Другое · 11 мин
Где в 1С посмотреть реквизиты сотрудника
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии найти реквизиты сотрудника: паспортные данные, ИНН, СНИЛС, банковский счёт и контакты. Пошагово, с настройкой прав и печатью.
Реквизиты сотрудника в 1С хранятся в карточке физического лица и в связанных с ней справочниках. В зависимости от конфигурации путь отличается: в 1С:Зарплате и управлении персоналом (ЗУП) данные сосредоточены в разделе «Кадры», а в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры» или «Справочники». Понимание того, какой именно реквизит нужен — паспортные данные, ИНН, СНИЛС, банковский счёт для перечисления зарплаты или контактный телефон — определяет, куда именно заходить.
Важно различать два объекта: «Физическое лицо» и «Сотрудник». Физлицо — это персональные данные (ФИО, паспорт, ИНН, СНИЛС, адреса), а сотрудник — это связь физлица с организацией: должность, подразделение, приём на работу, лицевой счёт. Один человек может быть оформлен как несколько сотрудников, например по основному месту и по совместительству, но физлицо у него одно. Поэтому паспортные реквизиты ищите в физлице, а кадровые — в сотруднике.
Ниже разобраны конкретные пути в популярных конфигурациях, способы быстрого поиска, выгрузка реквизитов в документы и типичные проблемы, когда данные не отображаются или недоступны.
Поиск карточки сотрудника в 1С:ЗУП
Основной вход — раздел «Кадры» на панели разделов, далее пункт «Сотрудники». Откроется список всех сотрудников организации. Если список большой, используйте строку поиска вверху списка: начните вводить фамилию, и программа отфильтрует записи. Также работает поиск по табельному номеру.
Двойной щелчок по строке открывает карточку сотрудника. Здесь видны организация, подразделение, должность, дата приёма, вид занятости и статус (работает, в отпуске, уволен). Это кадровые реквизиты — они привязаны к конкретному месту работы человека.
Чтобы перейти к персональным данным, нажмите в карточке сотрудника ссылку «Личные данные» (в некоторых релизах — «Подробнее» рядом с ФИО) или откройте гиперссылку на физическое лицо в шапке карточки. Откроется форма физлица, где собраны все паспортные и регистрационные реквизиты.
- 1Откройте раздел «Кадры» и пункт «Сотрудники»
- 2Найдите человека через строку поиска по фамилии или табельному номеру
- 3Откройте карточку двойным щелчком — здесь кадровые данные
- 4Перейдите по ссылке «Личные данные» или по гиперссылке физлица
- 5На закладках карточки физлица откройте нужный блок: документы, адреса, ИНН и СНИЛС, банковские счета
Какие реквизиты где лежат в карточке физического лица
Форма физического лица в ЗУП структурирована по группам. Поле «Документ, удостоверяющий личность» содержит серию, номер, дату выдачи и кем выдан паспорт. Если паспорт менялся, по ссылке «История» видны все прежние документы с периодами действия — это важно для корректного заполнения отчётности за прошлые периоды.
ИНН и СНИЛС расположены в шапке карточки или в отдельной группе «Налоги и взносы». Адреса — по ссылке «Адреса, телефоны»: адрес регистрации, фактический адрес, контактные телефоны и e-mail. Семейное положение и состав семьи — по ссылке «Семья», воинский учёт — по ссылке «Воинский учёт».
Банковские реквизиты для перечисления зарплаты находятся не в физлице, а в карточке сотрудника: ссылка «Лицевые счета» или поле «Банковский счёт» в группе «Оплата». Там указывается банк, номер счёта и БИК. Если сотрудник получает зарплату в рамках зарплатного проекта, счёт может подставляться из ведомости автоматически.
Где смотреть реквизиты в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый блок компактнее. Откройте раздел «Зарплата и кадры» и выберите «Сотрудники». Карточка сотрудника здесь объединяет часть личных и кадровых данных: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные доступны по ссылке «Личные данные» или «Паспортные данные» в зависимости от релиза.
