Администрирование · 11 мин
Как добавить нового пользователя в 1С:Документооборот
Пошаговая инструкция по добавлению пользователя в 1С:Документооборот: создание карточки, права доступа, роли, подразделение, проверка входа и типичные ошибки.
Новый сотрудник не сможет работать в 1С:Документооборот, пока для него не созданы две связанные сущности: пользователь информационной базы (логин и пароль для входа) и карточка пользователя в справочнике программы, к которой привязаны права, роли и подразделение. Пропуск любого из этих шагов — самая частая причина жалоб «не пускает в систему» или «не вижу документы».
Порядок действий немного различается в зависимости от редакции (КОРП, ПРОФ, государственное учреждение) и режима работы — файловый или клиент-серверный. Ниже описан универсальный сценарий для типовой конфигурации, а также особенности для тонкого клиента и веб-клиента.
Все операции выполняются под учётной записью с правами администратора. Если у вас таких прав нет, обратитесь к системному администратору или специалисту, сопровождающему 1С — попытка обойти ограничения через конфигуратор без понимания последствий может нарушить работу всей базы.
Что подготовить перед созданием пользователя
Прежде чем открывать справочники, соберите исходные данные: ФИО сотрудника полностью, должность, подразделение, желаемый логин (обычно в формате «ФамилияИО» или по корпоративному стандарту) и список функций, которые он будет выполнять — регистрация документов, согласование, делопроизводство, работа с задачами.
Проверьте, что в справочнике «Структура предприятия» уже создано нужное подразделение, а в справочнике «Должности» — соответствующая должность. Если их нет, создайте заранее: указывать подразделение в карточке пользователя придётся в любом случае, и проще выбрать готовое значение, чем прерываться на настройку.
Также заранее решите вопрос с правами. В типовом Документообороте права задаются через профили групп доступа и роли. Определите, к какой категории относится новый сотрудник: рядовой пользователь, делопроизводитель, руководитель, администратор. Это сэкономит время на этапе назначения прав и снизит риск выдать лишнее.
Создание пользователя информационной базы
Откройте раздел «Настройка и администрирование» (в некоторых редакциях — «Администрирование») и перейдите в «Пользователи». Нажмите «Создать». Откроется форма, где на первой закладке указываются основные данные.
Заполните поле «Полное имя» — именно оно будет отображаться в документах, задачах и истории. В поле «Имя (для входа)» укажите логин без пробелов. Установите пароль и при необходимости включите требование смены пароля при первом входе — это разумная мера, чтобы сотрудник сразу задал собственный пароль.
Если в организации используется аутентификация операционной системы (доменная), можно включить соответствующий флаг и указать доменную учётную запись в формате \\Домен\Имя. Тогда пользователь будет входить в 1С под своим Windows-логином без отдельного пароля.
- 1Откройте Настройка и администрирование → Пользователи и нажмите «Создать»
- 2Заполните полное имя и имя для входа (логин)
- 3Установите пароль или включите аутентификацию ОС
- 4На закладке «Прочее» проверьте доступные роли
- 5Запишите пользователя и заполните карточку: подразделение, должность
- 6Добавьте пользователя в нужные группы доступа
- 7Проверьте вход под новой учётной записью
Заполнение карточки пользователя в справочнике
После записи пользователя программа предложит заполнить дополнительные сведения, либо откройте карточку из списка. Здесь указываются данные, которые Документооборот использует в бизнес-процессах: подразделение, должность, руководитель, график работы.
Подразделение критично для маршрутизации: по нему определяется, какие документы доступны сотруднику, кому уходят задачи на согласование и кто отображается в списках выбора. Ошибка в подразделении приведёт к тому, что пользователь не увидит «свои» документы или получит чужие задачи.
Поле «Недействителен» оставьте снятым — оно используется при увольнении, чтобы отключить пользователя без удаления истории его работы. Если сотруднику нужен заместитель на время отпуска, это настраивается отдельно через механизм замещения, а не через создание второй учётной записи.
Назначение прав и ролей
Права в Документообороте складываются из двух уровней: роли платформы (определяют доступ к объектам конфигурации) и группы доступа (ограничивают видимость конкретных документов, папок, видов документов). Для рядового сотрудника обычно достаточно типового набора ролей «Пользователь», который подставляется автоматически.
Группы доступа настраиваются в разделе «Настройка и администрирование → Группы доступа» или прямо из карточки пользователя по ссылке «Права доступа». Добавьте пользователя в группы, соответствующие его функциям: например, «Делопроизводители» для регистраторов, «Руководители» для согласующих.
Если в организации действует разграничение доступа по подразделениям или видам документов, убедитесь, что новый пользователь входит в нужные группы доступа к папкам и грифам. Иначе он зайдёт в систему, но не увидит ни одного документа — типичная ситуация после добавления сотрудника «вторым эшелоном».
Сравнение вариантов
Подходит большинству сотрудников: создание и редактирование своих документов, работа с задачами. Не даёт административных функций.
Для сотрудников, регистрирующих входящие и исходящие документы, работающих с номенклатурой дел. Требует дополнительных групп доступа к папкам и журналам.
Для нестандартных сценариев, когда типовые профили не подходят. Требует понимания структуры конфигурации и тестирования — ошибка может открыть лишний доступ или заблокировать нужный.
