Другое · 9 мин
1С ЗУП: где найти графики работы и как их настроить
Где найти графики работы в 1С ЗУП 8.3: путь к справочнику, создание и настройка графика, привязка к сотруднику, проверка расчёта времени и типичные ошибки.
Графики работы в 1С ЗУП — это отдельный справочник, от которого зависят расчёт зарплаты, учёт отработанного времени, табель и корректность начислений по неполному рабочему времени. Программа автоматически подставляет график в документы, поэтому важно знать, где он хранится, как его открыть и что делать, если нужного варианта в списке нет.
Основной путь к справочнику: раздел «Настройка» → пункт «Графики работы сотрудников». Если пункт не виден в панели навигации, справочник открывается через «Главное меню» → «Все функции» → раздел «Справочники» → «Графики работы сотрудников». Доступ к «Все функции» предварительно включается в параметрах программы (кнопка настроек в правом верхнем углу, флажок «Отображать команду "Все функции"»).
При первичной настройке базы программа обычно предлагает создать типовую пятидневку автоматически. Но если в организации есть сменные графики, гибкое время или работа по суммированному учёту, каждый такой режим нужно завести отдельным элементом справочника с собственным шаблоном заполнения.
Где именно находится справочник графиков работы
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 (редакция 3.1) справочник доступен из нескольких мест. Самый быстрый способ — рабочий стол раздела «Настройка»: там в группе «Сотрудники и зарплата» расположена ссылка «Графики работы сотрудников». Клик открывает список всех заведённых в базе графиков.
Второй путь — через раздел «Зарплата» или «Кадры»: в некоторых настройках интерфейса ссылка на графики дублируется там. Третий, универсальный вариант — поиск: нажмите в поле поиска в правом верхнем углу командной панели и введите «графики работы», программа сама покажет нужную команду.
- 1Откройте раздел «Настройка» на панели разделов
- 2Найдите ссылку «Графики работы сотрудников» и кликните по ней
- 3Если ссылки нет — откройте «Главное меню» → «Все функции» → «Справочники» → «Графики работы сотрудников»
- 4Для быстрого доступа добавьте команду в избранное через правый клик
Как создать новый график работы
В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать». Откроется форма элемента, где задаётся наименование (например, «Пятидневка 40 часов» или «Сменный 2/2 по 12 часов») и параметры заполнения. Наименование стоит делать понятным: по нему график потом выбирается в кадровых документах и отчётах.
Ключевой блок формы — «Способ заполнения». Для обычной пятидневки выбирается «По дням недели» с указанием часов работы по дням. Для сменных режимов — «По циклам произвольной длины», где задаётся последовательность рабочих и выходных дней. Для гибкого графика — «Гибкий (без фиксированных выходных)» с указанием только общей нормы часов.
После выбора способа заполнения нажмите «Изменить свойства графика» (или «Настроить расписание» в зависимости от версии формы). В расписании укажите время начала и окончания работы, перерывы на обед. Перерывы важны: программа вычитает их из рабочего времени, и ошибка здесь напрямую исказит норму часов и расчёт оплаты.
Настройка неполного рабочего времени и сменных режимов
Для сотрудников на неполной ставке график настраивается с флажком «Неполное рабочее время». В этом случае программа требует указать полный график, относительно которого считается норма. Это нужно, чтобы корректно рассчитывать средний заработок и оплату отпусков: норма берётся из полного графика, а фактическое время — из неполного.
Для суммированного учёта рабочего времени установите соответствующий флажок и укажите учётный период (месяц, квартал, год). Без этого флажка программа будет считать переработки помесячно, что при сменных графиках с «плавающей» нормой даст неверный расчёт доплат за сверхурочную работу.
Как привязать график к сотруднику
Сам график в справочнике — только шаблон. Привязка к человеку выполняется кадровыми документами. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» в поле «График работы». Если поле не заполнить, программа подставит график по умолчанию, заданный в настройках учётной политики организации, что не всегда соответствует реальному режиму сотрудника.
Смена графика у уже работающего сотрудника оформляется документом «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения») с установленным флажком изменения графика. Для массового перевода подразделения используется документ «Изменение графика работы списком» — он позволяет перевести сразу группу сотрудников без создания отдельных переводов.
