Где в 1С посмотреть средний заработок по всем сотрудникам

Средний заработок в 1С — понятие неоднозначное. В одних случаях нужен среднедневной заработок конкретного сотрудника для расчета отпускных, больничных или командировок, в других — средняя зарплата по всему коллективу за период для аналитики, отчетности в фонды или внутренних управленческих решений. В зависимости от цели используются разные инструменты программы.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) большинство задач решается штатными отчетами раздела «Зарплата» — «Отчеты, справки». В 1С:Бухгалтерии возможности скромнее, но базовую аналитику по начислениям тоже можно получить. Ниже разобраны конкретные пути в интерфейсе, настройка отборов и способы проверить, что цифры посчитаны правильно.

Что именно вы хотите увидеть: определяемся с задачей

Прежде чем открывать отчеты, важно понять, какой показатель требуется. «Средний заработок» в программе существует в нескольких ипостасях, и путают их часто:

• Среднедневной (среднечасовой) заработок — расчетная величина по правилам постановления № 922, используется для отпусков, командировок, простоев. Хранится и рассчитывается внутри кадровых документов.
• Средний заработок для пособий — рассчитывается по правилам для больничных и декретных за два предшествующих календарных года.
• Среднемесячная начисленная зарплата по коллективу — аналитический показатель: сумма начислений за период, деленная на количество сотрудников или месяцев. Получается из сводных отчетов.
• Средний заработок для справки в центр занятости — особый расчет за три месяца, формируется при увольнении.

От того, какой из этих показателей нужен, зависит выбор инструмента. Дальше разберем каждый сценарий отдельно.

Сводные отчеты: средняя зарплата по всем сотрудникам за период

Если задача — увидеть общую картину по коллективу (сколько начислено в среднем на человека за месяц, квартал, год), основной инструмент — отчеты в разделе «Зарплата → Отчеты, справки по зарплате».

Наиболее полезные варианты:

• «Полный свод начислений, удержаний и выплат» — показывает все начисления по сотрудникам за выбранный период. Сгруппируйте по месяцам или по организации, чтобы увидеть итоги.
• «Анализ ФОТ по сотрудникам» — детализация фонда оплаты труда с возможностью группировки по подразделениям, должностям, видам начислений.
• «Начисленная зарплата по организации» — компактная сводка по периодам.

1. 1
   Откройте «Зарплата → Отчеты, справки по зарплате → Полный свод начислений, удержаний и выплат».
2. 2
   Укажите период, например календарный год или квартал.
3. 3
   Сформируйте отчет и посмотрите итоговую строку «Начислено» и количество сотрудников в расшифровке.
4. 4
   Разделите итог начислений на число сотрудников и количество месяцев — получите среднемесячную зарплату на человека.
5. 5
   Для автоматического расчета среднего используйте вариант отчета с группировкой «Средняя численность» или отчет «Численность и текучесть кадров» для получения среднесписочной.

В типовой ЗУП нет одной кнопки «средняя зарплата по предприятию», поэтому показатель обычно получают делением итога ФОТ на среднесписочную численность. Среднесписочную можно взять из отчета «Численность и текучесть кадров» (раздел «Кадры → Кадровые отчеты») — там есть показатель среднесписочной численности за период.

Среднедневной заработок конкретного сотрудника

Когда нужен расчетный средний заработок для отпуска или командировки, смотреть его нужно не в отчетах, а в документах. Откройте документ «Отпуск», «Командировка» или «Больничный лист» конкретного сотрудника.

В документе нажмите кнопку печати и выберите форму «Расчет среднего заработка». Программа покажет расчетный период, учтенные начисления по месяцам, количество учтенных дней и итоговый среднедневной заработок. Это самый достоверный способ увидеть, из чего сложилась цифра.

Дополнительно в ЗУП есть обработка данных для расчета среднего: в документе отпуска поле «Средний заработок» кликабельно — по кнопке с изображением калькулятора или зеленой стрелки открывается форма с подробным расчетом, где можно вручную скорректировать период или дополнить данные, если сотрудник работал до начала учета в программе.

Расчетные листки и личный анализ по сотруднику

Для просмотра начислений по каждому сотруднику за период подходит отчет «Расчетные листки» (там же, в «Отчеты, справки по зарплате»). Он не показывает «средний заработок» напрямую, но дает помесячную картину начислений, из которой среднее вычисляется вручную или в Excel после выгрузки.

Если нужен быстрый просмотр по одному человеку, откройте карточку сотрудника (справочник «Сотрудники») и используйте ссылку «Сформировать расчетный листок» или отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам». В некоторых версиях ЗУП доступен отчет «Анализ начислений и удержаний» с детализацией до конкретного лица.

Средний заработок в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 функционал по зарплате ограничен по сравнению с ЗУП, но базовые данные доступны. Основные пути:

• «Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Расчетные листки» — начисления по сотрудникам за период.
• «Свод начисленной зарплаты» — итоги по организации, из которых выводится среднее.
• Средний заработок для отпускных и больничных — внутри соответствующих документов, по кнопке расчета или печатной форме.

