1С Управление персоналом: как работать в программе

1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — основная конфигурация для кадрового учёта и расчёта зарплаты в российских организациях. В ней ведут штатное расписание, оформляют приёмы, переводы и увольнения, рассчитывают отпуска, больничные, зарплату и страховые взносы, а также формируют регламентированную отчётность.

Работа в программе строится по единому принципу: сначала заполняются справочники (организация, подразделения, должности, сотрудники), затем оформляются кадровые документы, после них — документы отсутствий и начислений, и только в конце выполняется итоговый расчёт зарплаты за месяц. Нарушение этой последовательности — главная причина ошибок в расчётах.

Ниже разобран практический порядок работы: от первоначальной настройки до закрытия месяца и сдачи отчётности. Материал ориентирован на редакцию 3.1 — актуальную линейку конфигурации, которая поставляется в том числе как отдельный продукт «1С:Управление персоналом» для организаций, где зарплату считают в другой программе.

Первоначальная настройка: что заполнить до начала работы

Без корректной начальной настройки расчёты будут ошибочными, даже если все документы введены правильно. Начните с раздела «Настройка» → «Реквизиты организации»: укажите ИНН, КПП, регистрационные номера в СФР, данные для отчётности и учётную политику — дату выплаты аванса и зарплаты, способ отражения в учёте.

Далее заполните структуру компании: подразделения и должности (раздел «Кадры»). Если в организации есть штатное расписание, включите его ведение в настройках кадрового учёта — тогда приём сотрудника будет привязан к конкретной штатной единице, а программа станет контролировать вакансии и оклады по позициям.

Проверьте графики работы сотрудников («Настройка» → «Графики работы»). От правильно заполненного графика зависит расчёт нормы времени, оплата за фактически отработанные дни и учёт неявок. Для пятидневки используйте типовой график, для сменных режимов создайте собственный с указанием смен и часов.

Кадровые документы: приём, перевод и увольнение

Приём на работу оформляется документом «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). В документе указывают сотрудника (или создают нового), подразделение, должность, дату приёма, график работы и условия оплаты — оклад, надбавки, премии. После проведения документа сотрудник появляется в штате и попадает в расчёт зарплаты.

Перевод на другую должность или в другое подразделение делается документом «Кадровый перевод». В нём можно изменить и условия оплаты: программа сама рассчитает зарплату пропорционально — до даты перевода по старым условиям, после — по новым. Увольнение оформляется одноимённым документом, который автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск и удержание за использованный авансом.

Личные данные сотрудника (паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес, семейное положение) хранятся в карточке сотрудника, а не в документах. Изменять их нужно именно в карточке — тогда новые данные подтянутся во все последующие документы и отчёты.

1. 1
   Создайте карточку сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать», заполните ФИО, ИНН, СНИЛС и паспортные данные.
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приём на работу».
3. 3
   Укажите подразделение, должность (или позицию штатного расписания), дату приёма и график работы.
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» задайте оклад и постоянные надбавки.
5. 5
   Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ по форме Т-1.
6. 6
   Проверьте: сотрудник появился в списке работающих и в отчёте «Штатная расстановка».

Отпуска, больничные и другие отсутствия

Все отсутствия сотрудника должны быть оформлены документами — иначе программа посчитает дни отсутствия рабочими и начислит за них оклад. Основные документы находятся в разделе «Зарплата» или «Кадры»: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Прогул, отсутствие».

Документ «Отпуск» рассчитывает отпускные по среднему заработку за 12 предшествующих месяцев. Если сотрудник работает меньше года, программа корректно учтёт фактический период. Остаток отпуска можно посмотреть в карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» или в отчёте «Остатки отпусков» — сверяйте его перед оформлением, чтобы не отправить человека в отпуск авансом без необходимости.

Больничные вводятся документом «Больничный лист» по данным электронного листка нетрудоспособности. При прямом обмене с СФР данные можно загрузить автоматически по номеру ЭЛН. Первые три дня болезни оплачивает работодатель, остальное — фонд; программа разделяет эти суммы сама, но начало расчёта зависит от корректно указанного стажа в карточке сотрудника.

Начисление зарплаты и взносов: порядок закрытия месяца

Итоговый расчёт выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Документ заполняется автоматически кнопкой «Заполнить» — программа подбирает всех работающих сотрудников, учитывает их оклады, отработанное время по графику, отсутствия, разовые начисления и удержания, рассчитывает НДФЛ и страховые взносы.

Перед заполнением убедитесь, что введены все документы месяца: приёмы, увольнения, отпуска, больничные, премии, разовые удержания. Если документ добавлен после расчёта, зарплату нужно пересчитать — программа покажет необходимость доначисления в документе или через сервис «Доначислить».

