Другое · 10 мин
Где в 1С отражаются награды и как их оформить
Где в 1С найти награды: как оформить награждение сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, отразить премию, подарок и благодарность, настроить начисления и проверить учёт.
Вопрос «где в 1С награды» обычно возникает в двух ситуациях: кадровику нужно зафиксировать факт награждения сотрудника (грамота, благодарность, почётное звание), а бухгалтеру или расчётчику — провести денежную часть награды: премию к юбилею, денежную часть награждения, ценный подарок. Это разные объекты, и находятся они в разных местах программы.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) сведения о наградах хранятся в карточке сотрудника, а денежные поощрения оформляются отдельными документами начислений. В 1С:Бухгалтерии специального «кадрового» раздела для наград нет — там отражают только выплаты и выдачу подарков через операции по зарплате и материальным ценностям.
Ниже разобраны оба сценария: где искать кадровые сведения о награждениях, как оформить денежную награду и подарок, какие настройки понадобятся и как проверить, что всё отразилось корректно.
Где в 1С:ЗУП хранятся сведения о наградах сотрудника
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и выберите нужного человека. В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Личные данные» (в некоторых релизах — сразу видна группа полей) и найдите блок «Награды» или одноимённую вкладку. Здесь ведётся список награждений: наименование награды, дата, номер и дата приказа, кем выдана.
Эти сведения носят справочный характер: они нужны для личной карточки, отчётов по кадрам и, при необходимости, для подтверждения стажа и статуса работника. Само по себе заполнение этого списка не создаёт никаких начислений и не влияет на расчёт зарплаты.
Если ссылки «Награды» в карточке не видно, проверьте две вещи: во-первых, вашу роль — у пользователя без прав кадровика часть личных данных скрыта; во-вторых, состав панелей формы — в типовой ЗУП блок может находиться внутри «Личных данных» и требовать раскрытия группы.
Как оформить денежную награду (премию) в 1С:ЗУП
Денежное поощрение к награждению в ЗУП проводится как премия. Перейдите в раздел «Зарплата» → «Премии» (либо «Зарплата» → «Все начисления» → «Создать» → «Премия»). Укажите организацию, месяц начисления, сотрудника или список сотрудников, вид премии и сумму.
Если нужного вида премии нет в списке, создайте его: «Настройка» → «Начисления» → «Создать». Задайте наименование, например «Премия к награждению», назначение — «Премия», способ начисления — фиксированной суммой или процентом. На вкладках налогового учёта укажите код дохода по НДФЛ (для премий обычно 2002 или 2000 — уточните у вашего бухгалтера, выбор зависит от характера выплаты) и облагаемость страховыми взносами.
После проведения документа премия попадёт в расчёт зарплаты за выбранный месяц и отразится в расчётном листке сотрудника отдельной строкой. Проверить это можно через «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок».
- 1Создайте вид начисления «Премия к награждению» в разделе «Настройка» → «Начисления», укажите код дохода НДФЛ и облагаемость взносами
- 2Оформите документ «Зарплата» → «Премии», выберите сотрудников, вид премии и суммы
- 3Проведите документ и убедитесь, что месяц начисления указан верно
- 4Проверьте попадание суммы в расчётный листок сотрудника за этот месяц
- 5При необходимости зафиксируйте сам факт награждения в карточке сотрудника (раздел «Награды»)
Как отразить подарок или приз при награждении
Если награда выдаётся в натуральной форме — ценный подарок, приз, памятный сувенир с денежной оценкой, — в ЗУП для этого предусмотрен отдельный документ: «Зарплата» → «См. также» → «Призы, подарки» (в ряде релизов путь: «Налоги и взносы» → «Призы, подарки»). Документ регистрирует доход сотрудника в натуральной форме для целей НДФЛ.
В документе укажите сотрудника, дату выдачи, наименование подарка и его стоимость. Программа отнесёт стоимость к доходу с кодом «подарок» и учтёт необлагаемый лимит, установленный законодательством для подарков (сверх лимита сумма облагается НДФЛ). Сам НДФЛ будет удержан при ближайшей денежной выплате сотруднику.
Важно понимать разницу: документ «Призы, подарки» регистрирует только налоговый доход. Фактическое списание подарка со склада или его покупка отражаются в бухгалтерском учёте — в 1С:Бухгалтерии или в синхронизированной базе через обмен.
Где отражать награды в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии нет кадрового списка наград — там отражают только хозяйственные операции. Денежная премия к награждению проводится через «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Премия» либо через общий документ начисления зарплаты, если премия включена в него строкой.
Покупка подарков для награждения отражается как приобретение материальных ценностей: «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» — на счёт, который принят в вашей учётной политике для подарков (обычно счёт 10 или 41 в зависимости от характера ценностей). Выдача подарка сотруднику оформляется операцией списания с отнесением стоимости на расходы, которые не уменьшают налоговую базу по прибыли, либо по правилам, принятым в организации.