Если в бухгалтерии ведется только учет без детальных кадровых механизмов, для управленческой аналитики по среднему заработку лучше выгрузить свод в Excel и посчитать среднее там — это быстрее, чем подгонять ограниченные настройки отчетов.

Где что искать

1С:ЗУП

Полный набор: сводные отчеты, расчет среднего в документах, среднесписочная численность, справки. Подходит для любой задачи по среднему заработку.

1С:Бухгалтерия

Базовые расчетные листки и свод начислений, расчет среднего в документах отпуска и больничного. Для глубокой аналитики возможностей меньше.

Выгрузка в Excel

Универсальный вариант, когда нужен нестандартный показатель (среднее по подразделению, медиана, сравнение периодов). Требует ручной обработки.

Настройка отборов и проверка корректности данных

Чтобы отчет показал именно то, что нужно, используйте кнопку «Настройки» в форме отчета. Там можно задать отбор по организации, подразделению, виду начислений, исключить внешних совместителей или сотрудников в отпуске без сохранения — все это влияет на среднее значение.

Проверять результат стоит так: сформируйте отчет за один месяц по одному подразделению, где вы точно знаете состав сотрудников и их оклады. Сверьте итог с ожидаемым. Если цифра сходится — настройки корректны, можно расширять период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав сотрудников в отчете

Норма

Все действующие сотрудники за период присутствуют, уволенные попадают только в месяцы работы

Тревожный признак

Сотрудники дублируются (признак задвоения карточек) или кто-то отсутствует

Сумма начислений

Норма

Сходится с данными документов «Начисление зарплаты и взносов» за те же месяцы

Тревожный признак

Расхождения — возможно, есть непроведенные или исправительные документы

Среднесписочная численность

Норма

Значение близко к реальному штату с учетом частичной занятости

Тревожный признак

Численность сильно завышена или занижена — проверьте кадровые документы и графики работы

Частые ошибки и ограничения

Самая распространенная проблема — средний заработок в документах отпуска или больничного получается явно заниженным. Причина почти всегда одна: в программу не внесена история начислений за периоды до начала ведения учета. Лечится ручным вводом данных в форме расчета среднего заработка.

Вторая типичная ошибка — сравнение «средней зарплаты» из сводного отчета со средним заработком по постановлению № 922. Это разные показатели: в свод попадают все начисления включая премии и компенсации, а в расчет среднего для отпуска — только учитываемые выплаты с особыми правилами включения. Сравнивать их напрямую некорректно.

Еще одно ограничение: отчеты ЗУП строятся по данным учета, поэтому любые исправления прошлых периодов (сторно, перерасчеты) меняют цифры задним числом. Если вы зафиксировали среднее для какой-то цели, сохраните отчет в файл — при следующем формировании значения могут отличаться.

Частые вопросы

Можно ли вывести средний заработок сразу списком по всем сотрудникам?

Штатного отчета «среднедневной заработок по всем сотрудникам» в ЗУП нет, потому что этот показатель рассчитывается на дату конкретного события (отпуска, больничного). Если нужен массовый расчет, используются отчеты по начислениям с последующей обработкой в Excel или доработанный внешний отчет.

Почему в отчете сумма начислений не совпадает с расчетными листками?

Чаще всего причина в разных отборах: в одном отчете учитываются уволенные или внешние совместители, в другом нет. Также проверьте, все ли документы начисления проведены и нет ли сторнирующих документов, которые один отчет учитывает, а другой — нет.

Как посмотреть средний заработок для справки в центр занятости?

Для уволенного сотрудника в ЗУП создайте документ «Увольнение» и воспользуйтесь печатной формой «Справка о среднем заработке» — программа рассчитает показатель по правилам для службы занятости за три месяца, предшествующих увольнению.

Средний заработок в документе отпуска явно маленький. Что делать?

Откройте форму расчета среднего заработка в документе и посмотрите, за какие месяцы есть данные. Если сотрудник работал до начала ведения учета в программе, внесите начисления за эти месяцы вручную в этой же форме — после пересчета сумма станет корректной.

Можно ли настроить отчет, чтобы он сам считал среднее на сотрудника?

В режиме настроек отчета (кнопка «Настройки», расширенный вариант) можно добавить вычисляемые поля и группировки, но это требует навыков работы с конструктором СКД. Проще выгрузить свод в Excel и добавить формулу деления ФОТ на численность.

Учитываются ли премии в среднем заработке, который показывает отчет?

В сводных отчетах премии входят в общую сумму начислений автоматически. А вот в расчете среднедневного заработка для отпусков премии учитываются по особым правилам (пропорционально отработанному времени, с ограничениями по периодичности) — программа делает это сама при условии корректной настройки видов начислений.