Как в 1С создать прием на работу

Документ «Прием на работу» — первый кадровый документ, с которого начинается трудовая история сотрудника в программе 1С. От корректности его заполнения зависят начисление зарплаты, расчет стажа, отчеты в фонды и формирование трудового договора. Ошибка на этом этапе приводит к неправильным начислениям и проблемам при сдаче отчетности.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценный кадровый учет, а в 1С:Бухгалтерии — упрощенный. Ниже разобраны оба варианта, а также типичные ошибки и способы проверки результата.

Перед оформлением приема убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и что в справочниках заполнены должности, подразделения и графики работы. Это избавит от остановок посреди ввода документа.

Подготовка: что должно быть заполнено до оформления приема

Документ приема ссылается на справочники, поэтому сначала проверьте их наполненность. Если нужного подразделения или должности нет, программа либо не даст провести документ, либо создаст неполные записи.

Минимальный набор: организация (если база многофирменная), подразделение, должность, график работы сотрудников и виды начислений (оклад, премии, надбавки). В ЗУП также желательно настроить штатное расписание, если оно ведется — тогда прием будет привязан к конкретной штатной позиции.

Проверьте настройки учетной политики по зарплате: способ отражения зарплаты в учете, статьи финансирования (для бюджетников), тарифы взносов. Эти данные подтянутся в документ автоматически, и исправлять их потом сложнее.

Шаг 1. Создание карточки сотрудника

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В карточке укажите ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН. Эти данные критичны для персонифицированной отчетности — ошибка в СНИЛС приведет к отказу при сдаче СЗВ-ТД или персонифицированных сведений.

В карточке также заполняются документ, удостоверяющий личность (паспорт), адрес регистрации и фактического проживания, контактные телефоны. Если сотрудник — иностранец, укажите статус пребывания и данные разрешительных документов: от этого зависит тариф взносов и НДФЛ.

Данные о налоговом статусе (резидент/нерезидент) и праве на вычеты можно внести сразу или позже через документы «Заявление на вычеты НДФЛ». Главное — чтобы к первому расчету зарплаты они были введены.

Шаг 2. Создание документа «Прием на работу»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы на работу» и нажмите «Создать». В 1С:Бухгалтерии документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или сразу «Приемы на работу» — зависит от версии.

Заполните основные поля: организация, дата приема (именно она считается началом трудовых отношений), сотрудник, подразделение, должность или позиция штатного расписания. Если прием временный — укажите дату окончания договора и основание срочного договора.

На вкладке начислений укажите оклад или тарифную ставку и постоянные надбавки. Размер задается вручную или подтягивается из штатного расписания. Проверьте, что способ расчета соответствует договоренности: по окладу за месяц, по дням, по часам.

1. 1
   Создайте карточку сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать», заполните ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные.
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Приемы на работу» → «Создать» и выберите организацию и сотрудника.
3. 3
   Укажите дату приема, подразделение, должность (позицию штатного расписания), график работы.
4. 4
   Заполните начисления: оклад, надбавки, способ расчета.
5. 5
   Проверьте вкладку с трудовым договором: номер, дата, условия испытательного срока.
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости.
7. 7
   Проверьте результат: сотрудник появился в списках, начисления доступны в документах расчета.

Шаг 3. Заполнение условий трудового договора

В документе приема есть блок данных трудового договора: номер и дата договора, вид занятости (основное место работы, совместительство), испытательный срок. Эти сведения попадают в печатную форму приказа и в отчетность.

Для совместителей обязательно укажите вид занятости «внешнее совместительство» или «внутреннее совместительство» — от этого зависит расчет среднего заработка и лимиты при больничных. Внутренний совместитель оформляется отдельным документом приема на ту же физическую личность, но с другой должностью.

Если сотрудник принимается на неполную ставку, укажите количество ставок (например, 0,5) — программа пересчитает оклад пропорционально при начислении. Также выберите соответствующий график неполного рабочего времени.

Номер трудового договора удобно формировать по единому шаблону, совпадающему с нумерацией приказов. Это упрощает поиск документов при проверках и сверках с бумажным архивом.

Оформление приема в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учет упрощен, но документ «Прием на работу» присутствует. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Прием на работу». Если сотрудник новый, программа предложит создать его карточку прямо из документа.

