Другое · 11 мин
Сертификаты в 1С:ЗУП: где посмотреть
Где в 1С:ЗУП 3.1 посмотреть сертификаты сотрудников и сертификаты электронной подписи: разделы программы, документы, отчёты, типичные ошибки поиска.
Под словом «сертификаты» в 1С:ЗУП обычно скрываются два совершенно разных объекта: квалификационные сертификаты сотрудников (документы об обучении, аттестации, профессиональной подготовке) и сертификаты электронной подписи, которые используются для обмена документами с ФНС, ПФР, ФСС и для подписания кадровых электронных документов. Находятся они в разных разделах программы, и путаница между ними — самая частая причина, почему пользователь «не может найти сертификат».
Квалификационные сертификаты сотрудников в ЗУП 3.1 хранятся в подсистеме обучения и развития персонала, а также в карточке физического лица. Сертификаты электронной подписи — в настройках обмена электронными документами в разделе «Администрирование» или в личных настройках пользователя. Ниже разобраны оба сценария с точными путями по меню.
Точный состав пунктов меню зависит от релиза конфигурации и от того, включена ли в настройках функциональность обучения и развития персонала. Если какого-то пункта нет в интерфейсе — сначала проверьте настройки функциональности и права пользователя, а не ищите «сломанную» базу.
Сертификаты сотрудников: где хранятся в ЗУП 3.1
Основное место хранения сведений о сертификатах, удостоверениях и дипломах о профессиональной подготовке — подсистема обучения и развития. Откройте раздел «Обучение и развитие» в главном меню программы. Здесь собраны документы о мероприятиях обучения, прохождении аттестаций и полученных сотрудниками сертификатах.
Если раздела «Обучение и развитие» нет в панели разделов, перейдите в «Администрирование» → «Настройка функциональности» и проверьте, включены ли опции, связанные с обучением и развитием персонала. В некоторых релизах соответствующий флаг находится на закладке «Обучение и развитие» или внутри общих настроек кадрового учёта. После включения опции раздел появится в интерфейсе без перезапуска программы.
Второй путь — карточка самого сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники» или «Физические лица» (раздел «Кадры»), выберите нужного человека и перейдите по гиперссылкам, связанным с образованием, квалификацией и дополнительной информацией. Сведения о полученных сертификатах, внесённые документами обучения, отображаются в карточке физического лица.
- 1Откройте раздел «Обучение и развитие» в главном меню
- 2Найдите документ мероприятия обучения или аттестации, в котором регистрировался сертификат
- 3Откройте карточку сотрудника и проверьте сведения об образовании и квалификации
- 4Если раздела нет — включите функциональность обучения в «Администрирование» → «Настройка функциональности»
- 5Проверьте результат: в карточке физического лица должны отображаться внесённые сведения
Просмотр через документы обучения и аттестации
Сертификаты в ЗУП, как правило, не существуют сами по себе — они регистрируются результатом какого-либо кадрового события. Ищите документы, которыми это событие оформлялось: мероприятия обучения и развития, документы об аттестации сотрудников, прочие кадровые документы подсистемы обучения. В табличной части таких документов указываются сотрудники и полученные ими сертификаты или квалификации.
Чтобы увидеть все документы по конкретному человеку, удобно открыть список документов раздела «Обучение и развитие» и установить отбор по сотруднику. В журналах документов отбор настраивается кнопкой «Ещё» → «Настроить список» или через быстрый отбор в шапке списка, если соответствующее поле выведено.
Если сертификат вносился не документом, а вручную в карточку физического лица (например, при первоначальном заполнении данных), ищите его именно там: карточка физлица → сведения об образовании, квалификации, повышении квалификации. Ручные записи не образуют документов и в журналах не отображаются.
Сертификаты электронной подписи: где посмотреть
Вторая группа «сертификатов» — ключи электронной подписи, которые ЗУП использует для отчётности в контролирующие органы, обмена с СЭДО ФСС и подписания кадровых электронных документов (КЭДО). Основной путь: «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Сертификаты». Откроется список сертификатов, зарегистрированных в информационной базе.
В списке видны владелец сертификата, срок действия, назначение и статус. По двойному щелчку открывается карточка сертификата с детальной информацией: издатель, отпечаток, период действия, привязка к пользователю программы и к организации. Здесь же можно проверить, не истёк ли сертификат — просроченный сертификат часто становится причиной ошибок при отправке отчётности.
Личные сертификаты пользователя для подписания документов могут дополнительно настраиваться в персональных настройках: «Администрирование» → «Персональные настройки» или через форму настройки электронной подписи, в зависимости от релиза. Если сотрудник подписывает заявления и согласия в КЭДО, его сертификат регистрируется отдельно — проверяйте настройки кадрового ЭДО в разделе, отвечающем за обмен с сотрудниками.
Отчёты и списки для массового просмотра
Когда нужно посмотреть сертификаты сразу по группе сотрудников — например, у кого истекает удостоверение или кто прошёл обучение за период, — удобнее использовать отчёты, а не карточки. В разделе «Обучение и развитие» и в разделе «Кадры» → «Отчёты» доступны типовые отчёты по обучению, квалификации и кадровым данным. Состав отчётов зависит от релиза и включённой функциональности.
Универсальный способ — отчёт «Универсальный отчёт» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки», если включён) или консоль отчётов по регистрам сведений. Сведения о сертификатах и квалификациях хранятся в регистрах сведений подсистемы обучения, и универсальный отчёт позволяет вывести их с отбором по сотруднику, подразделению или периоду.
