Другое · 9 мин
Где в 1С найти отчет в ФСС «Сведения о застрахованных лицах»
Где в 1С найти отчет в ФСС «Сведения о застрахованных лицах»: путь в ЗУП и Бухгалтерии, настройка, отправка через 1С-Отчетность и исправление ошибок.
Отчет «Сведения о застрахованных лицах» — это персонифицированные данные, которые работодатель обязан передавать в Социальный фонд России (бывший ФСС) на каждого работника и лицо по договору ГПХ. Форма нужна фонду для назначения пособий и учета страховых случаев. В программах 1С отчет находится в разделе регламентированной отчетности, но точный путь зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП и в 1С:Бухгалтерии он расположен в разных местах интерфейса.
Ниже разобраны конкретные пути к форме в основных конфигурациях, порядок заполнения и отправки через 1С-Отчетность, а также типичные ситуации, когда отчет «не находится» или не принимается фондом. Все действия описаны для актуальных типовых конфигураций; если у вас сильно доработанная или устаревшая версия, названия пунктов меню могут отличаться.
Что представляет собой форма и кому она нужна
«Сведения о застрахованных лицах» — форма, утвержденная для передачи в СФР (ранее ФСС) данных о сотрудниках: ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения, сведения о документе, удостоверяющем личность, гражданство и статус застрахованного лица. Отчет сдается при приеме нового работника, при изменении его персональных данных и при увольнении — в сроки, установленные законодательством, как правило, не позднее следующего рабочего дня после кадрового события.
Важно понимать: это не расчет по взносам и не бухгалтерская отчетность, а кадрово-персонифицированная форма. Поэтому в первую очередь она формируется в программе, где ведется кадровый учет и расчет зарплаты. Если у вас зарплата считается в 1С:ЗУП, а бухгалтерия — в отдельной базе 1С:БП, сдавать сведения логичнее из ЗУП, где актуальны данные физических лиц.
Где найти отчет в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) основной путь такой: раздел «Отчетность, справки» → пункт «1С-Отчетность». Откроется рабочее место подготовки регламентированной отчетности. Нажмите кнопку «Создать» (или «Новый отчет»), в окне выбора видов отчетов раскройте группу «СФР (бывш. ФСС)» и найдите форму «Сведения о застрахованных лицах».
Альтернативный путь — через раздел «Отчетность, справки → Отчеты в фонды» (в некоторых релизах пункт называется «Отчеты, справки в фонды»). Там сведения могут быть представлены отдельной строкой. Также форма доступна из карточки сотрудника или списка физических лиц через печатные формы и кадровые отчеты, если нужно проверить данные по конкретному человеку.
- 1Откройте раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность»
- 2Нажмите «Создать» и в списке форм раскройте группу «СФР (бывш. ФСС)»
- 3Выберите «Сведения о застрахованных лицах», укажите организацию и период
- 4Нажмите «Заполнить» — программа подберет сотрудников с кадровыми событиями за период
- 5Проверьте данные, выполните «Проверку» и отправьте через «Отправить»
Где найти отчет в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) путь другой: раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты». В открывшейся форме нажмите «Создать», перейдите на вкладку «Все» или найдите группу отчетности в фонды, затем выберите «Сведения о застрахованных лицах (СФР/ФСС)». Если форма не видна в списке, раскройте полный перечень видов отчетов через ссылку «Показать все» или воспользуйтесь поиском по названию.
Если в Бухгалтерии ведется расчет зарплаты (в упрощенном режиме), сведения заполнятся автоматически по кадровым документам. Если же зарплата считается в ЗУП, а Бухгалтерия используется только для учета, то данных для автозаполнения в БП может не быть — в этом случае формируйте отчет из ЗУП или загружайте данные вручную.
Настройка перед первой отправкой
Чтобы отчет формировался и отправлялся корректно, убедитесь, что в базе заполнены регистрационные данные организации: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР, код подчиненности. Эти сведения вводятся в карточке организации (в ЗУП: «Настройка» → «Реквизиты организации»; в БП: «Главное» → «Реквизиты организации»). Ошибка в регистрационном номере — одна из самых частых причин отказа в приеме отчета.
Для электронной сдачи должна быть настроена и активна 1С-Отчетность: проверьте, что в разделе «Отчетность, справки» → «Настройки обмена с контролирующими органами» заявление на подключение исполнено, а по направлению СФР стоит отметка об активном обмене. Без этого отчет можно только выгрузить в файл и сдать через сторонний сервис или личный кабинет страхователя.
