Как в 1С:ЗУП рассчитать увольнение сотрудника

Увольнение сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется одним документом «Увольнение», который автоматически рассчитывает остаток отпуска, компенсацию за неиспользованные дни, заработок за отработанное время, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Главная задача расчетчика — правильно заполнить дату увольнения, основание и параметры компенсации, а затем проверить результат перед выплатой.

Ошибка в расчете при увольнении особенно чувствительна: сотрудник должен получить полный расчет в последний рабочий день, а недоплата ведет к начислению компенсации за задержку выплат и возможным претензиям со стороны трудовой инспекции. Поэтому важно не только провести документ, но и сверить начисления с расчетным листком и справкой о заработке.

Ниже разобран полный цикл: от проверки исходных данных до печати приказа по форме Т-8 и выдачи документов увольняемому.

Подготовка: что проверить до расчета увольнения

До создания документа убедитесь, что в базе отражены все начисления за месяц увольнения: оклад, премии, надбавки. Если документ «Увольнение» проводится до начисления зарплаты, программа рассчитает заработок за отработанные дни автоматически, но разовые премии и надбавки могут не попасть в расчет — их придется добавить вручную или начислить заранее.

Проверьте остаток отпуска через отчет «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчеты по кадрам»). Если остаток в отчете не совпадает с фактическим, причина обычно в незакрытых кадровых документах прошлых периодов или в отсутствии документов «Отпуск». Некорректный остаток напрямую исказит компенсацию при увольнении.

Также уточните дату увольнения: именно она определяет, за какой период считается заработок и как округляется стаж для компенсации отпуска. Если сотрудник увольняется в середине месяца, программа учтет фактически отработанные дни по графику.

Создание документа «Увольнение»

Откройте раздел «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения» и создайте новый документ «Увольнение». Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения. В поле «Основание увольнения» выберите статью ТК РФ — от нее зависят формулировка в приказе и, в ряде случаев, налогообложение выплат (например, выходное пособие при сокращении).

Если увольняется сразу несколько сотрудников (например, при сокращении штата), используйте документ «Увольнение списком» — он позволяет оформить группу и сформировать общий приказ. Для каждого сотрудника расчет выполняется индивидуально на отдельной строке.

После выбора сотрудника и даты программа автоматически заполняет табличные части: начисления, удержания, НДФЛ и взносы. Не спешите проводить документ — сначала проверьте каждую закладку.

1. 1
   Проверьте остаток отпуска отчетом «Остатки отпусков» и проведите все документы месяца
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника, дату и основание по ТК РФ
3. 3
   На закладке «Компенсация отпуска» проверьте количество дней и при необходимости скорректируйте
4. 4
   Проверьте средний заработок, начисления, НДФЛ и взносы на соответствующих закладках
5. 5
   Проведите документ, распечатайте приказ Т-8 и расчетный листок
6. 6
   Оформите выплату ведомостью с датой последнего рабочего дня

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

На закладке «Компенсация отпуска» программа показывает остаток дней отпуска на дату увольнения и предлагает компенсировать его. Если сотрудник, наоборот, использовал отпуск авансом, поле переключается на «Удержать за использованный авансом отпуск» — сумма будет удержана из расчета, но только в пределах, допустимых законодательством.

Количество дней компенсации можно изменить вручную, но делать это стоит только при подтвержденных расхождениях (например, если часть отпусков велась вне программы). Ручная правка без основания — частая причина споров с сотрудником и ошибок в отчетности.

Средний заработок для компенсации рассчитывается за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению. Откройте расшифровку среднего заработка (кнопка с суммой в документе) и проверьте, какие начисления вошли в базу: премии за прошлые периоды, начисленные после расчетного периода, могут не попасть автоматически.

Если сотрудник отработал меньше года

При стаже менее 12 месяцев средний заработок считается за фактически отработанный период. Программа делает это сама, но проверьте, что дата приема на работу указана верно и все месяцы работы закрыты документами начисления зарплаты.

Выходное пособие и дополнительные компенсации

При увольнении по сокращению штата или ликвидации организации сотруднику положено выходное пособие. В документе «Увольнение» на закладке «Условия увольнения» укажите количество дней (или средних месячных заработков) пособия — программа рассчитает сумму по среднему заработку.

Выходное пособие в пределах установленных норм не облагается НДФЛ и страховыми взносами; сверхнормативные выплаты облагаются. Программа применяет льготу автоматически, если вид начисления настроен корректно, но при нестандартных договоренностях (например, компенсация по соглашению сторон) проверьте коды дохода НДФЛ на закладке «НДФЛ» вручную.