Если нужен полный список физических лиц без привязки к сотрудникам, используйте «Справочники → Физические лица» (в некоторых настройках интерфейса — «Зарплата и кадры → Физические лица»). Это полезно, когда человек ещё не принят на работу, но его данные уже внесены, или когда он числится в другой организации базы.
Банковский счёт для выплаты зарплаты в Бухгалтерии указывается в карточке сотрудника в поле «Банковский счёт» либо подставляется из зарплатного проекта. Для проверки реквизитов конкретной выплаты откройте ведомость в банк — там виден счёт, зафиксированный на момент выплаты.
Где искать в разных конфигурациях
Кадры → Сотрудники → ссылка «Личные данные». Максимально полный набор: документы, семья, образование, воинский учёт, лицевые счета.
Зарплата и кадры → Сотрудники. Базовый набор: паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес, банковский счёт.
Зарплата и персонал → Сотрудники. Состав реквизитов близок к Бухгалтерии, часть кадровых блоков может отсутствовать.
Как быстро найти сотрудника, если список большой
Помимо строки поиска в списке «Сотрудники», работает глобальный поиск по базе: нажмите Ctrl+F в открытом списке или используйте поле поиска в правом верхнем углу окна программы (в режиме такси). Ввод фамилии покажет все объекты, где она встречается: физлицо, сотрудников, документы приёма и увольнения.
Если один человек заведён несколько раз как физлицо (дубликаты), поиск выдаст несколько похожих карточек. Это типичная ситуация после обменов между базами. Проверьте, какая карточка используется в действующих документах: откройте кадровый приказ о приёме и посмотрите, какое физлицо в нём указано. Дубликаты следует объединять штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование», но это операция для администратора с резервной копией.
Для массовой проверки реквизитов удобнее отчёт. В ЗУП есть отчёт «Личные данные сотрудников» (раздел «Кадры → Кадровые отчёты»), который выводит паспортные данные, ИНН, СНИЛС и адреса по списку сотрудников. В Бухгалтерии аналогичную информацию даёт отчёт «Личные данные» или универсальный отчёт по справочнику «Физические лица».
Если нужно сверить реквизиты сразу у всех сотрудников перед сдачей отчётности, быстрее всего сформировать кадровый отчёт «Личные данные сотрудников» и выгрузить его в Excel, чем открывать каждую карточку по отдельности.
Как вывести реквизиты на печать или в документ
Из карточки сотрудника в ЗУП доступна печать карточки с личными данными: кнопка «Печать» в командной панели формы. Состав печатной формы зависит от релиза, обычно это сводная справка с основными реквизитами. Для официальных целей чаще используют документы: справку с места работы, копию приказа о приёме, форму Т-2 (личная карточка).
Личная карточка Т-2 формируется из списка сотрудников: выделите строку, нажмите «Печать» и выберите форму Т-2. В неё автоматически подтягиваются паспортные данные, образование, семья, воинский учёт и история переводов. Если какие-то поля пустые, значит соответствующий блок в карточке физлица не заполнен.
Для передачи реквизитов третьим лицам помните о требованиях законодательства о персональных данных. Паспортные данные, СНИЛС и адреса относятся к защищаемой информации: передавайте их только по запросу самого сотрудника или при наличии законного основания, например для банка в рамках зарплатного проекта.
Почему реквизиты не видны или не открываются
Самая частая причина — ограничение прав. Если карточка открывается, но поля паспорта, ИНН или адресов пустые либо недоступны, у вашей роли нет доступа к персональным данным. В ЗУП за это отвечают профили групп доступа: кадровик видит личные данные, а расчётчик или руководитель подразделения может видеть только кадровые. Обратитесь к администратору 1С для включения нужного профиля.
Вторая причина — данные действительно не внесены. После приёма сотрудника через «Кадровый перевод» или миграции из другой программы часть блоков остаётся пустой. Проверьте карточку физлица: если паспорт не указан, программа подсветит это при проверке перед отправкой отчётности (например, персонифицированных сведений).
