Где в 1С найти дни рождения сотрудников

Дата рождения сотрудника в программах 1С хранится в карточке физического лица, а не в карточке сотрудника — это первое, что нужно понять, чтобы не искать данные «не там». Один человек может быть оформлен как несколько сотрудников (основное место работы и совместительство), но дата рождения у него одна, и редактируется она именно на уровне физического лица.

Быстро посмотреть день рождения конкретного человека можно через справочник «Сотрудники»: откройте карточку, перейдите по ссылке с ФИО физического лица — в открывшейся форме будет поле «Дата рождения». Но если задача шире — получить список именинников месяца для поздравлений, подарков или отчётности, — удобнее использовать встроенные отчёты и специальные механизмы напоминаний.

Где физически хранится дата рождения в 1С

В типовых конфигурациях (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP) персональные данные вынесены в отдельный справочник «Физические лица». Это сделано намеренно: паспортные данные, ИНН, СНИЛС и дата рождения относятся к человеку, а не к конкретному трудовому договору. Поэтому при поиске дня рождения всегда идите в физлицо, даже если открыли карточку сотрудника.

Путь в 1С:ЗУП 3.1: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → откройте нужного сотрудника → в шапке карточки кликните по ФИО (это ссылка на физическое лицо) → в открывшейся форме поле «Дата рождения» находится в основном блоке. Там же рядом — пол, ИНН, СНИЛС.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь похожий: «Справочники» (или «Зарплата и кадры») → «Сотрудники» → карточка сотрудника → ссылка на физическое лицо → личные данные. В некоторых релизах дата рождения выводится прямо в карточке сотрудника в виде нередактируемого поля со ссылкой «Изменить личные данные».

Как вывести список дней рождения отчётом в 1С:ЗУП

Для массового просмотра открывать каждую карточку нерационально. В 1С:ЗУП есть штатные кадровые отчёты, которые выводят даты рождения списком. Основной путь: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» (или «Отчёты, справки» → «Кадровые отчёты»).

Наиболее удобные варианты: отчёт «Сотрудники» (универсальный, с настраиваемыми полями) и специализированные отчёты вроде «Остатки отпусков» не подходят, а вот «Личные данные сотрудников» выводит дату рождения сразу. В универсальном отчёте «Сотрудники» нажмите «Настройки», добавьте в структуру поле «Дата рождения», а при необходимости задайте отбор.

Чтобы получить именинников конкретного месяца, в настройках отчёта добавьте отбор по полю «Дата рождения». Поскольку год рождения у всех разный, отбор ставится не по полной дате, а по вычисляемому полю — например, через произвольное выражение «Месяц(ДатаРождения) = 3» на закладке отбора в режиме расширенных настроек. Если такая настройка кажется сложной, проще выгрузить полный список в Excel и отфильтровать там.

1. 1
   Откройте Кадры → Кадровые отчёты → Сотрудники (или Личные данные сотрудников)
2. 2
   В настройках отчёта добавьте поле Дата рождения в список выводимых колонок
3. 3
   Задайте отбор по месяцу рождения или выгрузите список в табличный документ
4. 4
   Проверьте, что в отбор не попали уволенные сотрудники — добавьте условие Работает = Да
5. 5
   Сохраните вариант отчёта, чтобы не настраивать заново каждый месяц

Дни рождения в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии нет отдельного отчёта «Именинники», но есть универсальный отчёт по справочнику. Путь: раздел «Отчёты» → «Универсальный отчёт» → выберите справочник «Физические лица» → добавьте в настройках поле «Дата рождения». Отчёт выведет всех физлиц с датами, дальше список можно отсортировать или выгрузить.

В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации логика та же, что в ЗУП: кадровые отчёты находятся в разделе «Зарплата и кадры», и среди них есть отчёты по личным данным сотрудников с возможностью вывода даты рождения.

