Другое · 9 мин
Анализ зарплаты по сотрудникам помесячно в 1С 8.3: где найти и как настроить
Где в 1С 8.3 ЗУП найти анализ зарплаты по сотрудникам помесячно: отчёты «Анализ ФОТ», «Свод начислений», расчётные листки, настройка периода и проверка данных.
Помесячный анализ заработной платы по сотрудникам — одна из самых частых задач расчётчика и руководителя в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3. Нужные данные есть в программе, но они разнесены по нескольким отчётам, и без понимания их различий легко получить цифры, которые не сходятся между собой.
В конфигурации 1С:ЗУП 8.3 основные инструменты находятся в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Ключевые отчёты для помесячного анализа: «Полный свод начислений, удержаний и выплат», «Анализ ФОТ по сотрудникам», «Расчётный листок» и «Анализ начислений и удержаний». Каждый из них отвечает на свой вопрос, и выбор зависит от того, что именно нужно: начислено, выплачено или удержано.
Важно различать данные по начислению (за какой месяц работы начислена сумма) и по выплате (в каком месяце деньги выданы). Из-за выплаты зарплаты в следующем месяце эти две картины всегда немного различаются, и смешение их — главная причина «несходящихся» отчётов.
Где находятся отчёты по зарплате в 1С:ЗУП 8.3
Откройте раздел «Зарплата» в главном меню программы. В панели навигации найдите блок «Отчёты по зарплате» — именно здесь собраны все штатные инструменты анализа. Если раздела не видно, проверьте, что пользователь обладает правами расчётчика или кадровика-расчётчика: у бухгалтера с ограниченным профилем часть отчётов скрыта.
Альтернативный путь — раздел «Отчёты, справки», где отчёты сгруппированы по назначению. Там же находится «1С-Отчётность» и универсальный отчёт, если штатных вариантов не хватает.
Если нужного отчёта нет в списке, используйте поиск по названию в строке поиска меню (значок лупы или сочетание Ctrl+F в панели функций). В типовой конфигурации отчёты не удаляются — чаще всего они просто скрыты настройками интерфейса конкретного пользователя.
Отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат»
Это основной отчёт для помесячного анализа по всем сотрудникам сразу. Он показывает по каждому работнику: начислено по видам расчёта, удержано (НДФЛ, алименты, прочее), долг за организацией и за сотрудником, выплачено.
Чтобы получить помесячную картину, в шапке отчёта укажите период (например, квартал или год), затем откройте «Настройки» и в структуре добавьте группировку «Месяц начисления» выше группировки «Сотрудник». После нажатия «Сформировать» данные будут развёрнуты по месяцам внутри выбранного периода.
Отчёт строится по данным начисления, поэтому суммы за месяц — это то, что сотрудник заработал за этот месяц, а не то, что получил на карту. Для анализа выплат используйте отчёт «Анализ выплаченной зарплаты» или регистры взаиморасчётов.
- 1Откройте «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Полный свод начислений, удержаний и выплат»
- 2Укажите период анализа, например с января по декабрь
- 3Откройте «Настройки» и добавьте группировку «Месяц начисления»
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте, что итоги развёрнуты по месяцам
- 5При необходимости сохраните вариант отчёта кнопкой «Сохранить настройки»
Отчёт «Анализ ФОТ по сотрудникам»
Отчёт «Анализ фонда оплаты труда» удобен, когда нужно сравнить начисления между сотрудниками и подразделениями в динамике. В типовом варианте он уже содержит разрез по месяцам: колонки таблицы — месяцы периода, строки — сотрудники или подразделения.
Настройки позволяют вывести детализацию по видам начислений: оклад, премии, отпускные, больничные. Это полезно, когда руководитель спрашивает не просто «сколько начислено», а «из чего состоит сумма».
Ограничение отчёта: он отражает только начисления, без удержаний и выплат. Для полной картины его дополняют «Полным сводом» или «Сводом начисленной зарплаты по организации».
Расчётный листок и анализ по одному сотруднику
Если нужна детализация по конкретному человеку, используйте «Расчётный листок» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). В настройках укажите сотрудника и период — программа покажет помесячно все начисления, удержания, отработанные дни и часы, а также состав выплаты.
Для массовой проверки есть отчёт «Расчётные листки» — он формирует листки сразу по списку сотрудников или подразделению. Это удобно перед выдачей листков работникам, которую закон обязывает выполнять при каждой выплате зарплаты.
Расчётный листок — единственный штатный отчёт, где видно отработанное время рядом с начислениями. Поэтому при расхождениях сумм начинайте проверку именно с него: часто причина в неотработанных днях, отпуске или больничном.
