Как сделать приказ на совмещение должностей в 1С

Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы в течение основного рабочего дня без освобождения от основной работы (ст. 60.2 ТК РФ). В 1С:ЗУП такое оформление отличается от внутреннего совместительства: отдельный трудовой договор не заключается, а кадровое изменение фиксируется специальным документом, на основании которого печатается приказ.

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) для этого предназначен документ «Совмещение должностей». Он одновременно решает три задачи: фиксирует период и условия совмещения, назначает доплату за совмещение и позволяет сформировать печатную форму приказа. Если документа нет в интерфейсе, его нужно включить в настройках функциональности.

Важно не путать совмещение с совместительством: совместительство оформляется приемом на работу по отдельному договору, а совмещение — только приказом и доплатой. Ниже разберем пошагово, как включить нужную функциональность, создать документ, настроить доплату, напечатать приказ и проверить, что начисление попало в расчет зарплаты.

Отличие совмещения от совместительства в 1С

Прежде чем оформлять документ, определите, какой именно вариант работы нужен. От этого зависит, какой документ создавать и как будет считаться оплата.

Совмещение должностей — дополнительная работа в течение основного рабочего дня. Оформляется документом «Совмещение должностей» и доплатой. Отдельный табель не ведется, время не учитывается отдельно.

Внутреннее совместительство — работа в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. В 1С оформляется приемом на работу нового сотрудника (второй строкой в списке) с видом занятости «Внутреннее совместительство».

Расширение зон обслуживания или увеличение объема работ — та же статья 60.2 ТК РФ, но дополнительная работа по той же должности. В 1С также оформляется документом «Совмещение должностей», но совмещаемая должность совпадает с основной.

Сравнение вариантов оформления

Документ «Совмещение должностей»

Подходит для допработы в течение основного дня по ст. 60.2 ТК РФ. Не создает вторую позицию, оплата — только доплата за совмещение.

Прием на работу (совместительство)

Нужен, когда работа выполняется в отдельное время по отдельному договору. Создается вторая строка сотрудника, отдельный табель и начисления.

Кадровый перевод

Используется при временном переводе на другую должность с освобождением от основной работы (ст. 72.2 ТК РФ), это не совмещение.

Включение функциональности совмещения

В базовой настройке программы документ «Совмещение должностей» может быть скрыт. Чтобы он появился, откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» не нужен — идите в «Настройка» → «Состав начислений и удержаний» (либо «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний»).

На вкладке «Прочие начисления» установите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей» (в разных релизах формулировка может звучать как «Выполняется совмещение должностей и временное исполнение обязанностей»). После этого в разделе «Кадры» появится документ «Совмещение должностей», а в списке начислений — вид начисления «Доплата за совмещение должностей».

Если флажок неактивен, проверьте, что включен учет доплат и надбавок, и что у пользователя есть права на изменение настроек. В типовой конфигурации изменение состава начислений доступно пользователю с ролью настройщика или администратора.

Подготовка: что проверить перед созданием приказа

Перед оформлением документа убедитесь, что исходные данные в базе корректны. Это избавит от ошибок в печатной форме и в расчете.

Проверьте следующее:

• сотрудник принят на работу, у него есть действующее кадровое назначение с основной должностью;
• совмещаемая должность существует в справочнике «Должности» (не путайте со штатным расписанием — для совмещения достаточно должности);
• определен размер доплаты: фиксированная сумма, процент от оклада по совмещаемой должности или процент от ФОТ;
• известны даты начала и окончания совмещения; согласие сотрудника получено (в программе оно не хранится, но приказ печатается «с согласия работника»).

Если используется штатное расписание с контролем, совмещение не требует наличия свободной ставки — документ не занимает позицию штатного расписания. Это принципиальное отличие от совместительства.

Создание документа «Совмещение должностей»

Откройте раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Совмещение должностей». Альтернативный путь — создать документ из карточки сотрудника по ссылке «Оформить документ».

Заполните поля документа:

1. Организация — выберите организацию, если в базе их несколько.
2. Сотрудник — работник, которому поручается дополнительная работа.
3. Совмещаемая должность — должность, обязанности по которой выполняются дополнительно. При расширении зон обслуживания укажите ту же должность, что и основная.
4. С ... по ... — период совмещения. Дата окончания необязательна.
5. Комментарий / причина — основание для приказа, например «в связи с производственной необходимостью».

На вкладке или в группе «Оплата» установите размер доплаты. Типовой вариант — доплата в процентах от ФОТ по совмещаемой должности или фиксированной суммой в месяц. Укажите процент или сумму, при необходимости отредактируйте само начисление по ссылке.

1. 1
   Включите совмещение в «Настройка» → «Состав начислений и удержаний»
2. 2
   Создайте документ «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Совмещение должностей»
3. 3
   Заполните сотрудника, совмещаемую должность, период и размер доплаты
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанную сумму доплаты в документе
5. 5
   Проведите документ и напечатайте приказ по кнопке «Печать»
6. 6
   Проверьте появление доплаты в документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц

Настройка доплаты за совмещение

Размер доплаты законодательно не ограничен и определяется соглашением сторон. В 1С типовое начисление «Доплата за совмещение должностей» рассчитывается пропорционально отработанному времени: если сотрудник болел часть месяца, доплата начислится только за фактически отработанные дни.