Третья ситуация — вы смотрите не ту карточку. Если в базе есть дубликаты физлиц, актуальные данные могут быть внесены в одну карточку, а документы оформлены на другую. Признак: в отчётах реквизиты пустые, хотя вы «точно их вводили». Решение — объединение дублей администратором.
Как проверить результат
Видны паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адреса
Поля пустые или заблокированы — проверьте права доступа
Все разделы заполнены данными из карточки
Пустые разделы — не заполнены блоки семьи, образования или воинского учёта
Сотрудник присутствует в отчёте с полными реквизитами
Сотрудника нет или реквизиты пустые — возможен дубликат физлица
Типичные ошибки при работе с реквизитами
Распространённая ошибка — ввод паспортных данных в комментарий или дополнительные сведения вместо штатного поля документа. Такие данные не попадут в отчётность и печатные формы, и при сдаче персонифицированных сведений программа выдаст ошибку. Всегда используйте предназначенные поля карточки физлица.
Вторая ошибка — исправление паспорта «задним числом» без истории. Если сотрудник сменил паспорт, не перезаписывайте старые данные, а введите новый документ с датой начала действия через ссылку «История». Иначе отчёты за прошлые периоды при перезаполнении покажут новый паспорт, что вызовет расхождения с ранее сданными формами.
Третья ошибка — заведение нового физлица при повторном приёме уволенного сотрудника. Правильно найти существующее физлицо и создать нового сотрудника на его основе. Иначе ИНН и СНИЛС задвоятся в базе, а отчётность по этому человеку разойдётся по двум карточкам.
Часто задаваемые вопросы
Где в 1С посмотреть банковский счёт сотрудника для зарплаты?
В карточке сотрудника (не физлица). В ЗУП — ссылка «Лицевые счета» или поле в группе «Оплата», в Бухгалтерии — поле «Банковский счёт». Если выплата идёт через зарплатный проект, проверьте также ведомость в банк: там счёт зафиксирован на дату выплаты.
Почему в карточке сотрудника не видно паспортных данных?
Чаще всего не хватает прав: доступ к персональным данным выдаётся отдельным профилем групп доступа. Обратитесь к администратору. Реже данные просто не внесены или внесены в дубликат физлица — проверьте через глобальный поиск по фамилии.
Чем отличается карточка физического лица от карточки сотрудника?
Физлицо хранит персональные данные: паспорт, ИНН, СНИЛС, адреса, семью. Сотрудник — это связь физлица с организацией: должность, подразделение, даты приёма и увольнения, лицевые счета. У одного физлица может быть несколько сотрудников.
Как распечатать реквизиты сотрудника из 1С?
Из списка сотрудников или карточки нажмите «Печать» и выберите нужную форму: сводную карточку с личными данными или унифицированную форму Т-2. Если поля в форме пустые, значит соответствующие блоки в карточке физлица не заполнены.
Как проверить реквизиты сразу у всех сотрудников?
Используйте кадровый отчёт: в ЗУП это «Личные данные сотрудников» в разделе «Кадры → Кадровые отчёты», в Бухгалтерии — отчёт по личным данным или универсальный отчёт по справочнику физлиц. Отчёт выгружается в Excel для сверки.
Сотрудник сменил паспорт — как правильно внести изменения?
Откройте карточку физлица и через ссылку «История» у поля документа добавьте новый паспорт с датой начала действия, не удаляя старый. Тогда отчёты за прошлые периоды будут использовать прежний документ, а текущие — новый.
Что важно запомнить
Персональные реквизиты ищите в карточке физического лица (Кадры → Сотрудники → «Личные данные» в ЗУП или Зарплата и кадры → Сотрудники в Бухгалтерии), кадровые — в карточке сотрудника. Банковский счёт привязан к сотруднику, а не к физлицу. Для массовой проверки используйте кадровые отчёты, а изменения документов вносите через историю, не перезаписывая старые данные.