Где в 1С посмотреть графики работы сотрудников

Графики работы в 1С хранятся в специальном справочнике и используются для расчёта зарплаты, заполнения табеля и планирования смен. В зависимости от конфигурации — 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия или 1С:ERP — путь к ним отличается, но логика одинаковая: сначала находят сам справочник графиков, затем открывают нужный график и при необходимости смотрят, какой график назначен конкретному сотруднику.

Чаще всего вопрос возникает в трёх ситуациях: нужно проверить, какой график установлен работнику при приёме или переводе; понять, почему в табеле или расчёте зарплаты неверная норма часов; подготовить новый график на следующий период. Для всех этих задач не обязательно вызывать программиста — достаточно знать, где искать данные.

Важно различать два объекта: сам шаблон графика (например, «Пятидневка 40 часов» или «Сутки через трое») и назначение этого графика сотруднику кадровым документом. Ошибка в любом из двух мест приводит к неверному учёту рабочего времени.

Где находится справочник графиков работы в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 откройте раздел «Настройка» и выберите пункт «Графики работы сотрудников». Если раздела «Настройка» не видно в панели разделов, проверьте состав интерфейса через кнопку настройки навигации — иногда пункт скрыт администратором.

Откроется список всех графиков, созданных в программе: пятидневка, шестидневка, сменные и вахтовые графики, графики неполного рабочего времени. Двойной щелчок по строке открывает карточку графика, где видны параметры: способ заполнения (по дням недели, по циклам произвольной длины), длительность смен, перерывы и календарь, по которому считается норма.

Чтобы увидеть, как график выглядит по датам, нажмите в карточке кнопку «Изменить» или откройте таблицу заполнения — программа покажет расписание смен по дням. Также полезна кнопка печати: она формирует график работы на выбранный период в виде таблицы, которую можно распечатать или сравнить с фактическим табелем.

1. 1
   Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников»
2. 2
   Найдите нужный график в списке и откройте его двойным щелчком
3. 3
   Проверьте параметры заполнения и календарь нормы времени
4. 4
   При необходимости сформируйте печатную форму графика на период

Где посмотреть график конкретного сотрудника

Назначение графика работнику выполняется кадровыми документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение графика работы списком». Поэтому самый надёжный способ узнать текущий график сотрудника — открыть его карточку: раздел «Кадры» → «Сотрудники», выбрать человека и перейти по ссылке «График работы» или посмотреть блок «Место работы».

В карточке отображается график, действующий на текущую дату. Если нужна история — откройте список кадровых документов по сотруднику (ссылка «Трудовая деятельность» или журнал «Все кадровые документы» в разделе «Кадры») и найдите последний документ, где менялся график.

Быстрый способ проверить сразу группу людей — отчёт. В разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» есть отчёт «Штатная расстановка» и «Остатки отпусков», но для графиков удобнее универсальный отчёт или «Сотрудники» с выбранным полем «График работы». В отборе укажите подразделение или конкретных сотрудников и дату, на которую нужны данные.

Графики работы в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8.3 функционал по кадрам урезан, но графики работы всё равно есть. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → в блоке «Классификаторы и настройки» найдите «Графики работы». В некоторых версиях пункт доступен сразу из раздела «Зарплата и кадры» по ссылке «Графики работы».

Здесь хранятся шаблоны: обычно это пятидневная и шестидневная рабочие недели. Для сменных графиков возможности бухгалтерской конфигурации ограничены — если в организации вахтовый метод или гибкие смены, корректнее вести учёт в 1С:ЗУП.

Какой график назначен сотруднику, видно в документе «Приём на работу» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»). Откройте документ приёма или последний кадровый перевод — в поле «График работы» указана ссылка на шаблон.

Где искать графики в разных конфигурациях

1С:ЗУП 8

«Настройка» → «Графики работы сотрудников»; полный функционал — сменные, вахтовые, гибкие графики, история назначений

1С:Бухгалтерия 8

«Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Графики работы»; подходит для простых пятидневки и шестидневки

1С:ERP / Управление холдингом

Раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки» → «Графики работы»; логика совпадает с ЗУП

Как проверить норму рабочего времени по графику

Норма часов по графику сотрудника сравнивается с производственным календарём. В 1С:ЗУП норму видно в документе «Табель» (раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»): программа заполняет плановые дни по графику, и расхождения с фактом видны сразу.

Если норма в табеле не совпадает с ожидаемой, проверьте три вещи: какой производственный календарь указан в карточке графика, заполнен ли сам календарь на нужный год (раздел «Настройка» → «Производственные календари»), не действует ли на сотрудника индивидуальный график, введённый документом «Индивидуальный график».