После проведения проверьте результат расчётными листками («Зарплата» → «Отчёты» → «Расчётный листок») и сводом начислений. Расчётный листок должен сходиться по формуле: начислено минус НДФЛ минус удержания минус выплаченный аванс равно сумме к выплате.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Начислено по окладу

Норма

Сумма соответствует окладу пропорционально отработанным дням

Тревожный признак

Оклад начислен полностью при наличии отпуска или больничного — значит, документ отсутствия не введён

НДФЛ

Норма

Налог рассчитан нарастающим итогом с учётом вычетов

Тревожный признак

НДФЛ отрицательный или заметно отличается от предыдущих месяцев без причины

Сумма к выплате

Норма

Начислено минус НДФЛ, удержания и аванс

Тревожный признак

Отрицательная выплата без объяснимых удержаний

Выплата зарплаты и ведомости

Выплата оформляется ведомостями: «Ведомость в банк» (для зарплатного проекта или по реестру), «Ведомость на счета» (по номерам лицевых счетов), «Ведомость через кассу» или «Ведомость через раздатчика». Тип ведомости зависит от способа выплаты, указанного в карточке сотрудника или в настройках организации.

Ведомость заполняется автоматически по кнопке «Заполнить» и подбирает долги перед сотрудниками на дату выплаты. После проведения ведомости НДФЛ считается удержанным — именно дата ведомости определяет срок перечисления налога. Непроведённая ведомость означает, что выплаты для программы не было, и задолженность перед сотрудником останется висеть в отчётах.

Для аванса используются те же ведомости, но с видом выплаты «Аванс». Сумма аванса может задаваться фиксированно, процентом от оклада или рассчитываться за фактически отработанное время первой половины месяца — способ настраивается в учётной политике организации.

Отчётность: что и откуда отправлять

Регламентированная отчётность собирается в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Программа формирует расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физлицах, ЕФС-1 в СФР и другие формы. Перед отправкой отчёты нужно сформировать, заполнить и проверить встроенной проверкой контрольных соотношений.

Помимо регламентированных форм, для внутреннего контроля полезны отчёты: «Полный свод начислений, удержаний и выплат», «Расчётные листки», «Штатная расстановка», «Остатки отпусков», «Справка о заработке». Большинство из них находятся в разделах «Зарплата» и «Кадры» в подразделе отчётов.

Типовой месячный цикл: чек-порядок действий

Чтобы ничего не забыть, придерживайтесь фиксированного порядка. В течение месяца: вводите приёмы, переводы, отпуска, больничные и премии по мере возникновения событий. В дату аванса: формируйте ведомость на аванс и выплачивайте. В конце месяца: проверьте табель, введите оставшиеся документы, создайте «Начисление зарплаты и взносов», сверьте расчётные листки, проведите ведомости на выплату.

После выплаты сформируйте и отправьте отчётность за период, сверьте задолженность по зарплате и НДФЛ. Такой цикл занимает у опытного расчётчика заметно меньше времени, чем разбор накопившихся ошибок, и делает учёт устойчивым к проверкам.

Частые вопросы

Чем 1С:ЗУП отличается от «1С:Управление персоналом»?

«1С:Управление персоналом» — отдельный продукт на базе ЗУП для организаций, где зарплата рассчитывается в другой системе, а кадровый учёт, штатное расписание и отчётность по персоналу нужны отдельно. Функционально это та же редакция 3.1 с акцентом на кадровый блок.

Можно ли вести несколько организаций в одной базе?

Да, конфигурация поддерживает многофирменный учёт: каждая организация заводится в справочнике «Организации», документы и отчёты формируются раздельно по каждой, а справочники сотрудников могут быть общими.

Что делать, если зарплата рассчиталась неверно?

Не редактируйте суммы вручную. Найдите причину: проверьте кадровые документы, отсутствия, график работы и назначенные начисления. Исправьте первичный документ, затем пересчитайте «Начисление зарплаты и взносов» или воспользуйтесь механизмом доначисления.

Как оформить работника по совместительству?

Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство» — у сотрудника появится вторая строка в списке работающих. Внешний совместитель принимается как обычный сотрудник с соответствующим видом занятости.

Нужно ли обновлять конфигурацию?

Да, регулярно. Обновления содержат актуальные формы отчётности, ставки налогов и взносов, предельные базы и исправления ошибок. Работа на устаревшем релизе — прямой путь к сдаче недействительных форм и ошибкам в расчёте взносов.

Где посмотреть задолженность по зарплате перед сотрудниками?

Используйте отчёт «Задолженность по зарплате» в разделе «Зарплата» → «Отчёты». Он показывает долг на начало периода, начислено, выплачено и остаток к выплате по каждому сотруднику — удобно сверять перед формированием ведомостей.