Заполните дату приема, подразделение, должность и оклад. В бухгалтерии нет штатного расписания и расширенных условий труда — для полноценного кадрового учета предназначен ЗУП. Однако для начисления зарплаты и сдачи отчетности данных документа достаточно.

После проведения сформируйте печатную форму приказа о приеме (Т-1) через кнопку «Печать». Убедитесь, что в форму подтянулись верные данные: должность, оклад, дата приема.

Где оформлять прием

1С:ЗУП

Полный кадровый учет: штатное расписание, договоры, отчеты СЗВ-ТД, воинский учет. Подходит, если сотрудников больше нескольких человек и нужен кадровый документооборот.

1С:Бухгалтерия

Упрощенный учет: прием, увольнение, начисление зарплаты. Подходит для небольших организаций без отдельного кадровика.

1С:КАМИН или специализированные решения

Отраслевые особенности (бюджетная сфера, стимулирующие выплаты). Выбирается под требования отрасли.

Проверка результата после проведения

После проведения документа откройте карточку сотрудника: на вкладке «Трудовая деятельность» должна появиться запись о приеме с указанием должности и подразделения. Это подтверждает, что кадровые данные записались корректно.

Проверьте, что сотрудник доступен для выбора в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приема. Если сотрудника нет в списке — чаще всего дата приема позже периода начисления или документ не проведен.

Для проверки отчетности сформируйте СЗВ-ТД (в ЗУП): событие «Прием» должно появиться автоматически по дате документа. Если событие не сформировалось, проверьте настройки учета и дату приема — отчет подается в строго ограниченные сроки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Запись в карточке сотрудника

Норма

Есть строка о приеме с должностью и датой

Тревожный признак

Записи нет — документ не проведен

Документ начисления зарплаты

Норма

Сотрудник доступен для выбора за месяц приема

Тревожный признак

Сотрудник не находится — проверьте дату приема

СЗВ-ТД

Норма

Событие «Прием» сформировано автоматически

Тревожный признак

События нет — проверьте кадровые настройки

Печатная форма Т-1

Норма

Должность, оклад и дата соответствуют договору

Тревожный признак

Пустые или неверные поля — дозаполните документ

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — неверная дата приема. Если указать дату позже фактической, сотрудник не попадет в расчет за нужный месяц, а в СЗВ-ТД уйдут искаженные сведения. Исправляется через отмену проведения и корректировку документа, но если зарплата уже рассчитана, потребуется перерасчет.

Вторая ошибка — прием без указания начислений. Документ проводится, но при расчете зарплаты сотруднику ничего не начислится. Всегда проверяйте вкладку начислений перед проведением.

Третья типичная ситуация — дубли физлиц: сотрудник создается заново, хотя уже есть в базе (например, бывший работник). Это ломает стаж, вычеты и отчетность. Перед созданием новой карточки воспользуйтесь поиском по ФИО и СНИЛС.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить прием задним числом?

Технически документ можно провести любой датой, но это влияет на расчеты и отчетность. Если за период уже сданы отчеты, потребуется подача корректирующих форм. Оформляйте прием своевременно — до даты фактического начала работы.

Как принять сотрудника, который раньше уже работал в организации?

Не создавайте новую карточку: найдите существующее физическое лицо по ФИО или СНИЛС и оформите новый документ «Прием на работу» на него. Так сохранятся стаж, история вычетов и корректная персонифицированная отчетность.

Почему сотрудник не появляется в документе начисления зарплаты?

Чаще всего причина в дате приема позже периода начисления или в непроведенном документе приема. Также проверьте, что у сотрудника заполнены плановые начисления и что он принят в ту же организацию, по которой выполняется расчет.

Нужно ли отдельно регистрировать прием для СЗВ-ТД?

В 1С:ЗУП событие «Прием» для СЗВ-ТД формируется автоматически на основании кадрового документа. Отдельно ничего вводить не нужно — достаточно проверить, что событие появилось в форме отчета, и отправить его в установленный срок.

Как оформить прием внешнего совместителя?

Создайте карточку сотрудника, в документе приема укажите вид занятости «Внешнее совместительство», задайте количество ставок и график неполного времени. Оклад укажите полный по должности — программа сама пересчитает пропорционально ставке при начислении.

Что делать, если должности нет в справочнике?

Создайте должность прямо из документа: в поле «Должность» нажмите «Создать» и укажите наименование. Если ведется штатное расписание, сначала добавьте позицию в него, иначе прием на эту должность может не провестись.