Как в 1С посмотреть, сколько работает сотрудник

Вопрос «сколько работает сотрудник» возникает у кадровика и бухгалтера регулярно: при расчете больничного нужен страховой стаж, при выплате надбавок — непрерывный стаж на предприятии, а для отчетности в СФР — даты приема и увольнения. В 1С эта информация хранится в нескольких местах, и в зависимости от цели нужно смотреть разные данные: дату приема в карточке сотрудника, общий стаж в личных данных или готовый отчет по списку работников.

Инструкция ниже написана на примере 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — основной конфигурации для кадрового учета. Там, где поведение отличается в 1С:Бухгалтерии, это указано отдельно. Все действия выполняются в пользовательском режиме и не требуют прав администратора, если у вас есть доступ к кадровым документам и отчетам.

Где в 1С хранится информация о стаже сотрудника

В 1С нет единого поля «сколько работает сотрудник» — программа вычисляет это значение из нескольких источников. Первый источник — кадровые документы: «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Из даты приема и текущей даты (или даты увольнения) программа определяет, сколько человек отработал в организации. Если сотрудник увольнялся и принимался повторно, периоды считаются по каждому приему отдельно.

Второй источник — сведения о стаже, введенные вручную: страховой стаж для больничных, стаж для надбавки за выслугу, северный стаж и другие виды. Эти данные не вычисляются автоматически из документов — их вносит кадровик при приеме сотрудника на основании трудовой книжки и справок с предыдущих мест работы.

Важно различать эти два вида информации. Дата приема показывает, сколько человек работает именно у вас, а страховой стаж — весь подтвержденный трудовой период за всю жизнь, включая работу у других работодателей. Для расчета пособий по нетрудоспособности используется именно второй показатель.

Как посмотреть дату приема в карточке сотрудника

Откройте раздел «Кадры» и выберите «Сотрудники». Найдите нужного человека через поиск по фамилии и откройте его карточку двойным щелчком. В шапке карточки отображается текущее место работы: подразделение, должность и дата приема. Если сотрудник работает по совместительству или на нескольких должностях, сведения показываются по каждому рабочему месту.

Для детальной истории нажмите в карточке сотрудника ссылку «Трудовая деятельность» или перейдите по гиперссылке на список кадровых документов (в зависимости от версии ЗУП пункт может называться «Приемы, переводы, увольнения»). Откроется список всех кадровых событий с датами: прием, переводы между подразделениями, изменения условий оплаты, увольнение. По этой истории легко восстановить весь путь сотрудника в компании.

Проверьте, что дата приема соответствует приказу. Если в карточке дата отличается от бумажного документа, откройте документ «Прием на работу» из истории и сверьте реквизиты. Ошибка в дате приема влияет на расчет отпускного стажа и может привести к неверному количеству дней отпуска.

1. 1
   Откройте «Кадры → Сотрудники»
2. 2
   Найдите сотрудника через строку поиска
3. 3
   Откройте карточку и посмотрите дату приема в шапке
4. 4
   Для полной истории откройте список кадровых документов по сотруднику
5. 5
   Сверьте дату с приказом о приеме на работу

Как посмотреть стаж по списку сотрудников через отчеты

Когда нужно узнать стаж не одного человека, а всего подразделения или организации, карточки открывать неудобно. В 1С:ЗУП для этого есть отчеты. Перейдите в «Кадры → Кадровые отчеты» и откройте отчет «Стажи сотрудников» (в некоторых версиях — «Стаж работы в организации»). Укажите дату, на которую нужно посчитать стаж, и при необходимости отбор по подразделению.

Отчет выводит список сотрудников с датой приема и рассчитанным стажем в годах, месяцах и днях. Данные можно отсортировать по убыванию стажа — так удобно готовить списки на награждение за выслугу лет или проверять право на дополнительные дни отпуска. Отчет выгружается в Excel или печатается стандартными средствами.

Альтернатива — отчет «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков»: там тоже выводится дата приема, а в отчете по отпускам дополнительно виден стаж, дающий право на отпуск. Если в вашей версии ЗУП нужного отчета нет, используйте «Универсальный отчет» по регистру кадровой истории сотрудников — но это уже задача для опытного пользователя.

Как проверить страховой стаж для больничного

Страховой стаж в 1С:ЗУП хранится в карточке физического лица, а не сотрудника. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке на физическое лицо и найдите раздел «Стажи» (или через «Кадры → Сотрудники → ссылка "Страховой стаж"»). Там указан стаж на дату приема: количество лет, месяцев и дней, подтвержденное предыдущей трудовой деятельностью.

Программа автоматически досчитывает стаж от даты приема до текущей даты при расчете больничного. В документе «Больничный лист» на вкладке «Оплата» поле «Стаж» заполняется автоматически — по нему определяется процент оплаты. Если поле пустое или стаж явно занижен, значит, данные не были внесены при приеме сотрудника, и их нужно добавить вручную в карточке физлица.