Индивидуальные графики — частая причина «непонятных» цифр: документ переопределяет стандартный график на месяц, и пока он действует, расчёт идёт по нему. Найти такие документы можно в разделе «Зарплата» → «Индивидуальные графики».

Контрольные точки

Как проверить корректность графика

Норма часов в табеле Т-13

Норма

Совпадает с производственным календарём для пятидневки или с расчётом по сменному графику

Тревожный признак

Норма нулевая или явно завышена — проверьте заполнение календаря и карточку графика

График в карточке сотрудника

Норма

Указан действующий график с корректной датой назначения

Тревожный признак

График пустой или устаревший — зарплата и табель посчитаются неверно

Производственный календарь

Норма

Заполнен на текущий период, переносы праздников учтены

Тревожный признак

Календарь не заполнен на год — норма времени не считается

Как создать или изменить график

Новый график создаётся в том же справочнике «Графики работы сотрудников» кнопкой «Создать». Укажите наименование, способ заполнения: «По дням недели» подходит для пятидневки, «По циклам произвольной длины» — для сменных графиков типа «два через два» или «сутки через трое». Затем задайте время смен и перерывов и сохраните.

Изменять существующий график, по которому уже рассчитаны периоды, следует осторожно: программа пересчитает норму времени задним числом, и это может изменить уже начисленную зарплату или данные табеля. Безопаснее создать новый график и назначить его сотрудникам кадровым переводом с нужной даты.

Назначение графика группе сотрудников выполняется документом «Изменение графика работы списком» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать»). Документ позволяет перевести сразу всё подразделение на новый график с указанной даты.

Частые ошибки при работе с графиками

Самая распространённая проблема — сотруднику не назначен график вообще. В этом случае табель по нему не заполняется, а расчёт зарплаты может завершиться с нулевой отработкой. Проверяется в карточке сотрудника и исправляется кадровым документом.

Вторая типичная ситуация — незаполненный производственный календарь на новый год. Графики, привязанные к нему, перестают считать норму, и в январе расчётчики получают пустые табели. Решение: открыть «Настройка» → «Производственные календари» и заполнить календарь по умолчанию (кнопка «Заполнить по умолчанию» формирует пятидневку с учётом праздников).

Третья ошибка — редактирование шаблона графика вместо ввода индивидуального. Если одному сотруднику на месяц нужно изменить расписание, не трогайте общий график: используйте документ «Индивидуальный график», иначе изменения затронут всех, кто работает по этому шаблону.

Ограничения и когда нужен специалист

Самостоятельно без риска можно: просматривать графики, формировать печатные формы и отчёты, создавать новые графики и назначать их с даты, когда расчёт ещё не выполнен. Это штатные операции, которые не ломают данные.

К специалисту по 1С стоит обратиться, если нужно исправить график в уже закрытом периоде с перерасчётом зарплаты, настроить сложный сменный график с пересменкой и суммированным учётом, перенести графики из другой программы или восстановить случайно удалённые данные. Такие операции затрагивают расчётную базу и требуют резервной копии.

Частые вопросы

Почему в списке графиков пусто, хотя сотрудники работают?

Скорее всего, у вашей учётной записи нет прав на раздел «Настройка» или пункт скрыт из интерфейса. Проверьте состав раздела через настройку панели навигации. Если прав нет — запросите доступ у администратора базы. В редких случаях графики создаются автоматически при первом приёме на работу, но список всё равно должен быть доступен.

Как распечатать график работы на месяц для сотрудника?

В 1С:ЗУП откройте карточку графика и используйте кнопку печати — программа сформирует расписание на выбранный период. Альтернатива — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» с отбором по сотруднику: плановые дни в нём соответствуют графику.

Можно ли посмотреть, какой график был у сотрудника в прошлом году?

Да. Откройте журнал «Все кадровые документы» в разделе «Кадры», отфильтруйте по сотруднику и найдите документы приёма и переводов за нужный период — в каждом указан график, действовавший с даты документа. Также историю видно в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность».

Что делать, если норма часов в табеле равна нулю?

Проверьте три причины по порядку: назначен ли сотруднику график в карточке, заполнен ли производственный календарь на текущий год («Настройка» → «Производственные календари») и корректно ли заполнен шаблон графика (есть ли расписание смен). Чаще всего виноват незаполненный календарь на новый год.

Чем индивидуальный график отличается от обычного?

Обычный график — шаблон из справочника, действующий на сотрудника постоянно. Индивидуальный график — документ, который переопределяет расписание конкретного человека на один месяц, например при временном переводе на другой режим. После окончания месяца расчёт снова идёт по основному графику.

Где смотреть графики в 1С:ERP?

В 1С:ERP кадровый блок повторяет логику ЗУП: раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки» → «Графики работы сотрудников». Назначение сотруднику видно в его карточке и кадровых документах, а норму времени — в табеле и расчётных документах.