Как оформить простой в 1С:ЗУП

Простой — временная приостановка работы по экономическим, технологическим, техническим или организационным причинам (ст. 72.2 ТК РФ). В 1С:ЗУП 3.1 для его оформления предусмотрен специальный документ «Простой, отстранение от работы», который фиксирует период, причину и порядок оплаты. От корректности этого документа зависят и начисления сотрудникам, и заполнение табеля, и данные для отчётности.

Порядок оплаты зависит от причины простоя: по вине работодателя оплачивается не менее двух третей среднего заработка, по причинам, не зависящим от сторон, — не менее двух третей оклада (тарифной ставки) за фактическое время простоя, а простой по вине работника не оплачивается вовсе. Программа умеет рассчитывать все три варианта, но только если причина указана правильно.

Ниже разобраны подготовительные настройки, пошаговое оформление документа, проверка расчёта и типичные ошибки, которые приводят к заниженной зарплате или неверному табелю.

Подготовка: какие настройки проверить перед оформлением

Перед первым использованием документа убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты включены нужные виды начислений. Откройте «Настройка → Реквизиты и настройки → Расчет зарплаты» и проверьте доступность начислений с назначением «Оплата простоя». В типовой поставке они присутствуют, но могли быть отключены или изменены при доработке конфигурации.

Также проверьте графики работы сотрудников: оплата простоя рассчитывается за рабочие часы (дни) по графику, приходящиеся на период простоя. Если график сотрудника не заполнен на период простоя, расчёт будет неверным или нулевым.

Отдельно убедитесь, что в программе корректно накоплены данные для расчёта среднего заработка — для простоя по вине работодателя он потребуется. Если сотрудник принят недавно и базы для среднего нет, программа рассчитает его из оклада, но это стоит проконтролировать вручную.

Как оформить документ «Простой, отстранение от работы»

Основной инструмент — документ «Простой, отстранение от работы» в разделе «Зарплата → Все начисления» (или «Кадры → Отсутствия» в зависимости от настроек интерфейса). Создайте новый документ и заполните поля последовательно.

В шапке укажите организацию, дату и месяц начисления. Затем выберите вид отсутствия — именно он определяет причину простоя и алгоритм оплаты. Укажите период простоя: дату начала и окончания. Если простой длится неполный рабочий день, установите флаг внутрисменного простоя и укажите часы.

1. 1
   Откройте «Зарплата → Все начисления → Создать → Простой, отстранение от работы»
2. 2
   Выберите вид: простой по вине работодателя, по независящим причинам или по вине работника
3. 3
   Укажите период простоя (целые дни или часы для внутрисменного)
4. 4
   Добавьте сотрудников в табличную часть — по одному или списком через подбор
5. 5
   Проверьте автоматически рассчитанные суммы на вкладке с начислениями
6. 6
   Проведите документ и сформируйте табель для контроля

Простой по вине работодателя

Выбирается вид отсутствия «Простой по вине работодателя». Оплата — не менее 2/3 среднего заработка. Программа рассчитывает средний заработок по стандартным правилам и начисляет оплату за рабочее время по графику сотрудника, попадающее в период простоя.

Простой по причинам, не зависящим от сторон

Используется вид «Простой по независящим от работодателя и работника причинам». Оплата — не менее 2/3 оклада (тарифной ставки), рассчитанных пропорционально времени простоя. Средний заработок здесь не применяется, поэтому сумма для окладников обычно ниже, чем при простое по вине работодателя.

Простой по вине работника

Выбирается соответствующий вид отсутствия без оплаты. Начислений не будет, но время в табеле отразится отдельным кодом, а плановое время будет вытеснено — это важно для корректного расчёта остальной зарплаты за месяц.

Как простой отражается в табеле и расчёте зарплаты

После проведения документа время простоя вытесняет плановое рабочее время в табеле. В отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» период простоя отображается условными обозначениями: РП — простой по вине работодателя, НП — по независящим причинам, ВП — по вине работника. Проверьте, что коды и количество часов соответствуют приказу о простое.

В документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц оплата простоя подтянется автоматически вместе с остальными начислениями. Если простой занял часть месяца, оклад сотрудника будет рассчитан пропорционально отработанному времени, а время простоя оплачено отдельной строкой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц простоя

Норма

Дни простоя отмечены кодами РП, НП или ВП, часы совпадают с приказом

Тревожный признак

Дни простоя стоят как явка (Я) или отсутствуют вовсе

Расчётный листок сотрудника

Норма

Отдельная строка «Оплата простоя» с корректной суммой

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна обычному окладу

Средний заработок (при простое по вине работодателя)

Норма

Среднедневной заработок совпадает с ручным контрольным расчётом

Тревожный признак

Средний рассчитан из неполной базы или равен нулю

Особые ситуации: внутрисменный простой и массовое оформление

Если простой длился несколько часов внутри смены, в документе установите признак «Простой в течение части рабочего дня» и укажите количество часов. Тогда в табеле день будет разделён: часть часов — явка, часть — простой, а оплата рассчитается пропорционально.

При простое целого подразделения не заводите документ на каждого сотрудника вручную — используйте подбор по подразделению в табличной части документа. Все выбранные сотрудники получат одинаковые условия, что исключает расхождения в оплате.

Если простой объявлен приказом с сохранением среднего заработка полностью (например, по решению работодателя сверх норм ТК РФ), типовые виды расчёта могут не подойти — потребуется настройка отдельного начисления с нужной формулой.

Перед массовым оформлением простоя сделайте копию базы или проверьте расчёт на одном сотруднике с известными данными. Сверьте сумму с ручным расчётом: 2/3 от среднего дневного заработка, умноженные на число рабочих дней простоя. Расхождение чаще всего означает проблему с графиком или базой среднего заработка.

Типичные ошибки при оформлении простоя

Отдельная группа ошибок — кадровые. Сам факт простоя должен быть зафиксирован приказом, а работник обязан письменно уведомить работодателя о начале простоя (ст. 157 ТК РФ). Документ в ЗУП не заменяет эти бумажные процедуры, а лишь отражает их в учёте.

Частые вопросы

Можно ли оформить простой сразу на несколько месяцев одним документом?

Документ привязан к месяцу начисления, поэтому длительный простой корректнее оформлять помесячно: это упрощает расчёт среднего заработка, проверку табеля и корректировки. Один документ на несколько месяцев может привести к ошибкам при изменении оклада или графика внутри периода.

Как оплачивается простой сдельщику?

Для сдельщиков простой по независящим причинам оплачивается исходя из 2/3 тарифной ставки (часовой или дневной), а не из фактической выработки. Убедитесь, что сотруднику в кадровых данных назначена тарифная ставка, иначе расчёт будет невозможен или неверным.

Почему сумма оплаты простоя равна нулю?

Наиболее частые причины: не заполнен график работы сотрудника на период простоя, период документа не пересекается с рабочими днями по графику, либо выбран вид «простой по вине работника», который не оплачивается по закону.

Нужно ли оформлять простой, если сотрудник уже на больничном?

Нет. Период временной нетрудоспособности оплачивается по больничному листу, и время простоя на него не начисляется. Если простой начался до болезни, пособие выплачивается в обычном порядке, простой за эти дни не оформляется.

Как исправить ошибочно проведённый документ простоя?

Если зарплата за месяц ещё не выплачена, распроведите или отмените документ и создайте новый с правильными данными, затем пересчитайте начисления. Если выплата прошла, используйте механизм перерасчётов в следующем периоде и проверьте влияние на НДФЛ и взносы.