Как уволить работника в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Увольнение сотрудника в 1С 8.3 оформляется одним кадровым документом «Увольнение», который одновременно выполняет окончательный расчёт: начисляет зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск и удерживает НДФЛ с взносами. Ошибки в этом документе приводят к неверным суммам выплат, искажению отчётности в ФНС и СФР и возможным претензиям со стороны уволенного работника.

Инструкция ниже написана для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» — именно в ней ведётся кадровый учёт и расчёт зарплаты. Если у вас «1С:Бухгалтерия 8.3», порядок отличается: там кадровый приказ и расчёт компенсации оформляются разными документами, и часть операций выполняется вручную. Эти различия разобраны в отдельном разделе.

Перед оформлением убедитесь, что за сотрудника внесены все начисления текущего месяца, отражены больничные и отпуска, а в программе актуальные сведения об остатках отпусков. Это снимет большинство вопросов ещё до создания документа.

Что проверить перед оформлением увольнения

Корректность окончательного расчёта зависит от полноты данных, введённых до документа «Увольнение». Если после проведения выяснится, что не введён больничный или не учтён отпуск, документ придётся отменять и пересчитывать, а это лишняя работа и риск ошибок в учёте.

Проверьте следующие моменты:

• все начисления и отсутствия текущего месяца отражены документами (больничные, отпуска, командировки, премии);
• остаток неиспользованного отпуска соответствует действительности — сверьте его через отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры»;
• у сотрудника нет незакрытых авансов, которые нужно учесть при окончательной выплате;
• известны точная дата увольнения и статья Трудового кодекса — от них зависит формулировка в приказе и трудовой книжке.

Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП 8.3

Основной рабочий инструмент — документ «Увольнение». Он доступен по пути: раздел «Кадры» → журнал «Увольнения» → кнопка «Создать». Если нужно уволить сразу несколько сотрудников (например, при сокращении), используйте документ «Увольнение списком» из того же журнала.

Заполнение документа выполняется в таком порядке:

1. Укажите организацию, если в базе их несколько.
2. Выберите сотрудника из справочника — программа подтянет его должность, подразделение и данные о среднем заработке.
3. В поле «Дата увольнения» укажите последний рабочий день по приказу.
4. Выберите основание увольнения из классификатора статей ТК РФ (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77» — по собственному желанию).
5. Проверьте автоматически заполнившиеся поля: период, за который начисляется зарплата, и количество дней компенсации отпуска.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Увольнения» → «Создать»
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите дату увольнения
3. 3
   Укажите основание по ТК РФ
4. 4
   На закладке «Начисления и удержания» проверьте расчёт
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-8
6. 6
   Сверьте суммы через расчётный листок сотрудника

После заполнения шапки программа автоматически рассчитывает суммы на закладке «Начисления и удержания». Не спешите проводить документ — сначала изучите расчёт, об этом следующий раздел.

Как проверить расчёт компенсации и зарплаты

На закладке «Начисления и удержания» документа «Увольнение» собраны все итоговые суммы: оклад за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск, премии, удержанный НДФЛ и страховые взносы. Каждую строку можно развернуть и посмотреть детализацию — какой период вошёл в расчёт и какой средний заработок применён.

На что обратить внимание при проверке:

• Количество дней компенсации отпуска. Программа считает их из остатков отпусков, но если в прошлом отпуск вводили остатками при переходе на 1С, возможны расхождения. Сверьте с отчётом «Остатки отпусков».
• Средний заработок для компенсации. Кнопка с суммой среднего заработка открывает форму с расшифровкой по месяцам расчётного периода. Если какой-то месяц пуст или сумма в нём занижена — ищите непроведённый документ начисления.
• НДФЛ. При увольнении налог считается нарастающим итогом с начала года; проверьте, что применены все положенные вычеты (например, на детей).
• Компенсация при увольнении может начисляться со знаком минус, если сотрудник отгулял отпуск авансом — это нормально: удержание за неотработанные дни отпуска отразится отдельной строкой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дни компенсации отпуска