Особенности для тонкого и веб-клиента
Если сотрудник работает через веб-клиент, дополнительно проверьте, что публикация базы на веб-сервере включает нужные настройки и что пользователю выдана корректная ссылка для входа. Сам логин и пароль создаются одинаково для всех клиентов — различий в карточке пользователя нет.
В клиент-серверном варианте после добавления пользователя изменения применяются сразу, перезапуск сервера не требуется. Но если пользователь уже пытался войти и получил отказ, попросите его полностью закрыть клиент и войти заново — иногда кэшированные настройки мешают первому входу.
Для внешних пользователей (контрагенты, работающие с обращениями через веб-доступ) в Документообороте предусмотрен отдельный механизм «Внешние пользователи». Не создавайте их как обычных сотрудников — у них другой набор ролей и ограниченная область видимости.
Проверка результата
После завершения настройки выполните контрольный вход. Выйдите из программы или запустите второй сеанс, укажите новый логин и пароль. Признак успеха — пользователь попадает на начальную страницу, видит разделы «Документы», «Задачи мне» и может создать тестовый внутренний документ.
Дополнительно проверьте, что пользователь виден в списках выбора: откройте любой документ под администратором и найдите нового сотрудника в полях «Подготовил», «Согласующий». Если его там нет — скорее всего, карточка помечена недействительной или не заполнено подразделение.
Как проверить результат
Пользователь входит под своим логином и видит рабочий стол
Ошибка «Пользователь не найден» или «Недостаточно прав» — проверьте логин, пароль и роли
Доступны документы своего подразделения и назначенные задачи
Пустые списки — не назначены группы доступа к папкам и видам документов
Сотрудник выбирается в полях «Подготовил», «Согласующий», «Исполнитель»
Не находится в поиске — карточка недействительна или есть дубль
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — создание пользователя только в конфигураторе (Администрирование → Пользователи в режиме «Конфигуратор») без карточки в справочнике программы. Такой пользователь сможет войти в базу, но Документооборот не будет знать его подразделение и не выдаст задачи. Всегда создавайте пользователя из интерфейса предприятия.
Вторая распространённая проблема — копирование карточки другого сотрудника «как есть» вместе с правами. Бывший владелец мог иметь индивидуальные доступы, которые новому человеку не нужны и небезопасны. Копирование допустимо как заготовка, но права пересматривайте вручную.
Отключение пользователя при увольнении
Когда сотрудник увольняется, не удаляйте его карточку. Откройте её и установите флаг «Недействителен» — пользователь пропадёт из списков выбора, но вся история его документов, задач и согласований сохранится в первозданном виде.
Параллельно отключите возможность входа: в карточке пользователя снимите доступ к информационной базе или измените пароль. Если используется доменная аутентификация, блокировка учётной записи в Active Directory автоматически закроет и вход в 1С.
Незавершённые задачи уволенного сотрудника переназначьте заранее — через обработку переназначения задач или вручную. Иначе процессы «зависнут» на недействительном исполнителе, и документы не дойдут до завершения.
Что важно запомнить
Пользователь в 1С:Документооборот создаётся в два этапа: учётная запись для входа и карточка в справочнике с подразделением и правами. Давайте минимально необходимые права, проверяйте вход и видимость документов сразу после настройки, а уволенных помечайте недействительными, не удаляя.
Частые вопросы
Можно ли создать пользователя без пароля?
Технически пароль можно оставить пустым, но это серьёзный риск безопасности: в базу войдёт любой, кто знает логин. Если нужен вход без пароля, используйте аутентификацию операционной системы — она опирается на доменную учётную запись и не оставляет базу открытой.
Пользователь создан, но не видит ни одного документа. Что делать?
Почти всегда причина в группах доступа. Проверьте, что пользователь включён в группы, которым открыт доступ к нужным папкам, видам документов и грифам. Также убедитесь, что в карточке указано подразделение — без него часть механизмов разграничения работает некорректно.
Как перенести права от одного сотрудника к другому?
Откройте карточку «образцового» пользователя, посмотрите его группы доступа и роли, затем вручную назначьте тот же набор новому сотруднику. Автоматического «копирования прав» в типовой конфигурации нет, и это осознанное ограничение: перенос вслепую часто тянет за собой лишние доступы.
Что делать, если пользователь с таким логином уже существует?
Имена для входа в информационной базе уникальны, поэтому придумайте вариацию логина: добавьте инициал, цифру или сокращение подразделения. Не переименовывайте существующего пользователя, если он ещё работает — это собьёт его привычный вход.
Нужно ли перезапускать сервер 1С после добавления пользователя?
Нет, изменения применяются сразу как в файловом, так и в клиент-серверном режиме. Если новый пользователь не может войти, причина в другом: неверный пароль, отсутствие ролей или закэшированный сеанс — попросите полностью закрыть клиент и войти заново.
Как добавить сразу несколько пользователей?
Штатной групповой загрузки в типовом интерфейсе нет. Варианты: создавать карточки по одной, использовать синхронизацию с Active Directory (если она настроена в вашей редакции) или заказать обработку загрузки у специалиста по 1С. Для массового найма синхронизация с доменом — самый устойчивый путь.