Для сертификатов электронной подписи массовый просмотр — это тот же список в «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Сертификаты». Отсортируйте список по колонке срока действия, чтобы увидеть истекающие сертификаты первыми, и спланируйте их замену заранее.
Где искать: выбор по задаче
Подходит, когда нужен сертификат одного конкретного человека; неудобна для массового просмотра
Подходят, когда известно событие-основание; не покажут записи, внесённые вручную в карточку
Подходят для группового анализа и контроля сроков; требуют включённой функциональности обучения
Единственное правильное место для сертификатов подписи; к квалификационным сертификатам отношения не имеет
Почему сертификат не находится: типичные причины
Чаще всего объект не находится по одной из четырёх причин: отключена функциональность обучения и развития, у пользователя нет прав на соответствующие данные, сертификат искали не в том разделе (путаница между сертификатом сотрудника и сертификатом ЭП) либо запись была внесена в другую базу — например, в ЗУП филиала или в архивную копию.
Проверка прав: если раздел виден, но документы или карточки пустые, убедитесь, что пользователю назначены профили доступа к кадровым данным и данным обучения. Ограничение доступа на уровне записей (RLS) может скрывать сотрудников чужих подразделений — тогда список выглядит неполным без каких-либо сообщений об ошибке.
Для сертификатов ЭП отдельная причина «невидимости» — сертификат установлен в хранилище операционной системы, но не зарегистрирован в базе 1С. В этом случае в списке сертификатов его нет, хотя на компьютере он есть: добавьте сертификат в программу через кнопку добавления в списке сертификатов, выбрав его из хранилища.
Проверка результата и контрольные точки
После того как нашли нужный сертификат, зафиксируйте, откуда он был получен: документ-основание, ручная запись в карточке или регистрация в списке сертификатов ЭП. Это важно для последующей актуализации — продлевать или заменять запись нужно тем же способом, каким она была создана, иначе в базе появятся дубли и противоречивые сведения.
Для сертификатов сотрудников контрольный признак корректности — совпадение данных в карточке физлица и в документе обучения. Если сведения различаются, приоритет обычно у последних по дате записей, но при расхождениях стоит сверить их с бумажным оригиналом удостоверения или сертификата.
Для сертификатов ЭП выполните проверку действия: в карточке сертификата есть функция проверки, а также виден срок действия. Дополнительно убедитесь, что сертификат указан в настройках обмена с тем ведомством, с которым планируется работа, — сертификат может быть зарегистрирован в базе, но не выбран в настройках конкретного обмена.
Как проверить результат
Раздел есть в панели разделов, журналы открываются
Раздела нет — проверьте настройки функциональности
Сертификат отображается в данных об образовании и квалификации
Записи нет ни в карточке, ни в документах — данные не вносились или нет прав
Сертификат есть в списке, срок действия не истёк, указан в настройках обмена
Сертификат есть только в хранилище ОС или срок действия истёк
Часто задаваемые вопросы
В каком разделе ЗУП 3.1 искать сертификаты сотрудников?
В разделе «Обучение и развитие» — там хранятся документы обучения, аттестации и зарегистрированные по ним сертификаты. Дополнительно сведения видны в карточке физического лица в данных об образовании и квалификации. Если раздела нет, включите соответствующую опцию в «Администрирование» → «Настройка функциональности».
Где посмотреть сертификат электронной подписи в ЗУП?
Откройте «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Сертификаты». В списке отображаются все зарегистрированные в базе сертификаты с владельцами и сроками действия. Личные сертификаты для подписания документов могут дополнительно настраиваться в персональных настройках пользователя.
Почему в меню нет раздела «Обучение и развитие»?
Наиболее вероятная причина — отключённая функциональность. Перейдите в «Администрирование» → «Настройка функциональности» и включите опции, связанные с обучением и развитием персонала. Вторая возможная причина — ограничение прав: у пользователя нет доступа к этой подсистеме, тогда вопрос решается через профили групп доступа.
Сертификат установлен на компьютере, но в 1С его не видно. Что делать?
Установка в хранилище операционной системы не регистрирует сертификат в базе 1С автоматически. Откройте список сертификатов в «Администрировании» и добавьте сертификат кнопкой добавления, выбрав его из хранилища. После этого укажите сертификат в настройках нужного обмена — с ФНС, СЭДО или КЭДО.
Как найти всех сотрудников с истекающими сертификатами?
Используйте отчёты раздела «Обучение и развитие» или «Кадры» по обучению и квалификации с отбором по периоду окончания срока действия. Если типового отчёта недостаточно, постройте универсальный отчёт по регистрам сведений подсистемы обучения с нужным отбором.
Можно ли удалить старый сертификат ЭП из базы?
Можно, но только после того, как зарегистрирован и указан в настройках обмена новый сертификат. Если удалить действующий сертификат раньше, отправка отчётности и подписание документов остановятся с ошибкой. Перед удалением проверьте все места, где сертификат выбран: настройки обмена с ФНС, СЭДО ФСС и кадрового ЭДО.
Что важно запомнить
Квалификационные сертификаты сотрудников ищите в разделе «Обучение и развитие» и в карточке физического лица, сертификаты электронной подписи — в «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Сертификаты». Если нужный раздел или запись не видны, сначала проверьте настройки функциональности и права доступа, а при работе с сертификатами ЭП не удаляйте действующий сертификат до регистрации нового.