Проверка НДФЛ, взносов и итоговой суммы

На закладке «НДФЛ» проверьте примененные вычеты и коды доходов: компенсация отпуска при увольнении облагается НДФЛ полностью, а для выходного пособия действует необлагаемый лимит. Дата фактического получения дохода при увольнении — последний рабочий день, программа проставляет ее автоматически.

На закладке «Взносы» убедитесь, что страховые взносы начислены на все облагаемые выплаты. Если у сотрудника есть удержания (алименты, займы, неотработанные авансы), проверьте закладку «Удержания» — сумма к выплате не должна уйти в минус после всех удержаний.

Сформируйте расчетный листок сотрудника прямо из документа и сверьте: заработок за отработанные дни, компенсация отпуска, пособие, удержанный НДФЛ и итог к выплате. Именно расчетный листок чаще всего становится предметом разбирательства при спорах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток отпуска

Норма

Совпадает с отчетом «Остатки отпусков» на дату увольнения

Тревожный признак

Расхождение дней — ищите непроведенные отпуска или кадровые документы

Средний заработок

Норма

База включает начисления за 12 месяцев, расшифровка открывается

Тревожный признак

Нулевой или явно заниженный средний, пустая расшифровка

Итог к выплате

Норма

Положительная сумма после всех удержаний

Тревожный признак

Отрицательная сумма или удержания превышают допустимый процент

Печать приказа и выдача документов

Из документа «Увольнение» по кнопке «Печать» доступен приказ по форме Т-8 (или Т-8а для списочного документа), записка-расчет Т-61 и расчетный листок. Записка-расчет Т-61 — ключевой документ: в ней детализированы все начисления, удержания и итоговая сумма, она подписывается кадровиком и бухгалтером.

Выплату оформите стандартной ведомостью (в кассу или в банк) с датой последнего рабочего дня сотрудника. Если сотрудник отсутствовал в день увольнения, выплата производится не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете.

Особые сценарии: отзыв отпуска, перевод, оборотная сторона

Если увольнение оформляется в последний день отпуска (отпуск с последующим увольнением), сначала проведите документ «Отпуск» с соответствующим видом, а документ «Увольнение» создавайте с датой окончания отпуска. Программа корректно разделит отпускные и компенсацию.

При переводе сотрудника в другое юридическое лицо внутри группы компаний используйте документ «Кадровый перевод» с признаком перевода в другую организацию, а не «Увольнение» — это сохранит непрерывность данных и избавит от лишнего расчета компенсаций.

Перед массовым увольнением (сокращение, ликвидация) сделайте копию информационной базы и проведите расчет на одном-двух сотрудниках в тестовом режиме. Так проще отловить ошибки настройки видов начислений до того, как они разойдутся по всем документам.

Часто задаваемые вопросы

Почему программа не рассчитывает компенсацию отпуска при увольнении?

Чаще всего причина в том, что остаток отпуска равен нулю или отрицательный — сотрудник использовал все дни. Проверьте отчет «Остатки отпусков». Если остаток есть, а компенсация не считается, проверьте, что на закладке «Компенсация отпуска» выбран вариант «Компенсировать» и указано количество дней.

Как удержать отпуск, использованный авансом?

В документе «Увольнение» на закладке «Компенсация отпуска» переключите вариант на «Удержать за использованный авансом отпуск» и укажите количество дней. Программа рассчитает сумму удержания по среднему заработку, действовавшему на момент предоставления отпуска, либо по текущему — в зависимости от настроек. Учтите, что общий размер удержаний ограничен законодательством.

Можно ли отменить проведенное увольнение?

Да, если по документу еще не оформлена выплата. Пометьте документ на удаление или распроведите его. Если ведомость уже создана, сначала удалите сотрудника из ведомости. После сдачи отчетности (6-НДФЛ, РСВ) отмена потребует корректировочных форм, поэтому в таких случаях лучше оформлять отмену через отдельный документ.

Облагается ли компенсация отпуска при увольнении НДФЛ и взносами?

Да, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме — это исключение из общего правила для компенсационных выплат. Выходное пособие в пределах установленного лимита, напротив, не облагается.

Что делать, если сотрудник уволен, а потом обнаружена ошибка в расчете?

Создайте документ «Сторнирование начислений» или скорректируйте расчет документом «Перенос данных» в зависимости от ситуации, затем выполните доначисление отдельным документом. Доплату отразите текущей датой выплаты, при необходимости сдайте уточненные 6-НДФЛ и РСВ за соответствующий период.