Норма

Совпадают с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения

Тревожный признак

Расхождение с кадровыми данными или отрицательный остаток без удержания

Средний заработок

Норма

В расшифровке заполнены все месяцы расчётного периода

Тревожный признак

Пустые месяцы, нулевые суммы при фактической работе

НДФЛ

Норма

Учтены вычеты, налог соответствует нарастающему итогу

Тревожный признак

Вычеты не применены, сумма явно завышена

Дополнительно сверьте итог через отчёт «Расчётный листок» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»): после проведения документа там должны появиться все суммы увольнения. Это удобный способ показать сотруднику состав окончательного расчёта.

Печать приказа и связанных документов

Из проведённого документа «Увольнение» по кнопке «Печать» доступны типовые формы: приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8), записка-расчёт (форма Т-61), а также сведения о трудовой деятельности для электронной трудовой книжки. Если организация использует самостоятельно разработанные формы приказов, их подключают через настройки печатных форм.

Помимо приказа, при увольнении нужно сформировать отчётность:

• сведения о страховом стаже и кадровые сведения в СФР (форма ЕФС-1, подразделы при кадровых событиях) — подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
• выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р) — выдаётся сотруднику в день увольнения;
• справка о заработке для расчёта пособий (форма 182н отменена, но сведения о выплатах сотрудник может получить через расчётный листок и справку о доходах).

В 1С:ЗУП комплект отчётности формируется из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Перед отправкой убедитесь, что документ «Увольнение» проведён — непроведённые кадровые события в отчётность не попадут.

Особые случаи: сокращение, перевод, декретница

Увольнение по сокращению штата

При сокращении в документе выбирается основание «п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ», и появляется необходимость начислить выходное пособие. В 1С:ЗУП пособие рассчитывается автоматически из среднего заработка за установленное количество рабочих дней, если вид начисления настроен. Проверьте, что пособие не облагается НДФЛ в пределах трёхкратного среднего месячного заработка — программа учитывает это при корректной настройке вида расчёта.

Увольнение в порядке перевода

Если сотрудник переходит в другую организацию, основание — «п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ». Расчёт компенсации отпуска выполняется так же, как при обычном увольнении: неиспользованный отпуск при переводе в другую организацию не сохраняется и компенсируется деньгами.

Увольнение сотрудницы после декрета

Ситуация требует внимания к среднему заработку: если в расчётном периоде у сотрудницы не было начислений (отпуск по беременности и уходу за ребёнком), программа должна взять более ранний период. В форме расчёта среднего заработка период можно скорректировать вручную, выбрав месяцы, предшествующие декрету. Проверьте это обязательно — иначе компенсация рассчитается от нулевой базы.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Увольняется один сотрудник по собственному желаниюСоздайте документ «Увольнение», укажите п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

Увольняется группа сотрудников при сокращенииИспользуйте «Увольнение списком» и проверьте начисление выходного пособия у каждого

У сотрудника отрицательный остаток отпускаПроверьте строку удержания за неотработанные дни отпуска на закладке «Начисления и удержания»

Сотрудница выходит из декрета и увольняетсяСкорректируйте расчётный период среднего заработка на месяцы до отпуска по уходу за ребёнком

Увольнение в 1С:Бухгалтерии 8.3: чем отличается порядок

В «1С:Бухгалтерии 8.3» функциональность по кадрам ограничена. Здесь нет единого документа «Увольнение» с автоматическим расчётом — операции выполняются по частям:

1. Создайте документ «Увольнение» в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» — он фиксирует только кадровое событие и позволяет напечатать приказ.
2. Начисление компенсации отпуска выполните документом «Начисление зарплаты» за месяц увольнения: программа добавит компенсацию автоматически, если в документе увольнения указана дата, либо сумму придётся ввести вручную в зависимости от настроек учёта.
3. Проверьте НДФЛ и взносы в том же документе начисления.

