Другое · 10 мин
Где в 1С найти форму АДВ-1 и как её сформировать
Где найти форму АДВ-1 в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, как сформировать анкету застрахованного лица, проверить данные и подготовить файл для ПФР.
Форма АДВ-1 — это анкета застрахованного лица, которую работодатель оформляет при первичной регистрации сотрудника в системе персонифицированного учёта, если у человека ещё нет СНИЛС. Несмотря на то что документ относится к пенсионной отчётности, в программах 1С он спрятан не в разделе отчётов по налогам, а в кадровом или персонифицированном учёте, из-за чего у пользователей возникает вопрос, где именно его искать.
Местоположение формы зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) АДВ-1 находится в разделе персонифицированного учёта, а в 1С:Бухгалтерии — внутри обработки подготовки документов для ПФР. Ниже разобраны оба варианта, а также способ сформировать анкету прямо из карточки сотрудника.
Важно понимать: АДВ-1 не создаётся как отдельный документ в журнале, как приём на работу или больничный. Это печатная форма и электронный файл, которые генерируются на основании данных физического лица — ФИО, даты рождения, документа, удостоверяющего личность, адреса. Если эти данные не заполнены, форма либо не сформируется, либо выйдет пустой.
Что такое АДВ-1 и когда она нужна
АДВ-1 — анкета застрахованного лица, по которой Социальный фонд России (ранее ПФР) открывает человеку индивидуальный лицевой счёт и присваивает СНИЛС. Работодатель обязан подать анкету, когда принимает на работу сотрудника, у которого страхового номера ещё нет: это типично для иностранцев, недавно получивших документы, молодых людей при первом трудоустройстве и лиц, утративших данные о номере.
Если у сотрудника СНИЛС уже есть, АДВ-1 не оформляется — номер просто вносится в карточку физического лица. Попытка подать анкету на человека с существующим номером приведёт к отказу фонда или к созданию дубля лицевого счёта, что потребует дополнительной работы по объединению счетов.
Где найти АДВ-1 в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» анкета относится к документам персонифицированного учёта. Основной путь: раздел «Отчетность, справки» → блок «Персонифицированный учет» → ссылка «Все документы персучета». В открывшемся журнале нажмите «Создать» и выберите вид документа «Анкета застрахованного лица (АДВ-1)».
В некоторых релизах журнал называется «Заявления, анкеты (АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3)» и доступен по ссылке «Анкеты и заявления в ПФР» в том же разделе. Если нужного пункта не видно, проверьте настройку видимости разделов: команду могли скрыть при настройке интерфейса, и её можно вернуть через «Настройка навигации» в меню раздела.
Второй, более быстрый способ — из карточки сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → откройте нужного человека → кнопка «Печать» или команда «Оформить документ» → «Анкета застрахованного лица (АДВ-1)». Программа подставит данные физлица автоматически, что снижает риск опечаток.
Где найти АДВ-1 в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии предприятия» персонифицированный учёт ведётся в упрощённом виде. Путь к анкете: раздел «Отчетность» (или «Зарплата и кадры» в зависимости от релиза) → «Персонифицированный учет» → журнал документов, где по кнопке «Создать» доступен документ «Анкета застрахованного лица (АДВ-1)».
Альтернативный вариант — печатная форма из карточки сотрудника: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → откройте сотрудника → «Печать» → «Анкета застрахованного лица (АДВ-1)». Этот способ подходит, когда нужно быстро распечатать бумажную анкету для подписи, без выгрузки электронного файла.
Если в меню нет ни журнала персучёта, ни печатной формы, проверьте, что в программе включён учёт зарплаты и кадров (раздел «Администрирование» → «Параметры учета» → настройки зарплаты и кадров). Без активированного кадрового учёта часть документов скрывается.
Какие данные заполнить до формирования анкеты
АДВ-1 формируется из данных физического лица, а не из документа приёма на работу. Поэтому перед созданием анкеты откройте карточку физлица (через сотрудника — ссылка на физлицо в шапке) и проверьте обязательные поля: полные ФИО, дата и место рождения, пол, гражданство, документ, удостоверяющий личность (серия, номер, кем и когда выдан), адрес регистрации и фактического проживания, телефон.
Особое внимание — документу, удостоверяющему личность: если он не указан, печатная форма выйдет с пустыми полями, а электронный файл не пройдёт форматно-логический контроль. Для иностранных граждан проверьте корректность указания вида документа — паспорт иностранного гражданина, вид на жительство или разрешение на временное проживание вводятся как отдельные виды.
