Другое · 9 мин
Как оформить учебный отпуск в 1С ЗУП
Как оформить учебный отпуск в 1С ЗУП: создание документа, оплата, страховые взносы, отражение в табеле и отчетах. Пошаговая инструкция для кадровика.
Учебный отпуск в 1С:ЗУП оформляется документом «Отпуск» с видом отсутствия «Отпуск учебный оплачиваемый» или «Отпуск учебный без оплаты». Программа автоматически рассчитает средний заработок (для оплачиваемого варианта), отразит дни в табеле буквенным кодом «У» или «УД» и включит суммы в расчет страховых взносов и НДФЛ.
Основание для оформления — справка-вызов из учебного заведения и заявление сотрудника. До ввода документа проверьте, что в настройках вида отпуска включен нужный тип отсутствия, иначе документ не даст выбрать учебный отпуск. Ниже разобран весь цикл: от подготовки настроек до проверки результата в отчетах.
Подготовка: что проверить до оформления документа
Перед вводом документа убедитесь, что в программе настроены виды отпусков. Откройте «Настройка — Виды отпусков» и найдите «Отпуск учебный оплачиваемый» и «Отпуск учебный без оплаты». В типовой конфигурации они присутствуют по умолчанию, но если база переносилась из другой программы, вид отпуска мог быть не создан.
Также проверьте, что у сотрудника введены данные для расчета среднего заработка: прием на работу, начисления за расчетный период. Если сотрудник работает недавно, средний заработок будет рассчитан из фактически отработанных дней — это нормально, но сумма может показаться неожиданно маленькой.
Запросите у сотрудника справку-вызов по установленной форме. Именно из нее берутся даты начала и окончания отпуска, а также основание (сессия, итоговая аттестация, подготовка диплома). Продолжительность учебного отпуска ограничена нормами ТК РФ в зависимости от уровня образования и формы обучения — сверьте дни со справкой.
Оформление документа «Отпуск» пошагово
Перейдите в раздел «Кадры — Отпуска» и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника и месяц начисления. В поле вида отпуска выберите «Отпуск учебный оплачиваемый» — если отпуск подлежит оплате по справке-вызову, или «Отпуск учебный без оплаты» — если оплата не положена.
Укажите даты начала и окончания строго по справке-вызову. Программа посчитает количество календарных дней автоматически. Учебный отпуск считается в календарных днях, праздничные дни его не продлевают и не исключаются — в отличие от ежегодного основного отпуска.
На закладке с расчетом проверьте средний заработок. При необходимости откройте детализацию расчета по кнопке с изображением калькулятора или через печатную форму «Расчет среднего заработка». Если сумма отличается от ожидаемой, проверьте, все ли начисления расчетного периода введены в базу.
- 1Получите от сотрудника заявление и справку-вызов, сверьте даты и количество дней
- 2Откройте «Кадры — Отпуска», создайте документ, выберите сотрудника
- 3Выберите вид: «Отпуск учебный оплачиваемый» или «Отпуск учебный без оплаты»
- 4Укажите период по справке-вызову, проверьте количество календарных дней
- 5Проверьте расчет среднего заработка и сумму начисления
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-6 или собственной форме
Оплачиваемый и неоплачиваемый учебный отпуск: в чем разница в программе
Оплачиваемый учебный отпуск рассчитывается исходя из среднего дневного заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Начисление облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В табеле такие дни отмечаются кодом «У».
Неоплачиваемый учебный отпуск (например, для сдачи вступительных экзаменов или для студентов, когда оплата не предусмотрена) оформляется тем же документом, но начисление не производится. В табеле дни отражаются кодом «УД». Средний заработок за этот период не сохраняется, но стаж для основного отпуска при определенных условиях может учитываться по-разному — проверяйте по нормам ТК РФ.
Сравнение вариантов
Сессии и итоговая аттестация по справке-вызову. Оплачивается по среднему заработку, код табеля «У», облагается НДФЛ и взносами.
Вступительные экзамены и случаи, где оплата не предусмотрена законом. Начисления нет, код табеля «УД».
Если учебный отпуск не положен, но стороны договорились — оформляется отпуск без сохранения по семейным обстоятельствам, код «ДО».
Отражение в табеле и расчете зарплаты
После проведения документа «Отпуск» дни отсутствия автоматически попадают в табель учета рабочего времени (документ «Табель» или отчет «Табель (Т-13)»). Проверьте, что дни отмечены правильным кодом: «У» — оплачиваемый, «УД» — неоплачиваемый. Если в табеле видны рабочие часы вместо кода отсутствия, скорее всего, документ не проведен или введен на другой период.
Если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, программа разделит начисление по месяцам при расчете зарплаты либо начислит всю сумму в месяце оформления — поведение зависит от настроек и релиза. Проверьте расчетный листок сотрудника, чтобы убедиться, что сумма попала в нужный период выплаты.
