Где в 1С найти и сформировать справку 182н

Справка 182н — это документ о сумме заработной платы сотрудника за два календарных года, предшествующих году увольнения или году обращения за справкой. Она нужна новому работодателю для расчёта больничных, пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком. В программах 1С её можно найти и сформировать двумя путями: из карточки конкретного сотрудника или через раздел отчётности и справок.

Точное расположение зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) справка доступна и из документа «Увольнение», и из журнала исходящих документов, а в 1С:Бухгалтерии — через раздел «Зарплата и кадры». Ниже разобраны оба сценария с точным путём по меню.

Если справка не формируется или в ней пустые суммы, причина почти всегда в незаполненных данных о начислениях или в том, что сотрудник принят недавно и расчётных периодов в базе ещё нет. Эти ситуации тоже рассмотрены ниже.

Что такое справка 182н и когда её запрашивают

Справка по форме 182н утверждена приказом Минтруда и содержит сведения о сумме выплат сотруднику, на которые начислялись страховые взносы на случай временной нетрудоспособности, а также о периодах, исключаемых из расчёта больничного (болезнь, отпуск по беременности, отпуск по уходу за ребёнком с сохранением рабочего места).

Работодатель обязан выдать справку в день увольнения сотрудника. Также действующий работник вправе запросить её в любой момент — например, для предъявления по совместительству. Срок выдачи по письменному заявлению — не позднее трёх рабочих дней.

Где найти справку 182н в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом есть несколько равнозначных путей к справке. Самый быстрый — через журнал исходящих документов сотрудников.

1. 1
   Откройте раздел «Отчетность, справки» (в некоторых релизах — «Кадры»).
2. 2
   Перейдите в «Исходящие документы» (или «1С-Отчетность» → «Справки»).
3. 3
   Нажмите «Создать» и выберите «Справка о заработке для расчёта пособий (182н)».
4. 4
   Укажите сотрудника, организацию и дату справки — суммы подтянутся автоматически.
5. 5
   Проверьте данные и нажмите «Провести и закрыть», затем распечатайте.

Второй способ — из карточки сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного человека и в форме сотрудника перейдите по ссылке «Оформить справку» или через меню «Печать» → «Справка о заработке (182н)». Программа сама создаст документ с уже заполненным сотрудником.

Третий вариант актуален при увольнении: в документе «Увольнение» на вкладке с печатными формами доступна кнопка печати справки 182н. Это удобно, так как справку нужно выдать именно в день увольнения вместе с трудовой книжкой и другими документами.

Где найти справку 182н в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия справка находится в разделе «Зарплата и кадры». Откройте этот раздел и найдите пункт «Справки о заработке (182н)» — это журнал документов, где хранятся все ранее созданные справки и создаются новые.

Нажмите «Создать», выберите сотрудника и организацию. Поля с суммами заработка и исключаемыми днями заполнятся автоматически на основании начислений, проведённых в программе. Если бухгалтерия ведётся совместно с ЗУП, данные придут из синхронизации.

Как проверить и заполнить данные в справке

После автоматического заполнения обязательно сверьте суммы с расчётными листками сотрудника и с данными отчётов по страховым взносам. В справке указывается заработок в пределах базы для начисления взносов на ВНиМ за каждый из двух лет — отдельными строками.

Особое внимание уделите разделу с исключаемыми периодами: там должны быть перечислены даты больничных, отпусков по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Если сотрудник болел, но период не отразился, проверьте, проведён ли документ «Больничный лист» в программе.

Если сотрудник работал у вас меньше двух лет, графы за «пустые» годы остаются незаполненными — это нормально. Недостающий заработок работник подтвердит справками от предыдущих работодателей.

Контрольные точки

Как проверить справку перед выдачей

Суммы заработка по годам

Норма

Совпадают с базой по взносам в расчётных листках и отчётах РСВ

Тревожный признак

Суммы пустые или отличаются от начислений

Исключаемые периоды

Норма

Указаны все больничные и декретные периоды с датами

Тревожный признак

Периоды отсутствуют, хотя сотрудник болел

Реквизиты организации

Норма

Верные ИНН, КПП, номер страхователя в СФР

Тревожный признак

Устаревшие реквизиты ФСС или ошибки в ИНН

Как распечатать и выдать справку

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» → «Справка о заработке (182н)». Формируется типовая печатная форма, утверждённая приказом Минтруда. Подписывает справку руководитель организации и главный бухгалтер (или уполномоченные лица), при наличии печати ставится оттиск.

В ЗУП доступна также отправка справки работнику в электронном виде, если настроен обмен электронными документами. Для большинства случаев достаточно бумажного экземпляра — сотрудник передаст его новому работодателю лично.

Почему справка не формируется или формируется пустой

Самая частая причина пустых сумм — сотрудник был принят в текущем году, и расчётных периодов в базе просто нет. Вторая причина — начисления проводились в другой программе или в другой базе, а в текущую перенесены только остатки без детализации по месяцам.

Третья типичная ситуация — в документе выбрана не та организация (в базе ведётся несколько юрлиц) или не тот сотрудник из однофамильцев. Проверьте также, не помечен ли нужный документ начисления на удаление: непроведённые документы в справку не попадают.

Альтернативы: если нужной конфигурации нет

Если в вашей конфигурации нет типовой справки 182н (например, в старых или нетиповых решениях), суммы можно взять из отчёта «Анализ взносов в фонды» или из расчётных листков сотрудника за нужные годы, а справку оформить вручную по утверждённой форме. Данные о базе по взносам также видны в отчёте РСВ за соответствующие периоды.

Для уволенных сотрудников, обратившихся за справкой спустя время, порядок тот же: найдите сотрудника в архиве справочника, создайте исходящий документ и укажите актуальную дату выдачи — периоды заработка при этом останутся теми же, что и на дату увольнения.

Частые вопросы о справке 182н в 1С

Почему в справке 182н не заполняются суммы заработка?

Чаще всего начисления за нужные годы не проведены в текущей базе: сотрудник принят недавно, учёт начат позже или данные перенесены свёрнуто. Проверьте наличие проведённых документов начисления зарплаты за соответствующие годы.

Можно ли сформировать справку 182н для давно уволенного сотрудника?

Да. Найдите сотрудника в справочнике (включите показ архивных/уволенных), создайте справку из его карточки или из журнала исходящих документов. Данные за периоды работы сохранятся в базе.

Чем справка 182н отличается от справки о доходах 2-НДФЛ?

Справка 182н показывает базу по взносам на ВНиМ и исключаемые периоды — она нужна для расчёта больничных и пособий. Справка о доходах отражает облагаемый НДФЛ доход. Формируются они в разных местах и не заменяют друг друга.

Где в 1С:ЗУП найти уже выданные справки 182н?

Все созданные справки хранятся в журнале «Исходящие документы» (раздел «Отчетность, справки»). Отфильтруйте журнал по виду документа или по сотруднику, чтобы быстро найти нужную.

Обязательно ли подписывать справку у главного бухгалтера?

Форма предусматривает подписи руководителя и главного бухгалтера. Если должность главного бухгалтера отсутствует, справку подписывает руководитель или иное уполномоченное лицо, ответственное за ведение учёта.