. 2
   Выберите отчёт: «Полный свод начислений, удержаний и выплат» или «Свод начисленной зарплаты»
3. 3
   Установите период и организацию, при необходимости добавьте отбор по подразделению
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые суммы
5. 5
   Сохраните или распечатайте отчёт, при необходимости выгрузите в Excel

Настройка отборов и вариантов отчёта

Все перечисленные отчёты построены на системе компоновки данных, поэтому их можно гибко настраивать. Кнопка «Настройки» (или «Ещё → Изменить вариант отчёта») открывает окно, где доступны отборы по подразделению, сотруднику, виду начисления, а также группировки строк.

Типовые задачи настройки:

• реестр по одному подразделению — добавьте отбор «Подразделение = нужное подразделение»;
• реестр только по окладам или премиям — отбор по виду начисления;
• свод без детализации по сотрудникам — уберите группировку «Сотрудник», оставив подразделения.

Сохраните настроенный вариант через «Ещё → Сохранить вариант отчёта», чтобы не настраивать заново каждый месяц. Сохранённый вариант появится в списке отчётов раздела.

Проверка и сверка данных реестра

Перед тем как использовать реестр для выплаты или отчётности, убедитесь, что его итоги сходятся с учётными данными. Основные точки сверки:

• итог «Начислено» совпадает с оборотом по кредиту счёта 70 за период;
• НДФЛ в реестре совпадает с данными отчёта «Анализ НДФЛ» и оборотом по счёту 68.01;
• страховые взносы совпадают с отчётом «Анализ взносов в фонды»;
• сальдо на конец периода равно задолженности перед сотрудниками по счёту 70.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог начислений в реестре

Норма

Равен кредитовому обороту счёта 70 за период

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведённые документы начисления или ручные операции

Колонка «Выплачено»

Норма

Совпадает с суммой проведённых ведомостей

Тревожный признак

Ведомость не проведена или выплата отражена другим периодом

Сальдо на конец

Норма

Положительное либо нулевое, равно долгу по счёту 70

Тревожный признак

Отрицательное сальдо — переплата или ошибка в удержаниях

Если цифры не сходятся, чаще всего причина в непроведённых документах, ручных корректировках проводок или разнице периодов: реестр строится по месяцу начисления, а выплата могла пройти следующим месяцем.

Выгрузка, печать и типичные ошибки

Сформированный реестр можно распечатать через меню «Файл → Печать» или сохранить в Excel (кнопка «Сохранить» в табличном документе). Для передачи в банк по зарплатному проекту используется не печатный реестр, а выгрузка из ведомости в формате обмена с банком.

Ещё одна ограничивающая ситуация — права доступа. Если у пользователя нет роли расчётчика или доступа к разделу зарплаты, отчёты будут недоступны или покажут пустые данные. В этом случае обратитесь к администратору 1С для настройки прав, а не пытайтесь менять роли самостоятельно в рабочей базе.

Частые вопросы

Почему реестр по зарплате формируется пустым?

Чаще всего за выбранный период не проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» либо в отчёте стоит отбор по подразделению или организации, по которым нет данных. Снимите лишние отборы и проверьте журнал начислений.

Чем реестр отличается от расчётной ведомости Т-51?

По содержанию они близки: оба показывают начисления, удержания и суммы к выплате по сотрудникам. Т-51 — унифицированная печатная форма, а реестр — рабочий аналитический отчёт с гибкими настройками.

Можно ли сформировать реестр только по одному подразделению?

Да. Откройте настройки отчёта, добавьте отбор «Подразделение равно нужному» и сформируйте отчёт заново. Вариант можно сохранить для повторного использования.

Где взять реестр для перечисления зарплаты на карты?

Он формируется из документа «Ведомость в банк» в разделе «Выплаты»: на основании ведомости создаётся файл обмена с банком по зарплатному проекту, который и является платёжным реестром.

Итог реестра не совпадает с обороткой по счёту 70. Что делать?

Проверьте непроведённые документы, ручные проводки по счёту 70 и период выплаты: реестр строится по месяцу начисления, а ведомость могла быть проведена следующим месяцем. Также сравните НДФЛ и взносы с профильными аналитическими отчётами.