Другое · 9 мин
Как начислять аванс в 1С ЗУП
Как начислить аванс в 1С ЗУП: настройка способа расчёта, документ «Начисление за первую половину месяца», выплата, НДФЛ и типичные ошибки.
Аванс в 1С:ЗУП формируется документом «Начисление за первую половину месяца», а выплачивается ведомостью с характером выплаты «Аванс». Программа поддерживает три варианта расчёта: фиксированной суммой, процентом от оклада (тарифа) и расчётом за фактически отработанное время первой половины месяца. Выбор способа задаётся в настройках организации и в кадровых документах сотрудника.
По трудовому законодательству зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, поэтому аванс — обязательная часть расчётов, а не опция. Ошибки в настройке приводят к заниженным или завышенным выплатам, неверному исчислению НДФЛ и расхождениям в отчётности. Ниже разобран порядок настройки и начисления аванса в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.
Способы расчёта аванса и где они настраиваются
Глобальная настройка находится в разделе «Настройка → Реквизиты организации» на вкладке «Учётная политика и другие настройки», по ссылке «Бухучёт и выплата зарплаты». Здесь указываются дата выплаты аванса, дата выплаты зарплаты и способ расчёта аванса по умолчанию для всей организации.
Доступны три варианта. «Фиксированной суммой» — каждому сотруднику платится заранее заданная сумма. «Процентом от тарифа» — аванс считается как доля от месячного оклада или тарифной ставки. «Расчётом за первую половину месяца» — программа рассчитывает оплату по фактически отработанному времени с 1 по 15 число с учётом всех назначенных начислений.
Индивидуальный способ для конкретного сотрудника задаётся в документах «Приём на работу» или «Кадровый перевод» в поле «Аванс». Если поле не заполнено, применяется настройка организации. Это удобно, когда большинству платят процентом, а отдельным категориям — фиксированные суммы.
Сравнение способов расчёта аванса
Просто и предсказуемо, но при длительном отсутствии сотрудника (болезнь, отпуск) возможна переплата, которую придётся удерживать.
Быстрый расчёт без табеля, но не учитывает фактические отсутствия — риск переплаты сохраняется.
Самый точный и безопасный с точки зрения трудовых проверок вариант, но требует актуальных данных табеля до 15 числа.
Подготовка данных перед начислением
Перед формированием аванса проверьте, что в базе введены все кадровые события первой половины месяца: приёмы, увольнения, переводы, отпуска, больничные, командировки и прогулы. Если аванс считается расчётом за первую половину месяца, программа берёт данные из табеля, и неучтённое отсутствие напрямую исказит сумму.
Убедитесь, что в настройках учёта времени заполнен производственный календарь и графики работы сотрудников. При расчёте «за первую половину месяца» программа определяет норму времени с 1 по 15 число именно по графику сотрудника. Пустой или неверный график — частая причина нулевого или завышенного аванса.
Начисление аванса документом «Начисление за первую половину месяца»
Документ находится в разделе «Зарплата → Начисления за первую половину месяца» (в некоторых релизах — «Все начисления» с выбором соответствующего вида документа). Создайте новый документ, укажите организацию, месяц начисления и дату. По кнопке «Заполнить» программа подберёт всех сотрудников, которым положен аванс, и рассчитает суммы выбранным способом.
Если способ — «расчёт за первую половину месяца», в табличной части появятся строки начислений (оплата по окладу, надбавки, премии, входящие в состав аванса) с отработанным временем. Двойной щелчок по сотруднику открывает расшифровку: видно, какие начисления вошли и сколько дней учтено. При способах «фиксированная сумма» и «процент» табличная часть содержит только итоговые суммы без детализации по времени.
После проверки проведите документ. Документ формирует начисления, но не удерживает НДФЛ окончательно: налог будет исчислен и удержан при выплате. Проверить результат можно отчётом «Расчётный листок» за первую половину месяца либо отчётом «Анализ аванса» (если включён в функциональности).
- 1Проверьте кадровые документы и отсутствия за период с 1 по 15 число
- 2Откройте «Зарплата → Начисления за первую половину месяца» и создайте документ
- 3Укажите организацию и месяц, нажмите «Заполнить»
- 4Проверьте суммы по сотрудникам, при необходимости скорректируйте вручную
- 5Проведите документ и сверьте результат отчётом
Выплата аванса и удержание НДФЛ
Выплата оформляется документами ведомостей: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа выдачи денег. В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс», укажите месяц и дату выплаты. По кнопке «Заполнить» программа подберёт сотрудников с начисленным, но не выплаченным авансом.
