Другое · 8 мин
2-НДФЛ в 1С: где найти справку и отчёт
Где найти 2-НДФЛ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии 8.3: справка для сотрудника, отчёт для налоговой, разделы меню, печать и типичные ошибки.
Справка 2-НДФЛ в программах 1С встречается в двух видах: справка о доходах для сотрудника и отчёт 2-НДФЛ для передачи в налоговую инспекцию (теперь как приложение к расчёту 6-НДФЛ). Находятся они в разных разделах меню, и это главная причина, почему пользователи не могут сразу отыскать нужный документ.
Местоположение зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП) справки хранятся в разделе «Налоги и взносы», а в 1С:Бухгалтерии 8 — в разделе «Зарплата и кадры». Ниже разобраны оба варианта с точными путями по меню.
Важно понимать: с отчётности за 2021 год форма 2-НДФЛ как самостоятельный отчёт отменена — сведения о доходах сдаются в составе 6-НДФЛ. Однако справка о доходах для сотрудника (бывшая 2-НДФЛ) сохранилась и выдаётся работникам по запросу, а также выгружается в личный кабинет налогоплательщика.
Где искать 2-НДФЛ в 1С:ЗУП 8.3
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» все документы по НДФЛ собраны в одном разделе. Откройте в верхней панели раздел «Налоги и взносы» — в нём расположены журналы справок и отчётов.
- 1Откройте раздел «Налоги и взносы» в верхнем меню
- 2Выберите «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников» — откроется журнал документов
- 3Нажмите «Создать», укажите сотрудника, год и организацию
- 4Нажмите «Заполнить» — данные подтянутся автоматически
- 5Проверьте суммы и нажмите «Печать» для выдачи справки
Если нужен отчёт для налоговой, в том же разделе выберите пункт «2-НДФЛ для передачи в ИФНС». Документ формируется по всем сотрудникам сразу, с группировкой по признакам и ставкам налога. После заполнения его можно выгрузить в файл для сдачи через оператора ЭДО или подготовить к печати.
Если раздела «Налоги и взносы» не видно, проверьте права пользователя: для работы со справками нужна роль кадровика, расчётчика зарплаты или полные права. Также убедитесь, что в настройках учётной политики организации задан налоговый орган (ИФНС), иначе программа не даст сформировать отчёт.
Где найти 2-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии 8.3
В бухгалтерской конфигурации путь немного другой. Откройте раздел «Зарплата и кадры», затем подраздел «НДФЛ». Здесь находятся два нужных пункта: «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников» и «2-НДФЛ для передачи в ИФНС».
Альтернативный маршрут — через меню «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → «Создать» → выбор формы 6-НДФЛ, внутри которой формируется приложение со сведениями о доходах (бывший 2-НДФЛ). Этот вариант удобен, когда справка нужна именно как часть годовой отчётности.
Порядок создания справки для сотрудника аналогичен ЗУП: создайте документ, выберите сотрудника и налоговый период, нажмите «Заполнить». Программа подтянет доходы, вычеты и удержанный налог из регистров учёта НДФЛ.
Где искать в разных конфигурациях
Раздел «Налоги и взносы» → журналы справок и отчётов 2-НДФЛ. Полный функционал по НДФЛ.
Раздел «Зарплата и кадры» → «НДФЛ». Подходит, если зарплата ведётся в БП.
Меню «Отчёты» → «Регламентированные отчёты». Когда нужна форма в составе 6-НДФЛ.
Как сформировать справку для сотрудника
Справка о доходах выдаётся работнику по его заявлению — например, для банка, визы или налогового вычета. В журнале справок нажмите «Создать» и заполните шапку документа: организацию, год, сотрудника и ИФНС, в которую сдаются сведения.
После нажатия кнопки «Заполнить» табличная часть заполнится автоматически: доходы по месяцам с кодами, налоговые вычеты, исчисленный и удержанный налог. Если сотрудник работал в течение года в нескольких обособленных подразделениях, справки формируются отдельно по каждому ОКТМО.
Для выдачи на бумаге используйте кнопку «Печать» → «Справка о доходах». Проверьте, чтобы в печатной форме были актуальные данные о сотруднике: ФИО, ИНН, паспорт. Ошибки в персональных данных — частая причина отказа в приёме справки банком или налоговой.