Проверить стаж сразу по всем сотрудникам можно отчетом «Отчетность, справки → Стажи» или через обработку подготовки сведений для СФР. Нулевой стаж у сотрудника, который раньше где-то работал, — типичный признак незаполненных данных, и больничный ему рассчитается по минимальному проценту.

Как посмотреть стаж в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии кадровый блок проще, чем в ЗУП, но базовые сведения доступны. Откройте «Зарплата и кадры → Сотрудники», выберите сотрудника — в его карточке указана дата приема. История кадровых изменений доступна по ссылке «Кадровые документы» или через раздел «Зарплата и кадры → Кадровые документы» с отбором по сотруднику.

Страховой стаж для больничных в Бухгалтерии вводится в карточке сотрудника по ссылке «Стаж» или непосредственно в документе «Больничный лист». Готового отчета «Стажи сотрудников» в типовой Бухгалтерии может не быть — для списка используйте отчет «Список сотрудников» с настройкой колонок, добавив поле «Дата приема», либо выгрузите список и посчитайте стаж в Excel.

Если организация ведет полноценный кадровый учет, считает надбавки за выслугу и готовит персонифицированную отчетность, функциональности Бухгалтерии недостаточно — в таком случае учет ведется в ЗУП, а в Бухгалтерию переносятся только итоговые проводки.

Где смотреть стаж

1С:ЗУП

Полный набор: карточка сотрудника, стажи физлица, отчеты «Стажи сотрудников» и «Остатки отпусков». Подходит для регулярной кадровой работы.

1С:Бухгалтерия

Дата приема в карточке сотрудника и стаж в больничном листе. Отчетов по стажу мало, подходит для небольшого штата.

Выгрузка в Excel

Универсальный вариант для произвольных расчетов стажа по списку, но требует ручной обработки и быстро устаревает.

Что делать, если данные о стаже неверны или отсутствуют

Если в карточке сотрудника нет даты приема, проверьте, проведен ли документ «Прием на работу». Найдите его через «Кадры → Приемы, переводы, увольнения» с отбором по сотруднику. Документ мог быть создан, но не проведен, либо помечен на удаление — в обоих случаях данные в отчеты не попадают. Проведите документ или восстановите его из помеченных, если прием действительно оформлялся.

Неверный страховой стаж исправляется в карточке физического лица: откройте список стажей, отредактируйте нужную строку, указав правильное количество лет, месяцев и дней на дату приема. После исправления пересчитайте больничные, начисленные с неправильным стажем, — программа сама не пересчитает уже проведенные документы.

Осторожнее с исправлением даты приема в самом документе «Прием на работу». Если по сотруднику уже сдана отчетность в СФР (сведения о стаже, персонифицированные данные), изменение кадровых дат потребует подачи корректирующих форм. Перед исправлением убедитесь, какие отчеты уже отправлены, и при необходимости подготовьте корректировку.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дата приема в карточке сотрудника

Норма

Совпадает с приказом о приеме на работу

Тревожный признак

Дата отличается от приказа или поле пустое

Страховой стаж в больничном листе

Норма

Заполнен автоматически, процент оплаты соответствует стажу

Тревожный признак

Поле пустое, процент минимальный у сотрудника с подтвержденным стажем

Отчет «Стажи сотрудников»

Норма

Список содержит всех работающих, стаж посчитан на указанную дату

Тревожный признак

В списке нет части сотрудников или стаж равен нулю

Частые вопросы

Можно ли посмотреть стаж сотрудника, который уже уволен?

Да. В списке сотрудников снимите отбор «показывать только работающих» или установите отбор по уволенным. Карточка сотрудника, история кадровых документов и отчеты по стажам доступны и после увольнения — данные в базе не удаляются.

Почему в больничном листе стаж не заполняется автоматически?

Чаще всего потому, что в карточке физического лица не внесены сведения о стаже на дату приема. Откройте физлицо, добавьте страховой стаж, и в новых больничных поле заполнится автоматически. В уже созданном документе стаж можно указать вручную.

Как посчитать стаж для надбавки за выслугу лет?

В 1С:ЗУП создается отдельный вид стажа (например, «Стаж на надбавку за выслугу лет») в настройках видов стажа, после чего он заполняется в карточке физлица и автоматически учитывается при расчете надбавки, если она настроена с зависимостью от стажа.

Учитывается ли работа по совместительству при подсчете стажа?

Для страхового стажа периоды работы по совместительству засчитываются, но не суммируются параллельно — совпадающие периоды считаются один раз. В карточке сотрудника каждое рабочее место (основное и совместительство) отображается отдельно со своей датой приема.

Как выгрузить список сотрудников со стажем в Excel?

Откройте отчет «Стажи сотрудников» в разделе «Кадры → Кадровые отчеты», сформируйте его на нужную дату и сохраните через кнопку «Сохранить» или «Еще → Сохранить как», выбрав формат Excel. В 1С:Бухгалтерии используйте «Список сотрудников» с добавленной колонкой «Дата приема».