Если в базе ведётся полноценный кадровый учёт, есть сотрудники в отпусках и декретах, а расчёты сложные — «Бухгалтерии» может не хватить. В таком случае расчётную часть ведут в ЗУП, а в бухгалтерию выгружают только проводки через документ «Отражение зарплаты в бухучёте».

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 8.3

Единый документ «Увольнение» с автоматическим расчётом компенсации, НДФЛ и взносов, печать Т-8 и Т-61, отчётность в СФР. Подходит для полноценного кадрового учёта.

1С:Бухгалтерия 8.3

Кадровый приказ и расчёт оформляются раздельно, часть сумм может потребовать ручного ввода. Подходит для небольших организаций с простыми расчётами.

Типичные ошибки при увольнении и как их избежать

Большинство проблем при увольнении в 1С связано не с самим документом, а с состоянием учёта к моменту его создания. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Если документ уже проведён, а ошибка обнаружилась, не редактируйте его «задним числом» после сдачи отчётности. Правильный путь — отменить проведение, исправить исходные данные, перепровести и при необходимости сдать корректирующие формы в фонды.

Удобный контрольный приём: перед проведением увольнения сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц, а после проведения — ещё раз. Разница между двумя версиями наглядно покажет, что именно добавил документ, и поможет быстро заметить неожиданные суммы.

Проверка результата и завершающие действия

После проведения документа выполните финальный контроль по чек-листу: приказ Т-8 подписан, записка-расчёт Т-61 сформирована, сумма к выплате совпадает с расчётным листком, ведомость на выплату создана и оплачена в срок (не позднее дня увольнения), отчётность в СФР отправлена вовремя.

Проверьте также состояние карточки сотрудника: в справочнике «Сотрудники» у уволенного появится отметка о прекращении трудового договора, и он перестанет попадать в документы начисления зарплаты следующих периодов. Если сотрудник продолжает отображаться в списках выбора для начислений — проверьте, проведён ли документ увольнения.

Частые вопросы

Можно ли отменить проведённое увольнение, если сотрудник передумал увольняться?

Да. Найдите документ в журнале «Увольнения» и отмените его проведение или пометьте на удаление. Если на основании увольнения уже сданы сведения в СФР, потребуется подать корректирующую форму, чтобы кадровое событие аннулировалось в персонифицированном учёте.

Почему программа не рассчитала компенсацию отпуска при увольнении?

Чаще всего причина в том, что остаток отпуска равен нулю или отрицателен — сотрудник использовал все дни. Проверьте отчёт «Остатки отпусков». Вторая причина — не заполнены данные о среднем заработке: откройте расшифровку среднего заработка в документе и убедитесь, что месяцы расчётного периода заполнены начислениями.

Как уволить сотрудника, который работает по совместительству?

Внутренний совместитель в 1С — это отдельный сотрудник с собственным трудовым договором. Увольнение оформляется отдельным документом «Увольнение» именно по совместительству, если прекращается только эта работа. Основное место работы при этом не затрагивается.

Нужно ли начислять компенсацию, если сотрудник отработал меньше месяца?

Компенсация за неиспользованный отпуск положена, если сотрудник отработал больше половины месяца — тогда этот месяц включается в расчёт отпускного стажа. Если отработано меньше половины месяца, дни компенсации не начисляются. Программа учитывает это автоматически при корректно введённых датах приёма и увольнения.

Что делать, если сумма удержания за отгулянный авансом отпуск превышает начисления?

Ситуация возникает, когда сотрудник отгулял отпуск авансом, а при увольнении окончательный расчёт меньше суммы удержания. Законодательство ограничивает размер удержаний из зарплаты. В 1С удержание отразится по факту расчёта, а взыскание остатка долга решается с сотрудником отдельно — добровольным погашением или через суд; автоматически программа долг «не спишет».

Где посмотреть всех уволенных сотрудников за период?

Используйте журнал «Увольнения» в разделе «Кадры» с отбором по периоду или отчёт «Штатные сотрудники» с настройкой отбора по уволенным. Для анализа причин увольнений подойдёт отчёт по кадровым документам с группировкой по основанию прекращения договора.