Другое · 10 мин
Как создать новый график работы сотрудника в 1С 8.3 ЗУП пошагово
Пошаговая инструкция по созданию графика работы сотрудника в 1С 8.3 ЗУП: настройка вида времени, заполнение шаблона, проверка нормы часов и типичные ошибки.
График работы сотрудника — один из базовых элементов учёта рабочего времени в 1С:ЗУП 8.3. От него зависит расчёт нормы часов, оплата за неполный месяц, учёт ночных и вечерних часов, а также корректность табеля. Ошибка в графике приводит к неверной зарплате, поэтому настраивать его нужно внимательно и с проверкой результата.
В типовой конфигурации графики хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников». Один и тот же график можно назначать любому числу сотрудников, поэтому обычно создают не персональные графики, а обобщённые: «Пятидневка 40 часов», «Сменный 2/2», «Сутки через трое» и т.п. Ниже разобран полный путь от открытия справочника до проверки нормы времени.
Где находится справочник графиков и как открыть создание
Справочник графиков расположен в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Если раздел «Настройка» не виден, проверьте права пользователя — настройка графиков доступна, как правило, роли с правами кадровика-расчётчика или администратора.
В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового графика, где сначала задаётся наименование. Давайте понятные названия: «Пятидневка 8:00–17:00», «Сменный 2/2 по 12 часов». Через полгода по названию должно быть ясно, что это за режим, — это избавит от ошибок при назначении графика новым сотрудникам.
Перед созданием проверьте, нет ли уже подходящего графика в списке. Дублирование одинаковых графиков под разными именами усложняет отчётность и сравнение данных по подразделениям.
Настройка вида времени и параметров учёта
В форме графика по ссылке «Изменить свойства графика» (или в соответствующем блоке формы, в зависимости от релиза) открываются параметры учёта времени. Здесь определяется, какие виды времени участвуют в графике: Явка, Ночные, Вечерние часы.
Если сотрудники работают в ночное время (с 22:00 до 6:00), обязательно установите флажок учёта ночных часов — иначе программа не выделит их автоматически, и доплата за ночную работу не рассчитается. Аналогично для вечерних часов, если они оплачиваются по локальным актам организации.
Также в свойствах задаётся способ учёта неполного рабочего времени и параметры для суммированного учёта, если он применяется. Для суммированного учёта укажите учётный период (месяц, квартал, год) — от этого зависит расчёт переработок.
Выбор способа заполнения графика
Программа предлагает несколько способов заполнения расписания. Выбор зависит от характера режима работы.
Способы заполнения графика
Подходит для пятидневки и шестидневки с фиксированными выходными. Задаётся расписание для каждого дня недели, график повторяется автоматически.
Для сменных режимов: 2/2, сутки/трое, 5/2 со скользящими выходными. Задаётся цикл в днях с указанием рабочих и выходных дней и часов.
Для нерегулярных режимов, когда ни недельный, ни циклический шаблон не подходит. Требует ручного заполнения календаря — трудоёмко и рискованно.
Для стандартной пятидневки выберите «По дням недели» и укажите для понедельника–пятницы рабочие часы, например с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед. Обеденный перерыв в таблицу расписания вносится как разрыв: 9:00–13:00 и 14:00–18:00, чтобы в норму шли только фактические 8 часов.
Для сменного графика выберите «По циклам произвольной длины». Например, для режима 2/2 по 12 часов цикл составит 4 дня: два рабочих дня по 12 часов (например, 8:00–20:00) и два выходных. Укажите дату отсчёта цикла — от неё зависит, на какие календарные дни попадут рабочие смены.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать»
- 2Введите понятное наименование графика
- 3Откройте свойства графика и включите нужные виды времени (Явка, Ночные, Вечерние)
- 4Выберите способ заполнения: по дням недели или по циклам
- 5Заполните расписание: время начала и окончания, перерывы, часы по видам времени
- 6Укажите дату отсчёта для циклического графика
- 7Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте норму времени в отчёте или календаре графика
Заполнение расписания и проверка нормы времени
После выбора шаблона заполните таблицу расписания. Для каждого рабочего дня укажите время начала и окончания работы. Программа сама посчитает продолжительность в часах. Если включены ночные часы, проверьте, что интервалы после 22:00 корректно распределяются между явкой и ночными.