Как проверить результат
Заполнены ФИО, дата рождения, документ, адрес; нет пустых обязательных полей
Пустые поля документа или адреса — данные не введены в карточку физлица
Файл проходит контроль без ошибок
Ошибки формата — устаревший релиз 1С или некорректные данные
В карточке физлица поле СНИЛС пустое — анкета действительно нужна
СНИЛС уже указан — подача АДВ-1 создаст дубль лицевого счёта
Как вывести печатную форму и выгрузить файл
После записи документа «Анкета застрахованного лица» печатная форма доступна по кнопке «Печать» в шапке документа. Анкета выводится в утверждённом виде: её распечатывают, дают сотруднику на подпись и передают в отделение СФР, если подача идёт на бумаге.
Для электронной сдачи используется выгрузка: в документе или в журнале персучёта есть команда «Выгрузить» / «Выгрузить в файл». Файл формируется в формате XML. Перед отправкой через оператора связи рекомендуется проверить файл программой CheckXML или встроенной проверкой 1С-Отчётности — это отсечёт ошибки формата до отправки.
Если ваша организация сдаёт отчётность через «1С-Отчетность», анкету можно отправить напрямую из программы: документ включается в пакет персучёта и передаётся в фонд вместе с подтверждающими документами. Уточните у своего оператора, принимает ли он АДВ-1 в электронном виде, — порядок подачи анкет регламентируется отдельно от регулярной отчётности.
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего пользователи ищут АДВ-1 в разделе регламентированной отчётности рядом с РСВ и персонифицированными сведениями — там её нет, потому что анкета не является отчётной формой, а относится к первичным документам персучёта. Вторая распространённая ситуация: документ создан, но печатная форма пустая — причина почти всегда в незаполненной карточке физлица, а не в ошибке программы.
Ещё одна ошибка — использование устаревшего релиза. Формы АДВ-1 периодически обновляются, и старая версия программы может выгружать файл по недействующему формату, который фонд не примет. Перед массовой подачей анкет обновите конфигурацию и проверьте один файл тестовой проверкой.
Если формы нет в программе: альтернативы
В некоторых конфигурациях и старых релизах документ АДВ-1 может отсутствовать. В этом случае анкету можно заполнить вручную на официальном бланке, распечатанном из справочно-правовой системы, и передать в СФР на бумаге. Данные для заполнения берутся из карточки сотрудника в 1С.
Дополнительный вариант — оформление СНИЛС самим сотрудником через МФЦ или отделение СФР: человек получает номер самостоятельно, а работодатель просто вносит его в карточку физлица. Это снимает с бухгалтерии обязанность по подаче АДВ-1, но требует согласования с сотрудником и занимает время до получения номера.
Как выбрать действие
FAQ
В каком разделе 1С:ЗУП находится АДВ-1?
Раздел «Отчетность, справки» → «Персонифицированный учет» → «Все документы персучета» → «Создать» → «Анкета застрахованного лица (АДВ-1)». Быстрый путь — печатная форма из карточки сотрудника.
Почему печатная форма АДВ-1 выходит пустой?
Почти всегда причина в незаполненной карточке физического лица: нет документа, удостоверяющего личность, адреса или даты рождения. Откройте карточку физлица, заполните поля и сформируйте анкету заново.
Нужно ли подавать АДВ-1, если сотрудник потерял карточку СНИЛС?
Нет. Утрата бумажного свидетельства не означает отсутствие номера — лицевой счёт сохраняется. Сотруднику нужно восстановить сведения о номере через СФР или Госуслуги, а работодателю — внести существующий СНИЛС в карточку.
Можно ли отправить АДВ-1 через 1С-Отчетность?
Зависит от оператора и текущих правил приёма: часть операторов поддерживает электронную подачу анкет, часть требует бумажный оригинал с подписью. Проверьте возможность отправки в интерфейсе 1С-Отчётности или уточните у своего оператора связи.
Чем АДВ-1 отличается от АДВ-2 и АДВ-3?
АДВ-1 — первичная анкета для получения СНИЛС. АДВ-2 — заявление об обмене свидетельства при изменении анкетных данных (например, смене фамилии). АДВ-3 — заявление о выдаче дубликата при утрате свидетельства. Все три формы находятся в одном журнале персучёта.
Где искать АДВ-1, если в меню нет раздела персонифицированного учёта?
Проверьте, что в настройках программы включён учёт зарплаты и кадров, и воспользуйтесь поиском команд (значок лупы) по слову «Анкета». Если документ недоступен из-за прав пользователя, обратитесь к администратору 1С для настройки ролей.
Что важно запомнить
АДВ-1 ищите не в регламентированных отчётах, а в журнале документов персонифицированного учёта или в печатных формах карточки сотрудника. Перед формированием анкеты заполните карточку физлица и убедитесь, что СНИЛС у сотрудника действительно отсутствует — иначе создадите дубль лицевого счёта.