Учет и Финансы · 13 мин
Статьи затрат в 1С: где посмотреть и как работать с ними
Где найти статьи затрат в 1С:Бухгалтерии и 1С:ERP. Пути к справочникам, настройка аналитики, типичные ошибки и проверка корректности учёта расходов.
Статьи затрат в 1С — это аналитический справочник, который детализирует расходы компании по видам: материалы, аренда, транспортные услуги, зарплата, амортизация и т.д. Именно по статьям строится управленческая отчётность, рассчитывается себестоимость и распределяются косвенные расходы. Однако путь к этому справочнику зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» и «1С:ERP» он называется и располагается по-разному, что и вызывает большинство вопросов у пользователей.
Чтобы быстро найти нужный справочник, важно понимать логику программы: статьи затрат всегда связаны со счетами учёта затрат (20, 25, 26, 44 в бухгалтерском учёте) и используются в документах поступления, списания и распределения расходов. Если вы не можете найти справочник через меню, его почти всегда можно открыть прямо из документа — по полю «Статья затрат» или «Статья расходов».
Ниже разберём конкретные пути в популярных конфигурациях, порядок создания новой статьи, правила настройки аналитики и типичные ошибки, из-за которых расходы «не закрываются» при расчёте себестоимости.
Где находятся статьи затрат в 1С:Бухгалтерии 8.3
Стандартный путь в конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8» (редакция 3.0): главное меню → раздел «Справочники» → группа «Доходы и расходы» → пункт «Статьи затрат». Если раздел «Справочники» не виден на панели разделов, откройте его через кнопку с тремя полосками (меню функций) в левом верхнем углу.
Альтернативный способ — через документ. Откройте, например, «Требование-накладную» или «Поступление (акты, накладные)», встаньте в поле «Статья затрат» на закладке «Счета затрат» и нажмите кнопку выбора или клавишу F4. Откроется форма списка справочника, где можно подобрать существующую статью или создать новую кнопкой «Создать».
Обратите внимание: в «1С:Бухгалтерии» помимо «Статей затрат» существуют смежные справочники — «Прочие доходы и расходы» (для счёта 91) и «Статьи расходов» по налогу на прибыль внутри самих статей. Не путайте их: для счетов 20, 25, 26, 44 используется именно справочник «Статьи затрат».
- 1Откройте главное меню и перейдите в раздел «Справочники»
- 2Найдите группу «Доходы и расходы» и выберите «Статьи затрат»
- 3Если раздела нет — откройте любой документ списания затрат и нажмите F4 в поле «Статья затрат»
- 4Проверьте, что открылся справочник с колонками «Наименование» и «Вид расхода»
Где смотреть статьи расходов в 1С:ERP и Комплексной автоматизации
В «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Комплексная автоматизация» справочник называется «Статьи расходов» (не затрат). Основной путь: раздел «НСИ и администрирование» → подсистема «Финансовый результат и контроллинг» → «Статьи расходов». В некоторых настройках интерфейса тот же справочник доступен из раздела «Финансовый результат и контроллинг» напрямую.
Если пункт не отображается, проверьте включённость функциональных опций: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Финансовый результат и контроллинг». Без включённого учёта затрат и финансового результата часть справочников скрывается из интерфейса, хотя физически в базе присутствует.
Отличие ERP от Бухгалтерии принципиальное: статья расходов в ERP — более сложный объект. В ней задаются правила распределения расходов (на себестоимость товаров, на производство, на финансовый результат), варианты распределения по направлениям деятельности, аналитика и корреспонденция для регламентированного учёта. Поэтому просто «найти и посмотреть» здесь недостаточно — важно проверить настройки распределения.
Как создать новую статью затрат и что заполнить
В «1С:Бухгалтерии» при создании статьи обязательны два ключевых реквизита: наименование и вид расхода. Вид расхода определяет налоговый учёт: от него зависит, попадёт ли сумма в расходы по налогу на прибыль и как будет отражаться в декларации. Типовые значения — «Материальные расходы», «Оплата труда», «Амортизация», «Прочие расходы», «Внереализационные расходы» и др.
