Штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия: где находится и что делать

Вопрос о том, где в 1С 8.3 Бухгалтерия находится штатное расписание, возникает у большинства пользователей, которые переходят на эту конфигурацию и привыкли вести кадровый учёт по полной схеме. Ответ не всем нравится, но он честный: полноценного документа «Штатное расписание» в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) нет. Этот документ реализован в специализированном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), а в Бухгалтерии кадровый блок урезан до минимума, необходимого для расчёта зарплаты и отражения её в учёте.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 вместо штатного расписания используется связка «Справочник сотрудников + документы приёма на работу + начисление зарплаты». Должность, подразделение и оклад хранятся не в едином штатном документе, а в кадровых документах по каждому сотруднику. Это принципиально другой подход: программа знает, кто и на каких условиях работает, но не хранит список штатных единиц организации как таковой.

Ниже разберём, где именно в интерфейсе находятся кадровые данные, как сформировать аналог штатного расписания, когда имеет смысл переходить на ЗУП и какие ограничения нужно учитывать, чтобы не допустить ошибок в кадровом учёте.

Где в 1С 8.3 Бухгалтерия находятся кадровые данные

Все кадровые сведения в конфигурации сосредоточены в разделе «Зарплата и кадры». Именно сюда нужно заходить, если вы ищете штатное расписание, список сотрудников или кадровые документы. Основные объекты раздела:

• Сотрудники — справочник физических лиц, принятых в организацию. Карточка сотрудника содержит ссылку на кадровые документы, данные для НДФЛ, страховых взносов и банковские реквизиты.
• Приёмы на работу — документы, которыми оформляется трудоустройство. Именно здесь фиксируются подразделение, должность, оклад и дата приёма.
• Кадровые переводы — изменение условий работы: другая должность, другой оклад, другое подразделение.
• Увольнения — прекращение трудовых отношений.
• Должности и Подразделения — справочники, из которых подставляются значения в кадровые документы.

Если вы открываете меню «Зарплата и кадры» и не видите части пунктов, проверьте функциональность программы: Главное → Функциональность → вкладка «Зарплата и кадры». При отключённых опциях кадровые документы могут быть скрыты из интерфейса, хотя сами объекты в базе присутствуют.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата и кадры» в главном меню
2. 2
   Перейдите в справочник «Сотрудники» — здесь список всех принятых работников
3. 3
   Откройте журнал «Приёмы на работу» — там должности, подразделения и оклады
4. 4
   Если пунктов нет, включите их: Главное → Функциональность → «Зарплата и кадры»

Почему в Бухгалтерии нет документа «Штатное расписание»

Конфигурация «1С:Бухгалтерия 8» проектировалась как решение для бухгалтерского и налогового учёта с упрощённым расчётом зарплаты. Вендор исходит из того, что предприятия, которым нужен полноценный кадровый учёт — штатное расписание, история изменения штатки, вакансии, ставки и их занятость, — используют «1С:Зарплата и управление персоналом», а в Бухгалтерию выгружают только проводки.

Поэтому в Бухгалтерии отсутствуют ключевые механизмы штатного расписания: понятие штатной единицы как самостоятельного объекта, контроль занятости ставки (нельзя принять двух человек на одну ставку с автоматической проверкой), история изменения штатки по датам, документы «Изменение штатного расписания» и отчёты по расхождению штатки и фактической численности.

Практическое следствие: сведения о должности и окладе в Бухгалтерии «размазаны» по кадровым документам каждого сотрудника. Если в организации 50 человек и нужно изменить оклад по должности «менеджер», придётся внести кадровые переводы по каждому менеджеру отдельно — массового изменения через штатку, как в ЗУП, не будет.

Как сформировать аналог штатного расписания в Бухгалтерии

Хотя типового документа нет, получить список сотрудников с должностями и окладами можно несколькими способами. Самый простой — открыть справочник «Сотрудники» и настроить отображение списка: через кнопку «Ещё → Изменить форму» или настройку списка добавьте нужные колонки. Однако оклад и должность в списке справочника напрямую не всегда видны, поскольку хранятся в кадровых документах.

Более информативный вариант — отчёт «Штатные сотрудники» или справки из раздела «Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате». В зависимости от релиза доступны отчёты «Остатки отпусков», «Справка о заработке», а также универсальный отчёт «Анализ начислений и удержаний». Для получения сводки по должностям удобно использовать отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» с группировкой по сотрудникам — он покажет оклады по каждому работнику за период.

Третий путь — консольный: через «Ещё → Вывести список» в журнале «Приёмы на работу» можно выгрузить табличный документ со всеми приёмами, где есть даты, должности, подразделения и оклады. Этот список легко сохранить в Excel и доработать до вида классической штатки формы Т-3.

Если штатку ведёте в Excel, а приёмы — в 1С, заведите правило сверять оклады в обоих источниках после каждого кадрового перевода. Расхождение оклада в штатке и в программе — самая частая причина ошибок в расчёте зарплаты и претензий сотрудников.

Чем Бухгалтерия отличается от ЗУП по кадровому блоку

Чтобы осознанно выбрать конфигурацию, полезно понимать различия. В ЗУП штатное расписание — центральный объект кадрового учёта: приём сотрудника выполняется «на позицию штатки», программа контролирует свободные ставки, ведёт историю изменений и строит отчёты по штатной расстановке. В Бухгалтерии всё это отсутствует.

Из таблицы видно: Бухгалтерия закрывает потребности небольших компаний с простой структурой и стабильными окладами. Как только появляются сменные графики, совместители на доли ставки, частые изменения штатки или потребность в кадровой отчётности, упрощённый блок становится узким местом.