Заполнение, проверка и отправка
После создания отчета нажмите «Заполнить» — программа подберет сотрудников, по которым за выбранный период были кадровые события: прием, увольнение, изменение персональных данных. Проверьте, что у каждого сотрудника заполнены СНИЛС, ИНН (при наличии), дата рождения и документ, удостоверяющий личность. Пустые или устаревшие данные — прямой путь к отказу.
Перед отправкой обязательно выполните встроенную проверку (кнопка «Проверка» → «Проверить в интернете» или локальная проверка). Она покажет ошибки формата и контрольные соотношения. После устранения замечаний нажмите «Отправить» и дождитесь смены статуса: «Отправлено» → «Сдано». Квитанцию о приеме сохраните — она подтверждает факт сдачи в срок.
Как проверить результат
«Сдано», есть квитанция о приеме
«Не принят» или статус долго не меняется
Совпадают с данными фонда, проверка без ошибок
Ошибки «не найден застрахованный», расхождение ФИО
Совпадает с номером из извещения фонда
Отказ с указанием неверного регистрационного номера
Частые ошибки и как их исправить
Самая распространенная проблема — отчет не находится в списке форм. Причины: устаревший релиз конфигурации (форма появилась или переименована позже), отсутствие обновления регламентированной отчетности, либо у пользователя нет прав на раздел отчетности. Решение: обновить конфигурацию до актуального релиза и проверить права пользователя.
Вторая группа ошибок — отказы фонда из-за данных сотрудников: неверный СНИЛС, расхождение ФИО с базой фонда (например, после смены фамилии сведения не обновлены), незаполненный документ, удостоверяющий личность. Исправляйте данные в карточке физического лица, а не только в самом отчете — иначе при следующем заполнении ошибка вернется.
Если 1С-Отчетность не подключена
Без подключенного сервиса электронной сдачи отчет все равно можно сформировать и выгрузить: в форме отчета нажмите «Выгрузить» — будет создан файл в формате, принимаемом фондом. Далее файл сдается через личный кабинет страхователя на портале СФР или через иной оператор ЭДО.
Также в ЗУП доступна печатная форма сведений — она нужна для внутренней сверки и архива, но бумажная сдача в фонд, как правило, не предусмотрена для работодателей с численностью, обязывающей к электронной отчетности.
Сравнение вариантов сдачи
Самый быстрый путь: заполнение, проверка и отправка в одном окне. Требует активной подписки и настроенного обмена с СФР.
Подходит, если 1С-Отчетность не подключена. Требует ручной загрузки файла и контроля статуса на портале.
Вариант для организаций, уже работающих с другим оператором. Файл выгружается из 1С и подписывается внешним сервисом.
FAQ
Почему в списке форм нет «Сведений о застрахованных лицах»?
Чаще всего причина в устаревшем релизе конфигурации — форма добавлена или переименована в поздних версиях. Обновите конфигурацию и формы регламентированной отчетности. Также проверьте права пользователя и раскройте полный список видов отчетов через поиск по названию «застрахованных».
Из какой программы сдавать сведения, если зарплата в ЗУП, а учет в Бухгалтерии?
Из 1С:ЗУП — там ведется кадровый учет и актуальны персональные данные физических лиц, поэтому автозаполнение будет полным. В Бухгалтерии без кадровых документов отчет заполнится пустым или потребует ручного ввода.
Что делать, если фонд отклонил отчет из-за сотрудника?
Откройте протокол отказа и найдите код ошибки. Обычно это расхождение СНИЛС или ФИО с базой фонда. Исправьте данные в карточке физического лица (а не только в отчете), при необходимости уточните данные у самого сотрудника, затем заново заполните и отправьте отчет.
Нужно ли сдавать сведения на всех сотрудников каждый месяц?
Нет, форма подается по событийному принципу: при приеме на работу, увольнении и изменении персональных данных конкретного застрахованного лица. Если событий не было, отчет за период не формируется.
Можно ли сдать сведения без электронной подписи?
Для электронной сдачи нужна действующая квалифицированная подпись руководителя или уполномоченного лица — без нее файл не будет принят ни через 1С-Отчетность, ни через портал фонда. Проверьте срок действия сертификата заранее.
Что важно запомнить
В ЗУП отчет ищите в «Отчетность, справки → 1С-Отчетность → Создать», в Бухгалтерии — в «Отчеты → Регламентированные отчеты». Проверьте актуальность релиза, реквизиты организации и данные сотрудников, исправляйте ошибки в карточках физлиц, а не в самом отчете, и сохраняйте квитанцию о приеме.