Другое · 11 мин
Отпуск с последующим увольнением в 1С: как оформить правильно
Как оформить отпуск с последующим увольнением в 1С:ЗУП: приказ, расчёт отпускных и компенсации, документы увольнения, выплаты и типичные ошибки кадровика.
Отпуск с последующим увольнением — ситуация, при которой сотрудник сначала уходит в неиспользованный отпуск, а последним днём отпуска становится день увольнения. В 1С:Зарплата и управление персоналом такая операция оформляется связкой документов: кадровый приказ на отпуск, расчёт отпускных, а затем документ увольнения с датой, совпадающей с последним днём отпуска.
Главная сложность — не в самом вводе документов, а в корректности дат и расчётов. Ошибка в дате увольнения приводит к неверному расчёту компенсации, неправильному табелю и проблемам при передаче сведений в СФР. Поэтому важно понимать логику программы: 1С автоматически рассчитывает остаток отпуска, средний заработок и итоговые суммы, но только если исходные кадровые данные введены правильно.
Ниже разобран полный цикл оформления: от проверки остатка отпуска до окончательного расчёта и проверки проведённых документов. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП (ред. 3.1), но логика применима и к другим конфигурациям с кадровым учётом.
Проверка остатка отпуска перед оформлением
Прежде чем создавать документы, убедитесь, что у сотрудника есть неиспользованные дни отпуска и программа их видит. Если остаток в 1С не совпадает с реальным, расчёт будет неверным, и исправлять его после увольнения гораздо сложнее.
Остаток проверяется через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты, справки») или справку «Справка об остатках отпусков» из карточки сотрудника. В отчёте укажите дату, на которую нужно рассчитать остаток, — обычно это планируемая дата начала отпуска.
Если остаток неверный, типичные причины: не введены начальные остатки при старте учёта, не проведены прошлые документы «Отпуск», или сотруднику положен дополнительный отпуск, который не настроен в штатном расписании или позиции. Исправить остатки можно документом «Начальная штатная расстановка» с вводом остатков отпусков или документом «Ввод остатков отпусков» в разделе настроек кадрового учёта.
Создание документа «Отпуск» с последующим увольнением
В 1С:ЗУП 3.1 есть два способа оформить операцию. Первый — один документ «Отпуск» с установленным флагом «Отпуск с последующим увольнением». Второй — отдельные документы «Отпуск» и «Увольнение». Первый вариант удобнее: программа сама создаст увольнение и рассчитает все начисления в одном месте.
Порядок ввода документа: раздел «Кадры» → «Отпуска» → «Создать». Выберите сотрудника, укажите период отпуска (дата начала и количество календарных дней), поставьте флаг «Отпуск с последующим увольнением». После установки флага программа автоматически определит дату увольнения — она будет равна последнему дню отпуска.
На вкладке расчёта проверьте средний заработок: программа показывает расчётный период (обычно 12 предшествующих месяцев), начисления, вошедшие в базу, и количество учтённых дней. Если сотрудник работал меньше расчётного периода или были исключаемые периоды (больничные, командировки, отпуска без сохранения), убедитесь, что они отражены в программе — иначе средний заработок исказится.
- 1Проверьте остаток отпуска отчётом «Остатки отпусков»
- 2Создайте документ «Отпуск», укажите сотрудника и период
- 3Установите флаг «Отпуск с последующим увольнением»
- 4Проверьте расчёт среднего заработка и сумму отпускных
- 5Проведите документ и проверьте автоматически созданное увольнение
- 6Сформируйте окончательный расчёт зарплаты за отработанные дни
- 7Проверьте печатные формы: приказ Т-6, Т-60, Т-61
Расчёт отпускных и компенсации
При отпуске с последующим увольнением сотрудник получает три вида выплат: отпускные за дни отпуска, зарплату за отработанные дни до начала отпуска и, если остаток отпуска больше предоставляемых дней, денежную компенсацию за остаток. Все три суммы программа рассчитывает автоматически, но каждую стоит проверить.
Отпускные рассчитываются как средний дневной заработок, умноженный на количество календарных дней отпуска. Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается по тому же среднему заработку. Если сотрудник отработал в организации меньше года, количество дней компенсации определяется пропорционально отработанным месяцам — 1С делает это сама на основании даты приёма и кадровых документов.
Обратите внимание на нюанс: дни отпуска с последующим увольнением «сгорают» из остатка, а компенсация начисляется только за дни, которые не вошли в предоставленный отпуск. Если сотрудник просит отпуск на все накопленные дни — компенсации не будет. Если берёт часть дней — остаток компенсируется деньгами.
Как проверить расчёт
Совпадает с последним днём отпуска
Дата увольнения раньше окончания отпуска или не заполнена
Расчётный период 12 месяцев, исключены больничные и прошлые отпуска
В базу попали отпускные прошлого периода или период пустой
После проведения остаток обнулился или равен компенсированным дням
Остаток не изменился или стал отрицательным
Оформление увольнения и окончательного расчёта
Если вы использовали флаг в документе «Отпуск», программа создаст увольнение автоматически — найдите его в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения». Проверьте дату увольнения, основание (обычно п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — по инициативе работника) и реквизиты заявления сотрудника.