Проверить, какой график действует у сотрудника на конкретную дату, можно в его карточке: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → ссылка «Трудовая деятельность» или отчёт «Штатное расписание» / «Остатки отпусков и графики». Также фактический график виден в документе «Табель» (раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»).
Как проверить, что график работает правильно
Главный индикатор корректности — норма рабочего времени. Откройте график и посмотрите заполненный календарь: количество рабочих часов в месяце должно совпадать с производственным календарём (для полных графиков) или с расчётной нормой (для неполных и сменных). Если норма расходится — ищите ошибку в расписании: лишние или пропущенные часы, неверно заданные перерывы.
Производственный календарь в ЗУП обновляется отдельно (раздел «Настройка» → «Производственные календари»). Графики, привязанные к нему, переносят праздничные дни автоматически, но только после обновления календаря. Если в графике праздники отображаются как рабочие дни — первым делом проверьте актуальность производственного календаря.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём или расчётной нормой
Расхождение в часы — ошибка в расписании или перерывах
Отображаются как нерабочие
Праздники рабочие — не обновлён производственный календарь
Заполнен по новому графику с даты перевода
Старый режим — не оформлен кадровый перевод
Типичные ошибки при работе с графиками
Наиболее частая проблема — изменение существующего графика вместо создания нового. Поскольку график хранит историю по датам не всегда очевидным образом, правка расписания «на лету» приводит к пересчёту норм за прошлые месяцы и расхождениям в уже закрытых расчётах. Правильный сценарий: новый элемент справочника + кадровый перевод с нужной даты.
Вторая типичная ошибка — отсутствие привязки неполного графика к полному. Без неё программа не может определить долю ставки для расчёта среднего заработка, и отпускные или больничные считаются неверно. Третья ошибка — дублирование графиков: несколько одинаковых «пятидневок» с разными названиями засоряют справочник и приводят к путанице в отчётах.
Где смотреть графики в отчётах и табеле
Для контроля по всей организации используйте отчёты раздела «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»: «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» и «Учёт рабочего времени». Они строятся на основе графиков, действующих у сотрудников в выбранном периоде, с учётом отклонений (отпусков, больничных, командировок).
Если в табеле у сотрудника пусто или режим не соответствует ожиданиям, проверяйте в таком порядке: кадровый документ, назначивший график → сам график в справочнике → производственный календарь. В подавляющем большинстве случаев причина находится на одном из этих трёх шагов.
Что важно запомнить
Графики работы находятся в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Новый режим создавайте отдельным элементом справочника, привязывайте к сотрудникам кадровыми документами, а корректность проверяйте по норме часов и табелю Т-13. Действующие графики не правьте задним числом — это ломает расчёты прошлых периодов.
Частые вопросы
Почему в разделе «Настройка» нет пункта «Графики работы сотрудников»?
Скорее всего, у вашей роли ограничены права или изменён состав панели навигации. Откройте справочник через «Главное меню» → «Все функции» → «Справочники». Если и там его нет — обратитесь к администратору базы для проверки прав доступа к справочнику.
Можно ли изменить график сотруднику с середины месяца?
Да, оформите кадровый перевод с нужной даты. Программа рассчитает норму времени пропорционально: до даты перевода — по старому графику, после — по новому. Учтите, что если расчёт за этот месяц уже выполнен, потребуется его перерасчёт.
Чем график работы отличается от производственного календаря?
Производственный календарь — это общегосударственная сетка рабочих, выходных и праздничных дней. График работы — конкретный режим сотрудника, который может опираться на производственный календарь (пятидневка) или быть независимым от него (сменные циклы). Графики подхватывают праздники из календаря только после его обновления.
Почему в табеле у сотрудника неверные часы, хотя график настроен правильно?
Проверьте документы отклонений: незарегистрированный или «лишний» отпуск, больничный или отсутствие накладываются на график и меняют табель. Также убедитесь, что кадровый перевод на нужный график оформлен с корректной даты и проведён.
Нужно ли заводить отдельный график для каждого сотрудника со сменным режимом?
Нет. Если режимы совпадают (одинаковый цикл и время смен), достаточно одного элемента справочника на всех. Отдельные графики нужны только при различиях в цикле, времени начала смены или длительности перерывов — например, для разных бригад, работающих «в разнобой».