Какой отчёт выбрать
Полная картина по всем сотрудникам: начислено, удержано, выплачено, долги. Требует настройки группировки по месяцам.
Сравнение начислений в динамике по месяцам и подразделениям. Не показывает удержания и выплаты.
Детализация по одному сотруднику с отработанным временем. Не подходит для сводной аналитики по компании.
Сводные данные по видам расчёта с помесячной детализацией. Удобен для анализа структуры ФОТ.
Настройка отчёта: период, группировки, отборы
Все отчёты ЗУП построены на системе компоновки данных, поэтому логика настройки одинакова. Кнопка «Настройки» открывает закладки: «Структура» (группировки строк), «Отбор» (фильтры), «Поля» (какие показатели выводить), «Сортировка».
Типовой набор для помесячного анализа: группировка «Месяц начисления», внутри неё «Сотрудник» (или наоборот — сотрудник, внутри месяцы), отбор по организации и подразделению при необходимости. Настроенный вариант сохраните через «Сохранить настройки» — он появится в списке вариантов отчёта и не придётся настраивать заново.
Отбор по подразделению работает по данным на конец месяца начисления. Если сотрудник переводился между подразделениями внутри периода, суммы распределятся по тем подразделениям, где он числился в каждом конкретном месяце.
Почему отчёт пустой или цифры не сходятся
Если отчёт выходит пустым, проверьте три вещи: проведены ли документы «Начисление зарплаты и взносов» за нужные месяцы, правильно ли указан период и не стоит ли лишний отбор (например, по уволенному подразделению). Самая частая причина — месяц начисления ещё не рассчитан окончательно.
Расхождение с ведомостями на выплату почти всегда объясняется сдвигом периодов: зарплата за месяц выплачивается в следующем. Сверяйте начисления с начислениями, выплаты с выплатами — отдельно.
Если суммы отличаются на конкретного сотрудника, сформируйте его расчётный листок за проблемный месяц и сравните с документами: не было ли сторно, перерасчёта прошлого периода или ручной корректировки. Перерасчёты прошлых месяцев попадают в отчёт месяцем начисления исходного периода или текущего — в зависимости от вида документа.
Проверка результата и сверка с учётом
После формирования сверьте итоги отчёта с контрольными точками. Итог по начислениям за месяц должен совпадать с итогом документа «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц. НДФЛ в своде — с отчётом «Анализ НДФЛ» или регистром налогового учёта.
Для сверки с бухгалтерией используйте «Свод начисленной зарплаты по организации» — его данные соответствуют проводкам, которые будут выгружены в 1С:Бухгалтерию. Если свод в ЗУП и обороты по счёту 70 в бухгалтерии расходятся, причину ищите в настройках отражения зарплаты в учёте или в ручных операциях.
Как проверить результат
Совпадает с документом «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц
Есть непроведённые документы или перерасчёты
Совпадает с отчётом «Анализ НДФЛ» за тот же период
Расхождение — проверить дату получения дохода и перерасчёты
Совпадает с суммой ведомостей за период
Есть непроведённые ведомости или долги на начало
FAQ
В каком разделе 1С 8.3 ЗУП искать отчёты по зарплате?
Раздел «Зарплата» → блок «Отчёты по зарплате». Дублирующий путь — раздел «Отчёты, справки». Если отчёта не видно, проверьте права пользователя или найдите отчёт через поиск в панели функций.
Как вывести данные именно помесячно, а не одной суммой за период?
Откройте «Настройки» отчёта и добавьте в структуру группировку «Месяц начисления». После этого итоги развернутся по месяцам внутри выбранного периода. Настройку можно сохранить как отдельный вариант отчёта.
Почему сумма в отчёте не совпадает с тем, что сотрудники получили на карту?
Отчёты по начислению показывают заработок за месяц работы, а выплата происходит в следующем месяце. Для анализа фактических выплат используйте отчёт по выплаченной зарплате или ведомости за период выплаты.
Отчёт сформировался пустым. Что делать?
Проверьте, что за выбранный период проведены документы начисления зарплаты, период в шапке указан верно и в настройках не осталось лишних отборов. Также убедитесь, что у пользователя есть права на просмотр данных по нужной организации.
Можно ли выгрузить помесячный анализ в Excel?
Да. Сформируйте отчёт и сохраните табличный документ через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel. Структура группировок и итоги сохранятся, дальше данные можно фильтровать и строить сводные таблицы.
Чем сверить данные ЗУП с бухгалтерией?
Используйте отчёт «Свод начисленной зарплаты по организации» — он соответствует данным отражения зарплаты в учёте. Сравните его итоги с оборотами по счёту 70 и счетами затрат в 1С:Бухгалтерии.