Где в 1С посмотреть график работы сотрудников

График работы сотрудника в 1С хранится не в одном месте, а в нескольких связанных объектах: справочнике графиков, кадровых документах приёма и перевода, а также в отчётах и табеле. Поэтому ответ на вопрос «где посмотреть» зависит от того, что именно нужно: узнать типовой режим (пятидневка, сменный график), проверить, какой график назначен конкретному человеку, или увидеть фактически отработанное время.

Основная рабочая конфигурация для кадрового учёта — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В ней графики ведутся полноценно. В «1С:Бухгалтерии» возможности ограничены: график указывается в документе приёма на работу, но гибкой настройки сменных режимов нет. Ниже разобраны оба варианта и типовые сценарии.

Где хранятся графики работы в 1С:ЗУП

Перечень всех графиков организации находится в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Это справочник, где заведены режимы: пятидневка, шестидневка, «сутки через трое», гибкий график и другие. Каждый элемент справочника содержит шаблон: продолжительность рабочих дней, выходные, сокращённые предпраздничные дни и привязку к производственному календарю.

Открыв конкретный график, вы увидите его настройки и сможете сформировать печатную форму расписания на любой месяц или год. Если нужного графика в списке нет, его создают кнопкой «Создать», заполняя шаблон вручную или по шаблону (например, «по дням недели» или «по циклам произвольной длины» для сменных режимов).

Как узнать, какой график назначен конкретному сотруднику

Самый быстрый способ — открыть карточку сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники», выбрать человека из списка. В карточке, напротив поля «График работы», отображается текущий назначенный режим. Клик по ссылке открывает сам график с его расписанием.

Второй путь — через кадровые документы. Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения», найдите последний документ по сотруднику и посмотрите реквизит «График работы». Это полезно, когда нужно понять, с какой даты действует режим и кто его назначил.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного человека поиском по фамилии
2. 2
   Откройте карточку сотрудника двойным щелчком
3. 3
   Найдите поле «График работы» — там указан действующий режим
4. 4
   При необходимости кликните по названию графика, чтобы увидеть расписание по дням
5. 5
   Проверьте дату назначения в документе приёма или перевода, если режим менялся

Как посмотреть расписание через отчёты

Для просмотра графика целиком по подразделению или списку людей удобнее отчёты. В разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» доступен отчёт «График работы сотрудников» (в некоторых релизах — «Графики работы»): он показывает плановое расписание выбранных сотрудников за произвольный период в виде календарной ленты.

Отдельно стоит отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Он показывает не план, а факт: сколько часов отработано, где были отпуска, больничные и отсутствия. Сравнение отчёта «График работы» с табелем — стандартный способ найти расхождения между планом и фактом.

Чем смотреть график

Карточка сотрудника

Быстро для одного человека; показывает только текущий режим без истории изменений

Документ приёма или перевода

Даёт дату назначения графика и основание; неудобен для массовой проверки

Отчёт «График работы сотрудников»

Подходит для подразделения и произвольного периода; требует прав на кадровые отчёты

Табель Т-13

Показывает фактическое время и отклонения; это не плановый график, а итог месяца

Где смотреть график в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» кадровый блок проще. График работы указывается в документе «Приём на работу» (раздел «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу») и в карточке сотрудника. Полноценного справочника сменных графиков здесь нет: доступны типовые режимы, привязанные к производственному календарю.

Производственный календарь, на который опираются графики, находится в разделе «Главное» → «Производственный календарь» (или «Администрирование» → «Производственные календари» в зависимости от версии). Если календарь не заполнен на нужный год, графики будут считаться некорректно — это одна из частых причин ошибок в расчёте нормы времени.

Частые ошибки и как их проверить

Типичная ситуация: в карточке сотрудника график правильный, а табель заполняется неверно. Причина почти всегда в том, что человека перевели на другой режим не кадровым документом, а «задним числом» исправили старый приём. Тогда программа пересчитывает прошлые периоды, и расчёты «съезжают». Правильный способ смены режима — документ «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы списком сотрудников» с даты фактического изменения.

Вторая ошибка — дубли графиков в справочнике: «Пятидневка», «Пятидневка (новая)», «5/2». Разные подразделения назначают разные элементы, и сводные отчёты становятся нечитаемыми. Периодически сверяйте справочник и помечайте лишние элементы на удаление, предварительно убедившись, что они никому не назначены.

Как проверить результат после назначения или смены графика

После назначения нового графика сформируйте отчёт «График работы сотрудника» за ближайший месяц и сверьте расписание с ожидаемым: рабочие и выходные дни должны совпадать с договорённостью. Затем проверьте норму времени: в документе «Начисление зарплаты и взносов» при подборе сотрудника норма дней и часов должна соответствовать новому режиму.

Если сотруднику уже начислялась зарплата за месяц смены графика, пересчитайте документ начисления. Признак корректной настройки — совпадение нормы часов в расчёте с данными отчёта по графику и отсутствие «лишних» отработанных дней в табеле.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расписание в отчёте «График работы»

Норма

Рабочие и выходные дни совпадают с установленным режимом

Тревожный признак

Дни не совпадают или расписание пустое — график не назначен или не заполнен

Норма времени в начислении зарплаты

Норма

Норма дней и часов равна норме по графику за месяц

Тревожный признак

Норма отличается — проверьте дату назначения и производственный календарь

Табель Т-13

Норма

Плановые явки соответствуют графику, отклонения оформлены документами

Тревожный признак

Прогулы или явки в выходные без оснований — график назначен не с той даты

FAQ

Почему в карточке сотрудника поле «График работы» пустое?

Чаще всего график не был указан в документе приёма на работу или сотрудник заведён без кадрового документа. Откройте последний приём или перевод и проверьте реквизит «График работы». Если документа нет — оформите приём корректно, иначе табель и расчёт зарплаты будут работать с ошибками.

Можно ли посмотреть график сразу по всему подразделению?

Да. Сформируйте отчёт «График работы сотрудников» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты», установив отбор по подразделению и нужный период. Отчёт покажет плановое расписание всех сотрудников подразделения в виде календаря.

Как посмотреть, какой график действовал у сотрудника в прошлом месяце?

Откройте журнал «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и отфильтруйте документы по сотруднику. Каждый кадровый перевод фиксирует график и дату его начала. Также можно сформировать отчёт «График работы сотрудника» за прошлый период — программа учтёт историю назначений.

Чем график работы отличается от табеля?

График — это план: какие дни и часы сотрудник должен работать. Табель (Т-13) — это факт: сколько реально отработано, где были отпуск, больничный или отсутствия. Расхождения между ними оформляются документами отсутствий или сверхурочных работ.

Нужны ли специальные права, чтобы видеть графики?

Для просмотра справочника графиков и кадровых отчётов пользователю нужны права кадровика или расчётчика. Если раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» не отображается, обратитесь к администратору 1С для назначения соответствующего профиля доступа.