Окончательный расчёт в 1С:ЗУП выполняется документом «Увольнение» (вкладка начислений) или через расчёт зарплаты за месяц увольнения. В него входят: зарплата за отработанные дни месяца, компенсация за неиспользованный отпуск (если есть), премии и прочие начисления, а также удержания — НДФЛ и, при наличии, алименты и другие исполнительные документы.
Особое внимание уделите НДФЛ: отпускные облагаются налогом в момент выплаты, а зарплата и компенсация — в день фактической выплаты при увольнении. При совмещении выплат в одну дату программа корректно распределит налог, но при разнесении выплат проверьте даты получения дохода в регистрах.
Сроки выплат и выдача документов
Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Окончательный расчёт (зарплата и компенсация) — не позднее дня, предшествующего началу отпуска, поскольку именно последний рабочий день перед отпуском считается днём фактического прекращения работы, хотя датой увольнения является последний день отпуска.
Трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р) сотруднику выдают в последний рабочий день перед отпуском. В 1С печатные формы доступны из документов: приказ на отпуск (Т-6), записка-расчёт о предоставлении отпуска (Т-60), приказ об увольнении (Т-8) и записка-расчёт при увольнении (Т-61).
Не забудьте про отчётность: сведения об увольнении передаются в СФР в составе формы ЕФС-1 (подраздел о кадровых событиях) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. В 1С:ЗУП форма формируется в разделе отчётности по страховым взносам.
Особые сценарии и ограничения
Сотрудник заболел во время отпуска с последующим увольнением
Отпуск в этом случае не продлевается — день увольнения остаётся прежним. Больничный лист оплачивается в обычном порядке за весь период нетрудоспособности, включая дни после увольнения, если болезнь началась до него. В 1С больничный вводится документом «Больничный лист», и программа корректно рассчитает пособие даже для уже уволенного сотрудника.
Сотрудник передумал увольняться
Отозвать заявление сотрудник может только до начала отпуска. После начала отпуска трудовые отношения считаются фактически завершёнными, и вернуться можно только через новое трудоустройство. В программе отмена оформляется отменой проведения документов «Отпуск» и «Увольнение» — но только если расчёт ещё не выплачен и отчётность не сдана.
Отпуск авансом
Если сотруднику предоставлен отпуск за дни, которые он ещё не заработал, при увольнении возникает задолженность. Удержать из расчёта можно ограниченную сумму — в общем случае не более 20% от выплаты. В 1С излишне выплаченные отпускные сторнируются автоматически документом увольнения, но если удержание превышает лимит, остаток долга взыскивается только через добровольное согласие сотрудника или суд.
Как выбрать действие
Проверка результата после оформления
После проведения всех документов выполните контрольную проверку. Откройте отчёт «Остатки отпусков» на дату увольнения — остаток сотрудника должен быть нулевым или равным нулю с учётом компенсированных дней. Сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения: в нём должны быть отпускные, зарплата за отработанное время, компенсация (если положена), НДФЛ и итог к выплате.
Проверьте табель учёта рабочего времени: дни отпуска должны быть отмечены кодом «ОТ» (или «ОД» для дополнительного), период после отпуска не должен содержать рабочих дней. Наконец, убедитесь, что в карточке сотрудника появилась запись об увольнении с корректной датой и основанием.
Что важно запомнить
Отпуск с последующим увольнением в 1С:ЗУП оформляется документом «Отпуск» с соответствующим флагом, день увольнения — последний день отпуска. Отпускные платятся за три дня до начала отпуска, окончательный расчёт и документы выдаются в последний рабочий день. Перед оформлением проверьте остаток отпуска, после — расчётный листок и табель.
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск с последующим увольнением, если сотрудник отработал меньше шести месяцев?
Формально право на отпуск возникает после шести месяцев работы, но при увольнении работодатель может предоставить отпуск авансом по согласованию. Альтернатива — выплатить только денежную компенсацию за фактически заработанные дни, что при коротком стаже обычно и делают.
Какой день считается днём увольнения — последний рабочий или последний день отпуска?
Днём увольнения является последний день отпуска. Однако все выплаты, трудовая книжка и приказ оформляются в последний рабочий день перед началом отпуска, поскольку после этого сотрудник уже не выходит на работу.
Что делать, если в 1С не появляется флаг «Отпуск с последующим увольнением»?
Проверьте версию конфигурации — в актуальных релизах 1С:ЗУП 3.1 флаг доступен в документе «Отпуск». Если его нет, оформите два документа: «Отпуск» на нужный период и «Увольнение» с датой, равной последнему дню отпуска. Результат будет тем же.
Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск налогами?
Да, в полном объёме: с компенсации удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы. Это отличает её, например, от выходного пособия в пределах лимитов, которое может быть освобождено от налога.
Можно ли отменить увольнение после начала отпуска?
Нет. После начала отпуска с последующим увольнением отозвать заявление нельзя — трудовые отношения считаются завершёнными. Сотрудник может вернуться в организацию только через новое трудоустройство по общим правилам.
Как оплатить больничный, открытый во время отпуска с последующим увольнением?
Больничный оплачивается полностью за весь период нетрудоспособности, даже если его часть пришлась на дни после даты увольнения. Отпуск при этом не продлевается и дата увольнения не сдвигается. В 1С пособие рассчитывается обычным документом «Больничный лист».