Где находится больничный лист в 1С Бухгалтерия и как его оформить

Документ «Больничный лист» в 1С:Бухгалтерия 8.3 находится в разделе «Зарплата и кадры». Полный путь: Зарплата и кадры → Все начисления → кнопка «Создать» → Больничный лист. В некоторых релизах документ также доступен напрямую по ссылке «Больничные листы» в том же разделе. Если такого пункта в меню нет — значит, в настройках учёта отключён учёт зарплаты или у пользователя ограничены права.

Документ служит для начисления пособия по временной нетрудоспособности: первые три дня оплачивает работодатель, остальные — ФСС (СФР). В программе можно ввести данные вручную с бумажного больничного или загрузить электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) напрямую из фонда по номеру и СНИЛС сотрудника.

Где именно в меню находится документ

Основной способ открыть документ — журнал начислений. Пройдите по цепочке: Зарплата и кадры → Зарплата → Все начисления. Нажмите кнопку «Создать» и в выпадающем списке выберите «Больничный лист». В этом же журнале отображаются уже введённые больничные — их можно найти по сотруднику, периоду или номеру документа.

Альтернативный путь — через журнал кадровых документов: Зарплата и кадры → Кадры → Больничные листы (пункт появляется, если в функциональности включён соответствующий учёт). Также документ можно найти через общий поиск: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или используйте строку поиска в меню «Ещё» и введите «больничный».

Что проверить перед созданием больничного

До ввода документа убедитесь, что сотрудник заведён в справочнике «Сотрудники», с ним оформлен приём на работу и указаны данные для расчёта среднего заработка. Если сотрудник работает давно и зарплата в программе начислялась регулярно, средний заработок программа посчитает сама. Если учёт ведётся недавно или сотрудник новый — данные за расчётный период (два предшествующих года) придётся ввести вручную, включая справки с предыдущих мест работы.

Также проверьте, что в карточке сотрудника заполнен СНИЛС — он обязателен для загрузки электронного больничного и для корректной отправки данных в фонд. Без СНИЛС автоматическая загрузка ЭЛН невозможна.

Пошаговое создание больничного листа вручную

Ручной ввод подходит, когда электронный обмен с фондом не настроен или нужно отразить данные с бумажного бланка. Откройте журнал «Все начисления», нажмите «Создать» и выберите «Больничный лист».

Заполните поля последовательно: организация, дата документа, сотрудник, номер листка нетрудоспособности и период болезни. Укажите причину нетрудоспособности (например, «Заболевание общее» или «Уход за больным ребёнком») — от неё зависят правила оплаты. На закладке «Оплата» проверьте процент оплаты, который программа определила по стажу, и при необходимости скорректируйте стаж в карточке сотрудника.

1. 1
   Откройте Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Больничный лист
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите номер, дату и период больничного
3. 3
   Укажите причину нетрудоспособности и проверьте процент оплаты по стажу
4. 4
   Откройте расчёт среднего заработка по ссылке и проверьте исходные суммы
5. 5
   Нажмите «Провести» и проверьте начисленные суммы и НДФЛ в документе
6. 6
   Сформируйте расчётный листок сотрудника для контроля итоговой суммы

После проведения программа автоматически разделит пособие на часть за счёт работодателя (первые три дня) и часть за счёт фонда. Обе суммы видны в документе, а НДФЛ начисляется на всю сумму пособия.

Загрузка электронного больничного (ЭЛН) из фонда

Если в программе настроен обмен с СФР (ФСС), электронный больничный загружается автоматически. В форме документа нажмите кнопку «Загрузить из ФСС» (в ряде релизов — «Получить из ФСС») и введите номер ЭЛН. Программа подставит период, причину нетрудоспособности и другие данные из листка.

Для работы обмена должен быть настроен сертификат и подключён сервис 1С-Отчётность либо прямой обмен с фондом. Проверить настройки можно через Администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контролирующими органами. Если загрузка не работает, чаще всего причина — истёкший сертификат, незаполненный СНИЛС сотрудника или отсутствие настроенного обмена.

Проверка расчёта и отражение в учёте

После проведения откройте в документе ссылку на расчёт среднего заработка — там видно, какие суммы и за какие годы взяты в расчёт, и сколько дней учтено. Сверьте эти данные со справками сотрудника и данными фонда. В расчётном листке сотрудника (Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётный листок) больничный отобразится отдельной строкой.

Проводки по больничному формируются при отражении зарплаты в учёте документом «Отражение зарплаты в бухучёте»: пособие за счёт работодателя относится на счета затрат (20, 25, 26, 44 — по настройкам), за счёт фонда — на расчёты с СФР. НДФЛ с пособия удерживается при выплате.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма в документе

Норма

Разделена на части: за счёт работодателя и за счёт фонда

Тревожный признак

Вся сумма в одной части или равна нулю при заполненном периоде

Средний заработок

Норма

Есть суммы за два расчётных года

Тревожный признак

Пустой расчёт у сотрудника со стажем

Расчётный листок

Норма

Больничный виден отдельной строкой, НДФЛ удержан

Тревожный признак

Начисления нет — документ не проведён или не тот месяц

Статус ЭЛН

Норма

Листок закрыт медорганизацией

Тревожный признак

Статус «открыт» — данные могут быть неполными

Частые ошибки и ограничения

Самая распространённая проблема — отсутствие документа в меню из-за того, что зарплата учитывается во внешней программе (1С:ЗУП). В этом случае больничный вводится в ЗУП, а в Бухгалтерию попадает только отражение в учёте. Вторая типичная ошибка — неверный стаж: программа берёт его из карточки сотрудника, и если поле не заполнено, процент оплаты будет минимальным.

Ещё одна ситуация — продолжение больничного. Если листок является продолжением предыдущего, отметьте это в документе флажком «Является продолжением» и укажите первичный листок: тогда три дня за счёт работодателя повторно не оплачиваются.

FAQ

Почему в меню «Создать» нет пункта «Больничный лист»?

Проверьте настройку: Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты. Если выбран вариант учёта во внешней программе (1С:ЗУП), документ в Бухгалтерии недоступен — больничный оформляется в ЗУП. Также проверьте права пользователя.

Как загрузить электронный больничный, если кнопка «Загрузить из ФСС» не работает?

Убедитесь, что настроен обмен с фондом (через 1С-Отчётность), сертификат действителен, а в карточке сотрудника заполнен СНИЛС. Проверьте статус ЭЛН — загрузить можно только закрытый медорганизацией листок.

Кто оплачивает больничный — работодатель или фонд?

Первые три дня нетрудоспособности оплачивает работодатель, остальные дни — СФР. Программа делит сумму автоматически. Исключения зависят от причины нетрудоспособности: например, по уходу за больным членом семьи пособие с первого дня за счёт фонда.

Как исправить ошибочно проведённый больничный?

Если месяц ещё не закрыт, откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если зарплата уже выплачена и отчётность сдана, создайте документ-исправление или сторнирующее начисление, чтобы корректно отразить перерасчёт в учёте и отчётах.

Где посмотреть все больничные сотрудника за период?

Откройте Зарплата и кадры → Все начисления и установите отбор по сотруднику и виду документа. Также все больничные видны в расчётном листке сотрудника и в отчёте «Полный свод начислений».