Дни учебного отпуска исключаются из расчета среднего заработка в будущем: и сами дни, и суммы оплаты. Это произойдет автоматически при следующих расчетах отпусков и больничных.
Как проверить результат
Дни отпуска отмечены кодом «У» или «УД»
Стоят рабочие часы или код отсутствует
Есть начисление «Отпуск учебный» с корректной суммой
Начисления нет или период отпуска не совпадает со справкой-вызовом
Расчетный период 12 месяцев, учтены все начисления
Период пустой или сумма заметно занижена
Налоги, взносы и отчетность
Оплата учебного отпуска облагается НДФЛ и страховыми взносами так же, как обычный отпуск. НДФЛ удерживается при выплате, срок перечисления определяется общими правилами для отпускных. В отчете 6-НДФЛ суммы попадут в соответствующие разделы автоматически после проведения ведомости на выплату.
В РСВ оплата учебного отпуска включается в базу по взносам в общей сумме выплат сотрудника. Отдельных строк для учебных отпусков в отчетности нет. В ЕФС-1 (раздел о стаже) период учебного отпуска отражается с соответствующим кодом — проверьте корректность заполнения при сдаче отчета за год.
Частые ошибки и как их исправить
Наиболее распространенная ошибка — оформление учебного отпуска как обычного отпуска без сохранения зарплаты. Внешне результат похож (сотрудник отсутствует), но нарушаются права работника, если отпуск должен быть оплачен, и неверно формируется стаж. Исправление: отмените проведение ошибочного документа и введите правильный «Отпуск» с учебным видом.
Вторая типичная ситуация — пересечение учебного отпуска с ежегодным или больничным. Программа при проведении выдаст предупреждение о пересечении периодов. Учебный отпуск не продлевается на дни болезни — это важное отличие от основного отпуска, поэтому пересечения нужно разруливать вручную с учетом норм ТК РФ.
Третья ошибка — неверный расчетный период среднего заработка у новых сотрудников. Если сотрудник принят недавно, программа корректно возьмет фактический период, но кадровики иногда вручную «дополняют» расчет, что приводит к завышению. Ручная корректировка среднего допустима только при полном понимании методики расчета.
Проверка результата и печатные формы
Из документа «Отпуск» доступна печать приказа по унифицированной форме Т-6 или по форме, утвержденной в организации. Подпишите приказ, ознакомьте сотрудника. Справка-вызов и заявление подшиваются к приказу как основание.
Итоговая проверка: сформируйте расчетный листок сотрудника за месяц, табель Т-13 и расшифровку среднего заработка. Все три документа должны согласованно показывать период отпуска, код отсутствия и сумму начисления. Расхождение хотя бы в одном месте — признак того, что документ введен некорректно или есть непроведенные исправления.
Что важно запомнить
Учебный отпуск оформляется документом «Отпуск» с правильным видом отсутствия, даты берутся из справки-вызова, оплата считается по среднему заработку автоматически. После проведения обязательно сверьте табель, расчетный листок и приказ.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если в списке видов отпусков нет учебного?
Откройте «Настройка — Виды отпусков» и создайте новый элемент с видом стажа и наименованием «Отпуск учебный». В типовой ЗУП проще проверить, не скрыт ли существующий вид, либо обновить конфигурацию — в актуальных релизах предопределенные виды присутствуют.
Как оформить учебный отпуск совместителю?
Документ «Отпуск» создается отдельно по каждому месту работы. Учтите, что по ТК РФ оплачиваемый учебный отпуск гарантирован только по основному месту работы — для внутреннего совместительства обычно оформляется отпуск без сохранения.
Продлевается ли учебный отпуск на праздничные дни в 1С?
Нет. Учебный отпуск считается в календарных днях, праздники его не продлевают и не исключаются из оплаты. Программа в типовой поставке учитывает это, но при ручной корректировке дат перепроверьте количество дней.
Сотрудник заболел во время учебного отпуска — как отразить?
Больничный за дни учебного отпуска не оплачивается, а сам отпуск не продлевается. Введите документ «Больничный лист» — программа покажет пересечение периодов; пособие за дни совпадения начислено не будет.
Можно ли отозвать сотрудника из учебного отпуска?
Трудовой кодекс не предусматривает отзыв из учебного отпуска. Если сотрудник сам прервал отпуск, оформите исправление документа «Отпуск» с новыми датами и пересчитайте начисление, излишне выплаченные суммы урегулируйте отдельно.
Как исправить ошибочно проведенный учебный отпуск?
Если зарплата за период еще не рассчитана — просто отмените проведение или скорректируйте документ. Если расчет уже выполнен и выплата прошла, используйте механизм сторнирования (документ «Сторнирование начислений») и введите корректный документ заново.