Способы задания размера:

• Процент от ФОТ совмещаемой должности — удобно, когда доплата привязана к окладу по совмещаемой позиции;
• Фиксированная сумма — проще в контроле, не меняется при индексации окладов;
• Процент от оклада сотрудника — применяется реже, требует изменения формулы начисления.

Если типовая формула не подходит, скопируйте начисление и отредактируйте формулу («Настройка» → «Начисления»). Помните: изменение формулы влияет на все документы с этим начислением, поэтому безопаснее создать копию.

Печать приказа о совмещении

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в форме документа. В типовой поставке доступна печатная форма «Приказ о совмещении должностей» (в ряде релизов — «Приказ о возложении обязанностей»). Унифицированной обязательной формы такого приказа законодательство не устанавливает, поэтому программа формирует документ в свободной форме с реквизитами организации.

В печатную форму автоматически подтягиваются: ФИО и должность сотрудника, совмещаемая должность, период, размер доплаты и основание. Проверьте корректность данных до подписания — источник ошибок чаще всего в карточке сотрудника или в реквизитах организации.

Если требуется собственный макет приказа (например, с дополнительными пунктами о поручаемой работе), его можно доработать через механизм пользовательских печатных форм или с привлечением специалиста по конфигурированию. Для разовой правки проще вывести форму в табличный документ и отредактировать вручную перед печатью.

Проверка начисления и окончание совмещения

Доплата за совмещение попадает в расчет автоматически при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» — отдельных действий не требуется. Откройте расчетный листок сотрудника за месяц начала совмещения и убедитесь, что строка «Доплата за совмещение должностей» присутствует и сумма соответствует условиям приказа.

Если совмещение заканчивается раньше срока или дата окончания не была указана, создайте документ «Отмена совмещения, исполнения обязанностей» (там же, в журнале кадровых документов). Без этого документа доплата продолжит начисляться. Аналогично при досрочном отказе работника от дополнительной работы — оформляется отмена с даты прекращения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ проведен

Норма

В журнале документ без пометки непроведенного, печать доступна

Тревожный признак

Документ сохранен, но не проведен — доплата не начислится

Расчетный листок

Норма

Есть строка «Доплата за совмещение должностей» с ожидаемой суммой

Тревожный признак

Строки нет или сумма нулевая — проверьте период и настройку начисления

Приказ

Норма

В форме корректные ФИО, должности, период и сумма доплаты

Тревожный признак

Пустые поля или неверная должность — ошибка в карточке сотрудника или реквизитах

Окончание совмещения

Норма

После даты окончания доплата прекратилась автоматически или оформлена отмена

Тревожный признак

Доплата продолжает начисляться после завершения — нет документа отмены

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы возникают не из-за самого документа, а из-за окружения: отключенной функциональности, неверного начисления или путаницы с совместительством. Ниже — типичные сценарии сбоев.

Еще одно ограничение: документ «Совмещение должностей» не формирует движения по штатному расписанию и не отражается в отчетах по штатной расстановке как занятие ставки. Если вам нужно видеть совмещаемую позицию в штатных отчетах, используйте внутреннее совместительство.

Удобно вести единый подход к размеру доплаты: например, всегда в процентах от ФОТ совмещаемой должности. Тогда при индексации окладов доплата пересчитается автоматически и не придется массово перепроводить документы совмещения.

FAQ

Нет документа «Совмещение должностей» в меню «Кадры». Что делать?

Откройте «Настройка» → «Состав начислений и удержаний» и на вкладке «Прочие начисления» включите опцию совмещения и временного исполнения обязанностей. После записи настроек документ появится в списке «Все кадровые документы».

Можно ли оформить совмещение без указания даты окончания?

Да, поле даты окончания необязательное. Доплата будет начисляться, пока вы не создадите документ «Отмена совмещения, исполнения обязанностей». Для контроля полезно периодически проверять список действующих совмещений.

Почему доплата за совмещение начислилась не полностью за месяц?

Типовое начисление рассчитывается пропорционально отработанному времени. Если сотрудник был на больничном или в отпуске, доплата начислится только за фактически отработанные дни. Проверить можно по расшифровке суммы в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Чем отличается совмещение от расширения зон обслуживания в 1С?

В программе оба варианта оформляются одним документом «Совмещение должностей». Разница только в том, что при расширении зон обслуживания совмещаемая должность совпадает с основной, а в тексте приказа указывается соответствующая формулировка.

Нужно ли отражать совмещение в табеле учета рабочего времени?

Нет. Совмещение выполняется в течение основного рабочего дня, отдельное время не учитывается. В табеле отражается только основная работа сотрудника, а доплата начисляется по данным документа совмещения.

Как распечатать приказ со своим текстом, а не типовой формой?

Выведите печатную форму в табличный документ через кнопку «Печать» и отредактируйте текст вручную перед выводом на принтер. Для постоянного использования собственного шаблона подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».