Напоминания о днях рождения: что есть из коробки

Типовая 1С:ЗУП не рассылает автоматические уведомления о днях рождения «из коробки» в базовой поставке — это частое заблуждение. Однако есть обходные пути: сохранённый вариант отчёта с отбором по текущему месяцу, который HR открывает в начале месяца, либо использование механизма рассылки отчётов (доступен в конфигурациях на БСП — библиотеке стандартных подсистем).

Рассылка отчётов настраивается в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Рассылки отчётов». Можно настроить расписание, например первое число каждого месяца, и отчёт со списком именинников будет автоматически приходить на почту ответственному сотруднику. Для работы рассылки должна быть настроена учётная запись электронной почты в программе.

Самый надёжный бесплатный вариант без доработок — сохранённый вариант отчёта «Именинники месяца» плюс регламентная рассылка. Доработка с автоматическими всплывающими напоминаниями требует привлечения программиста и обычно не оправдана для компаний до нескольких сотен сотрудников.

Типичные проблемы и ошибки

Самая частая ситуация — дата рождения не выводится в отчёт или выводится пустой. Причины: данные не заполнены в карточке физлица (при найме внесли только ФИО), либо сотрудник заведён дублем и вы смотрите «не ту» карточку. Проверяйте справочник физических лиц на дубли через поиск по ФИО.

Вторая проблема — в отчёт попадают уволенные сотрудники. Добавьте в отбор условие по признаку работающего сотрудника или установите период отчёта: большинство кадровых отчётов по умолчанию показывают только действующих сотрудников на дату формирования.

Как проверить, что данные корректны

После настройки отчёта сверьте несколько записей с карточками физлиц вручную. Убедитесь, что дата в отчёте совпадает с датой в личных данных, и что все активные сотрудники присутствуют в списке. Если каких-то людей нет — проверьте, заполнена ли у них дата рождения и не являются ли они дублями.

Полезно периодически проверять полноту данных: сформируйте отчёт по физлицам с пустой датой рождения. Пустые значения — сигнал, что при найме данные внесены не полностью, а это вылезет позже в отчётности СЗВ-ТД, персонифицированных сведениях и справках 2-НДФЛ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дата в отчёте против карточки физлица

Норма

Значения совпадают

Тревожный признак

В отчёте пусто или другая дата — возможен дубль физлица

Состав списка

Норма

Только работающие сотрудники

Тревожный признак

Есть уволенные — добавьте отбор

Полнота данных

Норма

У всех сотрудников заполнена дата рождения

Тревожный признак

Пустые значения — дозаполните личные данные

FAQ

Почему в карточке сотрудника нет поля «Дата рождения»?

Потому что дата рождения — атрибут физического лица, а не сотрудника. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке с ФИО на физлицо — поле находится там. Это сделано, чтобы не дублировать личные данные при совместительстве.

Можно ли выгрузить дни рождения всех сотрудников в Excel?

Да. Сформируйте кадровый отчёт с полем «Дата рождения», затем сохраните табличный документ через Файл → Сохранить как в формате Excel. Дальше список удобно сортировать по месяцу и дню.

Как отобрать именинников только текущего месяца?

В настройках отчёта добавьте отбор по вычисляемому полю «месяц даты рождения» через расширенный режим редактирования отбора, либо выгрузите полный список в Excel и отфильтруйте по месяцу там — это быстрее для разовой задачи.

Что делать, если у сотрудника не заполнена дата рождения?

Откройте карточку физического лица и заполните поле вручную по данным паспорта. Проверьте при этом остальные личные данные — ИНН, СНИЛС, документ удостоверения личности, — поскольку незаполненная дата рождения часто сопровождается другими пропусками.

Есть ли в 1С автоматические напоминания о днях рождения?

Штатного всплывающего напоминания в типовых конфигурациях нет. Рабочие варианты: сохранённый вариант отчёта, регламентная рассылка отчёта на почту по расписанию или индивидуальная доработка конфигурации программистом.

Почему в отчёте появился сотрудник, которого нет в списке работающих?

Вероятнее всего, это дубль физического лица или в отборе не ограничены уволенные. Проверьте справочник физлиц на дубли по ФИО и дате рождения, а в отчёт добавьте условие по действующим сотрудникам.