Сравнение вариантов ведения штатки

Только 1С:Бухгалтерия + Excel

Подходит для компаний до 10–15 человек со стабильными окладами. Ограничение: двойной ввод и риск расхождений.

ЗУП с выгрузкой проводок в Бухгалтерию

Для компаний с развитым кадровым учётом. Ограничение: дополнительная лицензия и настройка синхронизации.

Комплексная конфигурация (КА, ERP)

Для среднего и крупного бизнеса, где кадры, зарплата и учёт в одной базе. Избыточна для малой фирмы.

Когда нужен переход на ЗУП и как организовать обмен

Признаки того, что пора переходить на 1С:ЗУП: численность выросла и ручное ведение штатки стало обременительным; появились сотрудники на неполных ставках и совместители; нужны отчёты по вакансиям и штатной расстановке; требуется история изменения окладов по должностям; кадровику нужен свой рабочий инструмент, отделённый от бухгалтерии.

Типовая схема работы: кадровый и зарплатный учёт ведётся в ЗУП, а в Бухгалтерию передаются документы «Отражение зарплаты в бухучёте» и ведомости на выплату. Обмен настраивается через встроенную синхронизацию данных (Администрирование → Синхронизация данных) по типовым правилам — обе конфигурации на одной платформе, и обмен поддерживается вендором.

При переходе важно корректно перенести остатки: данные сотрудников, кадровые документы, остатки отпусков и задолженность по зарплате на дату начала работы в ЗУП. Ошибка в переносе начальных остатков по НДФЛ и взносам приводит к неверной отчётности, поэтому перенос лучше выполнять с начала календарного года и сверять обороты после миграции.

Типичные ошибки при работе с кадровым блоком Бухгалтерии

Первая ошибка — поиск штатного расписания в меню и вывод о том, что «программа сломана», когда документ просто не предусмотрен конфигурацией. Вторая частая ситуация — заведение сотрудника напрямую в справочник без документа «Приём на работу». Такой сотрудник формально в базе есть, но оклад и должность не заданы, и начисление зарплаты по нему будет нулевым или некорректным.

Третья ошибка — изменение оклада прямо в документе начисления вместо кадрового перевода. Разовая ручная правка не изменяет плановые начисления сотрудника, и в следующем месяце программа снова посчитает по старому окладу. Четвёртая — ведение двух учётов (в 1С и в Excel) без регулярной сверки, из-за чего штатка на бумаге расходится с данными программы.

Как проверить корректность кадровых данных

После ввода приёмов и переводов полезно выполнить контрольную проверку. Откройте карточку сотрудника и по ссылке перейдите к кадровым документам: должен быть один актуальный приём и цепочка переводов без пропусков дат. Затем сформируйте «Полный свод начислений» за последний месяц и убедитесь, что оклады соответствуют последним кадровым документам.

Дополнительная проверка — список действующих сотрудников на текущую дату. Все уволенные должны иметь документ увольнения, иначе они продолжат попадать в отчётность по среднесписочной численности и в расчёт страховых взносов с нулевыми базами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Есть приём на работу с должностью и окладом, переводы без разрывов дат

Тревожный признак

Сотрудник есть в справочнике, но кадровых документов нет

Полный свод начислений

Норма

Оклад в расчёте совпадает с последним кадровым документом

Тревожный признак

Начисление идёт по старому окладу после перевода

Список сотрудников

Норма

Уволенные имеют документ увольнения и не попадают в действующие

Тревожный признак

Уволенные числятся работающими и попадают в отчётность

Частые вопросы

Можно ли добавить документ «Штатное расписание» в Бухгалтерию через настройки?

Нет, типовыми настройками функциональности этот документ не включается — его нет в составе конфигурации. Теоретически его можно добавить доработкой силами программиста 1С, но это снимает конфигурацию с полной поддержки и обычно дороже, чем внедрение ЗУП.

Где в карточке сотрудника посмотреть текущий оклад?

Оклад хранится не в самой карточке, а в последнем кадровом документе (приём или перевод). Из карточки сотрудника перейдите по ссылке к кадровым документам и откройте последний по дате — там указаны должность, подразделение и размер оплаты.

Как распечатать список сотрудников с должностями для проверки?

Откройте журнал «Приёмы на работу», установите нужный период и используйте «Ещё → Вывести список» — получите табличный документ для печати или сохранения в Excel. Альтернатива — отчёты раздела «Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате» с группировкой по сотрудникам.

Обязательно ли покупать ЗУП, если сотрудников 20 человек?

Нет, формального порога нет. Если все работают на окладах, график стандартный и штатка редко меняется, Бухгалтерии достаточно. ЗУП оправдан при сменных графиках, совместителях на доли ставки, сложных системах премирования и потребности в кадровой отчётности по штатной расстановке.

Почему в меню «Зарплата и кадры» нет документов приёма на работу?

Скорее всего, отключена соответствующая функциональность. Откройте «Главное → Функциональность», вкладка «Зарплата и кадры», и включите нужные опции. Также проверьте права пользователя: у роли без прав на кадровые документы эти пункты меню скрыты.

Можно ли вести штатку в ЗУП, а зарплату считать в Бухгалтерии?

Типовая схема обратная: кадры и расчёт зарплаты ведутся в ЗУП, а в Бухгалтерию передаётся только отражение в учёте. Делить учёт «штатка в ЗУП, расчёт в Бухгалтерии» бессмысленно — начисления в ЗУП завязаны на позиции штатного расписания, и раздельное ведение создаст двойную работу.