Критичный этап — проверка нормы времени. Норма за месяц по графику должна соответствовать производственному календарю (для пятидневки) или плановой норме при суммированном учёте. Откройте заполненный график и посмотрите итоговые часы по месяцам: расхождения с производственным календарём означают ошибку в расписании.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём (для пятидневки) или плановой нормой
Часы больше или меньше нормы — ошибка в расписании или перерывах
Попадают на нужные дни недели / даты цикла
Выходные смещены — неверна дата отсчёта цикла
Выделяются отдельной строкой в табеле и начислениях
Все часы идут как явка — не включён вид времени «Ночные»
Не входит в рабочие часы
Обед включён в норму — норма завышена на 0,5–1 час в день
Удобный способ контроля — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» после назначения графика тестовому сотруднику, либо встроенный просмотр календаря графика в форме элемента справочника.
Назначение графика сотруднику
Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно назначить сотруднику. Это делается кадровыми документами, а не редактированием карточки сотрудника напрямую.
При приёме нового сотрудника график указывается в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда — поле «График работы». Для уже работающего сотрудника смена графика оформляется документом «Кадровый перевод» (или «Изменение графика работы списком», если график меняется группе сотрудников).
Массовая смена графиков выполняется документом «Изменение графика работы списком сотрудников» из раздела «Кадры» → «Все кадровые документы». Это удобно при переводе целого подразделения на новый режим.
Типичные ошибки и ограничения
Большинство проблем с графиками возникает из-за нескольких повторяющихся ошибок. Их легко избежать, если знать о них заранее.
Отдельное ограничение: типовой график не учитывает индивидуальные отклонения (отпуска, больничные, командировки) — они вводятся отдельными документами и вытесняют время по графику. Не пытайтесь «подогнать» график под конкретные отсутствия сотрудника.
Для неполного рабочего времени (например, 0,5 ставки) создаётся отдельный график с сокращёнными часами, а в кадровом документе устанавливается признак неполного рабочего времени. Использовать полный график с ручной корректировкой табеля — путь к постоянным ошибкам.
Перед вводом нового графика в эксплуатацию назначьте его тестовому сотруднику, сформируйте табель за два-три месяца вперёд и сверьте норму с производственным календарём. Пятиминутная проверка на тестовых данных дешевле, чем исправление начислений по всему подразделению.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить график, по которому уже рассчитана зарплата?
Технически программа не запрещает редактирование, но делать этого не стоит: изменится норма времени за прошлые периоды, и при пересчётах зарплата «поплывёт». Правильный путь — создать новый график и назначить его кадровым переводом с нужной даты.
Как настроить график «сутки через трое»?
Выберите заполнение «По циклам произвольной длины», задайте цикл из 4 дней: первый день — рабочий (например, с 8:00 до 8:00 следующего дня с разбивкой на интервалы и ночными часами), три следующих — выходные. Укажите дату отсчёта, соответствующую реальной первой смене, и включите учёт ночных часов.
Почему норма часов в графике не совпадает с производственным календарём?
Чаще всего причины две: обеденный перерыв включён в рабочее время или в расписании ошибочно указаны лишние/недостающие часы. Проверьте таблицу расписания по дням. Для сменных графиков и суммированного учёта норма может отличаться от календаря — это нормально, переработки считаются за учётный период.
Как перевести на новый график сразу всё подразделение?
Используйте документ «Изменение графика работы списком сотрудников» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы»). Подберите сотрудников по подразделению, укажите новый график и дату, с которой он действует. Документ создаст записи об изменении для каждого сотрудника.
Нужен ли отдельный график для сотрудника на 0,5 ставки?
Да. Создайте график с сокращённой продолжительностью (например, 4 часа в день вместо 8), а в приёме на работу или кадровом переводе установите вид занятости «Неполное рабочее время» и количество ставок. Тогда норма, оплата и табель будут рассчитываться корректно.
Что делать, если у сотрудника каждую неделю разное расписание?
Если закономерности нет вообще, используйте график с ручным заполнением календаря. Однако чаще «хаотичное» расписание на деле оказывается длинным циклом — попробуйте описать его как цикл произвольной длины. Ручной график требует ежемесячного контроля и повышает риск ошибок в норме времени.
Что важно запомнить
График создаётся в «Настройка» → «Графики работы сотрудников»: наименование, виды времени, шаблон заполнения, расписание. Перед использованием проверьте норму часов и выходные. Назначайте график только кадровыми документами, а отработанный график не редактируйте задним числом — создавайте новый.