Как сформировать 2-НДФЛ для передачи в ИФНС
Сведения о доходах сдаются в налоговую в составе годового расчёта 6-НДФЛ. В 1С есть два способа подготовить их: документ «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» (для контроля и выгрузки) и регламентированный отчёт 6-НДФЛ, где приложение № 1 формируется автоматически.
В документе «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» укажите налоговый период, ИФНС и нажмите «Заполнить». Программа создаст справки по всем сотрудникам, получавшим доход. Перед выгрузкой выполните проверку: кнопка «Проверка» покажет ошибки в данных (отсутствующий ИНН, неверный код дохода, расхождение сумм).
Выгрузка выполняется кнопкой «Выгрузить» — формируется XML-файл по утверждённому формату ФНС. Если в организации настроен обмен с контролирующими органами (1С-Отчётность), отправить сведения можно прямо из программы без ручной выгрузки файла.
Проверка данных перед выдачей и сдачей
Перед печатью или выгрузкой сверьте три контрольные точки: общую сумму дохода, сумму удержанного налога и перечень вычетов. Эти показатели должны совпадать с данными регистров учёта НДФЛ и с отчётом «Анализ НДФЛ» (в ЗУП: «Налоги и взносы» → «Отчёты по налогам и взносам»).
Полезный отчёт для сверки — «Регистр налогового учёта по НДФЛ». Он показывает, из каких документов сложилась каждая сумма, и помогает быстро найти источник расхождения. Если в справке пусто, хотя зарплата начислялась, проверьте, проведены ли документы начисления и ведомости на выплату.
Как проверить результат
Совпадает с расчётными листками за год
Меньше или больше — есть непроведённые или лишние документы
Совпадает с исчисленным при полной выплате зарплаты
Разница означает долг по выплате или ошибку удержания
ИНН, ФИО, паспорт актуальны и без опечаток
Пустой ИНН или старые данные — справку не примут
Указан налоговый орган по месту учёта
Не заполнено — документ не выгрузится
Типичные ошибки и ограничения
Ещё одно ограничение: если учёт зарплаты ведётся во внешней программе (например, ЗУП), а бухгалтерия — в 1С:БП, то справки корректно формируются только там, где есть первичные документы начислений. В бухгалтерской базе при такой схеме данных для 2-НДФЛ не будет.
Для уволенных сотрудников справка формируется так же — фильтр по статусу работника в документе не ограничивает выбор. Достаточно указать сотрудника и год, программа подтянет доходы за период работы.
Частые вопросы
Почему справка 2-НДФЛ заполняется пустой, хотя зарплата начислялась?
Чаще всего не проведены документы выплаты (ведомости) или начисления отражены в другой организации базы. Проверьте также, что выбран правильный налоговый период и что у сотрудника есть доходы, облагаемые НДФЛ, а не только необлагаемые выплаты.
Можно ли найти 2-НДФЛ через поиск по меню?
Да. В 1С работает строка поиска по функциям: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или сочетание клавиш и введите «2-НДФЛ». Программа покажет все связанные документы и отчёты, доступные вашей роли.
Где взять справку, если сотрудник запрашивает данные за прошлые годы?
В том же журнале «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников» — при создании укажите нужный год. Данные подтянутся из регистров, если учёт в базе вёлся за тот период. Если база новая, а старые данные не переносились, справку придётся формировать в архивной копии.
Чем справка о доходах отличается от формы из личного кабинета налогоплательщика?
По содержанию это одни и те же сведения. Работодатель сдаёт их в ИФНС, после чего они появляются в личном кабинете сотрудника на сайте налоговой. Справка из 1С нужна, когда документ требуется до сдачи годовой отчётности.
Нужно ли подписывать справку для сотрудника печатью?
Нет, обязательность печати для справки отменена — достаточно подписи руководителя или уполномоченного лица. Если организация использует печать добровольно, можно проставить её, но отказ в приёме справки без печати неправомерен.
Что делать, если пункта «2-НДФЛ» нет в меню вообще?
Проверьте права пользователя — нужен профиль расчётчика или кадровика. Также убедитесь, что в настройках функциональности включён учёт зарплаты и НДФЛ: без этого разделы скрываются из интерфейса.
Что важно запомнить
Справка для сотрудника и отчёт для ИФНС — два разных документа. В ЗУП оба находятся в разделе «Налоги и взносы», в Бухгалтерии — в «Зарплата и кадры» → «НДФЛ». Перед выдачей сверьте суммы с расчётными листками и проверьте персональные данные, а расхождения исправляйте в первичных документах, а не вручную в справке.