Если у вас настроена синхронизация ЗУП и Бухгалтерии, премии и призы переносятся автоматически документом отражения зарплаты в учёте. Проверьте, что в настройках обмена для нового вида начисления задан способ отражения — иначе строка зависнет с ошибкой сопоставления.
Как выбрать способ оформления
Настройка вида начисления: на что обратить внимание
Ключевые параметры вида начисления «Премия к награждению» в ЗУП: назначение начисления, способ расчёта, код дохода НДФЛ, категория дохода для взносов и включение в базу для среднего заработка. Ошибка в любом из них скажется на отчётности и расчётах.
Для разовых премий к праздникам и награждениям, не связанных с производственными результатами, обычно выбирают фиксированную сумму и не включают выплату в расчёт среднего заработка для отпускных — но конкретное решение зависит от положения о премировании вашей организации. Производственные премии, наоборот, чаще включаются в средний заработок.
Обратите внимание на дату выплаты: для разовых премий корректно указывать дату фактической выплаты, так как от неё зависит срок перечисления НДФЛ и отражение в 6-НДФЛ. Не оставляйте в документе «Премия» межрасчётную дату, если выплата планируется с зарплатой.
Как проверить результат
После оформления убедитесь, что награда отразилась во всех нужных местах. Откройте расчётный листок сотрудника за месяц начисления: премия должна быть отдельной строкой с понятным наименованием. Для подарка проверьте регистрацию дохода: сформируйте справку о доходах сотрудника и убедитесь, что стоимость подарка видна с правильным кодом и учтённым вычетом.
Кадровую часть проверьте через карточку сотрудника: запись о награждении должна содержать реквизиты приказа. Если награды массовые, удобно вывести список через универсальный отчёт по регистру сведений о наградах или через групповое изменение карточек.
Наконец, сверьте налоговую отчётность: премия и облагаемая часть подарка должны попасть в 6-НДФЛ за соответствующий период, а база по взносам — в РСВ. Расхождения на этом этапе почти всегда означают ошибку в настройке вида начисления.
Как проверить результат
Премия видна отдельной строкой с верной суммой и месяцем
Строки нет или сумма попала в другой период
Премия и подарок отражены с корректными кодами дохода, вычет по подарку применён
Доход отсутствует или код не соответствует виду выплаты
Запись с наименованием награды, датой и реквизитами приказа
Запись отсутствует или без ссылки на приказ
Начисление проведено в Бухгалтерии без незакрытых строк
Строка с ошибкой сопоставления способа отражения
Частые вопросы об учёте наград в 1С
Почему в карточке сотрудника нет вкладки «Награды»?
Чаще всего блок находится внутри ссылки «Личные данные» и свёрнут. Реже — у пользователя нет прав кадровика, и часть личных данных скрыта настройкой профиля доступа. Проверьте права и раскройте все группы на форме карточки.
Можно ли оформить награду сразу группе сотрудников?
Да. Документ «Премия» в ЗУП поддерживает табличную часть со списком сотрудников — заполните его подбором. Для массового ввода кадровых сведений о награждениях используйте обработку группового изменения реквизитов или загрузку из таблицы, если она настроена в вашей базе.
Облагается ли награда НДФЛ и взносами?
Денежные премии облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Подарки облагаются НДФЛ только сверх установленного необлагаемого лимита за год; взносами стоимость подарка, как правило, не облагается при наличии дарственного характера передачи, но детали зависят от оформления — согласуйте с бухгалтером.
Чем отличается «Премия» от «Разового начисления»?
Документ «Премия» рассчитан на премиальные виды начислений и умеет работать с процентами от базы. «Разовое начисление» — универсальный документ для любых разовых сумм. Для награды фиксированной суммой подходят оба, но «Премия» удобнее для отчётности и настройки кодов.
Где посмотреть все награды по организации списком?
В ЗУП сведения хранятся в регистре сведений о наградах физических лиц. Сформируйте универсальный отчёт по этому регистру или используйте кадровые отчёты с группировкой по сотрудникам, если в вашем релизе доступен такой вариант.
Нужно ли отражать благодарность без денежной части?
Если благодарность объявлена приказом, её стоит зафиксировать в списке «Награды» карточки сотрудника — это кадровая информация, которая может понадобиться для личного дела и отчётности. Никаких документов начислений при этом создавать не требуется.
Что важно запомнить
Кадровые сведения о наградах — в карточке сотрудника в ЗУП, денежные награды — документом «Премия», подарки — документом «Призы, подарки» с последующим отражением в бухучёте. Правильная настройка вида начисления (код НДФЛ, взносы, средний заработок) определяет корректность всей последующей отчётности.