При заполнении ведомости в колонке «НДФЛ» программа рассчитывает налог с суммы аванса. Удержание НДФЛ регистрируется именно в момент выплаты — это соответствует порядку, при котором датой получения дохода в виде аванса считается день выплаты. Если налоговые вычеты превышают сумму аванса, НДФЛ может оказаться нулевым, а неиспользованный вычет перейдёт на окончательный расчёт.
После проведения ведомости проверьте остаток задолженности отчётом «Задолженность по зарплате» или «Расчётный листок»: сумма аванса должна перейти из начисленного в выплаченное. Расхождение обычно означает, что ведомость заполнена не на всех сотрудников или не проведена.
Особые ситуации: отсутствия, новые сотрудники, увольнения
Сотрудник, принятый после 1 числа, но отработавший часть первой половины месяца, попадёт в документ начисления аванса автоматически при способе «расчёт за первую половину месяца». При фиксированном способе программа выплатит полную сумму аванса — проверьте такие строки вручную и уменьшите сумму, если это не предусмотрено локальными актами.
Если сотрудник весь период с 1 по 15 число был в отпуске или на больничном и это отражено в базе, при расчёте за фактически отработанное время аванс будет нулевым — это нормально. При процентах и фиксированных суммах программа не учитывает отсутствия, и переплату придётся компенсировать при окончательном расчёте.
При увольнении до даты аванса документ «Увольнение» произведёт полный расчёт, и отдельный аванс не требуется. Если аванс уже был начислен документом, но сотрудник увольняется до выплаты — удалите его строку из ведомости, иначе образуется излишняя выплата.
Проверка результата и отчётность
Основные инструменты контроля: отчёт «Расчётный листок» (показывает начисленный аванс и удержанный с него НДФЛ), «Свод начислений и удержаний» и «Анализ НДФЛ по датам получения дохода». Сверьте: начисленный аванс равен выплаченному по ведомости, НДФЛ удержан в дату выплаты, остаток долга по сотруднику соответствует ожиданиям.
В отчёте 6-НДФЛ аванс отражается с датой получения дохода, равной дате выплаты, и датой удержания налога в тот же день. Если в разделе появляются странные даты или суммы аванса попадают не в тот период — проверьте даты в ведомостях: именно они определяют налоговую аналитику.
Как проверить результат
Аванс начислен, НДФЛ удержан при выплате, остаток долга логичен
Аванс есть в начислениях, но не в выплатах, или сумма не соответствует настройке
Характер выплаты «Аванс», дата выплаты совпадает с фактической
Выбрана «Зарплата» или дата ведомости отличается от платёжной
Доход аванса отражён датой выплаты, налог удержан в тот же день
Аванс попал в неверный период или НДФЛ не удержан
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выплачивать аванс без документа «Начисление за первую половину месяца»?
Да, если способ расчёта — фиксированная сумма или процент от тарифа: ведомость заполнится суммами из кадровых документов. Но без документа начисления суммы не попадут в расчётные листки как начисление, что затрудняет сверку и проверки.
Почему у сотрудника аванс рассчитался нулевым?
Чаще всего причина в том, что весь период с 1 по 15 число закрыт отсутствием (отпуск, больничный) при расчёте за фактически отработанное время. Также проверьте график работы сотрудника и дату приёма: если она позже 15 числа, аванса в этом месяце не будет.
Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?
Да. НДФЛ исчисляется и удерживается при выплате аванса, поскольку датой получения этого дохода считается день выплаты. В 1С:ЗУП налог рассчитывается автоматически при заполнении ведомости.
Как изменить размер аванса одному сотруднику?
Создайте документ «Кадровый перевод» (или «Изменение аванса», если доступен в релизе) и укажите новое значение в поле «Аванс». Изменение вступит в силу с указанной даты; уже проведённые документы начисления нужно перезаполнить.
Что делать, если аванс выплачен, а сотрудник уволился в минус?
Проведите документ «Увольнение» — программа выполнит окончательный расчёт и покажет задолженность сотрудника. Удержание излишне выплаченных сумм ограничено законодательством, поэтому сумму долга придётся согласовывать с сотрудником или списывать по правилам учёта.
Почему в ведомости не заполняется НДФЛ?
Проверьте, что в ведомости выбран характер выплаты «Аванс» и указана дата выплаты. Также убедитесь, что у сотрудника есть налогооблагаемый доход и корректно настроен статус налогоплательщика в карточке сотрудника.
Что важно запомнить
Аванс в 1С ЗУП начисляется документом «Начисление за первую половину месяца», выплачивается ведомостью с характером «Аванс», НДФЛ удерживается при выплате. Перед начислением проверьте отсутствия, графики и настройки способа расчёта — это главные источники ошибок.