Дополнительно укажите вид деятельности, если компания совмещает режимы налогообложения (например, ОСНО и ЕНВД/патент в старых учётных схемах), — от этого зависит распределение расходов между видами деятельности. Группу статей задайте осмысленно: по ней удобно строить отчёты и фильтровать список.
В ERP при создании статьи расходов дополнительно заполните: вариант распределения (на финансовый результат, на себестоимость товаров, на производство, нераспределяемые), правило распределения по организациям и направлениям деятельности, а также настройки отражения в регламентированном учёте (счёт и субконто). Без корректного варианта распределения документ «Распределение расходов» не обработает статью, и сумма зависнет на счёте затрат.
Где посмотреть движения и остатки по статьям затрат
Найти справочник — половина задачи; чаще нужно посмотреть, какие суммы накоплены по конкретной статье. В «1С:Бухгалтерии» используйте отчёты раздела «Отчёты»:
- Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (20, 25, 26, 44) — сгруппируйте по субконто «Статьи затрат», чтобы увидеть обороты и остатки по каждой статье;
- Анализ счёта и Карточка счёта — детализация проводок по конкретной статье с переходом в первичные документы;
- Справка-расчёт «Калькуляция себестоимости» — показывает, как статьи затрат вошли в себестоимость выпущенной продукции.
В ERP аналогичная аналитика доступна через отчёты «Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ расходов» и отчёты по себестоимости в разделе «Финансовый результат и контроллинг». Для управленческого анализа используйте «Доходы и расходы» с детализацией по статьям расходов и направлениям деятельности.
Быстрый способ проверить движения по конкретной статье: откройте элемент справочника и используйте команду перехода к связанной информации (в типовых конфигурациях — панель навигации формы или правый клик → «Найти в списке» / отчёты по объекту, если такая команда включена). Либо установите отбор по статье в журнале документов.
Настройка аналитики: подразделения, номенклатурные группы, направления
Статья затрат редко используется сама по себе — она работает в связке с другой аналитикой. В «1С:Бухгалтерии» на счетах затрат типовая аналитика: подразделение, номенклатурная группа, статья затрат. Состав субконто счёта можно посмотреть и изменить: «Главное» → «План счетов» → открыть счёт (например, 25) → закладка «Субконто». Изменение плана счетов — административная операция; перед правками убедитесь, что понимаете влияние на закрытие месяца и отчётность.
Номенклатурные группы настраиваются в разделе «Справочники» → «Номенклатурные группы» и определяют, по каким направлениям выпуска собираются прямые затраты. Если номенклатурная группа в документах не заполнена, прямые расходы не попадут в себестоимость конкретной продукции.
В ERP аналитика шире: помимо подразделений используются направления деятельности, заказы, проекты, статьи калькуляции. Связь статьи расходов с аналитикой задаётся в самой статье и в правилах распределения. Проверяйте, что в документах (поступление услуг, отражение зарплаты, списание материалов) заполнены все обязательные измерения, иначе распределение пройдёт «в никуда» или с ошибкой.
Перед массовым заведением статей составьте на бумаге структуру: группы (производство, коммерческие, управленческие) и статьи внутри них. Потом сверьте каждую статью с планом закрытия месяца: на каком счёте она будет сидеть и каким документом закрываться. Это избавит от дублей вроде «Аренда», «Аренда офиса» и «Аренда помещений», которые потом приходится объединять вручную.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — дубли статей с похожими наименованиями. Из-за них отчёты дробятся, а пользователи выбирают разные статьи для одних и тех же расходов. Решение: периодически выгружайте справочник в таблицу, находите дубли и переносите документы на одну «правильную» статью (обработкой группового изменения реквизитов или вручную), после чего помечайте лишние статьи на удаление.
Вторая ошибка — неверный вид расхода для налогового учёта. Симптом: суммы не попадают в налоговую декларацию или, наоборот, уменьшают базу, когда не должны. Проверяется через отчёт «Анализ состояния налогового учёта по налогу на прибыль» и сверку видов расходов с учётной политикой.
Третья группа проблем — незакрывающиеся счета затрат в конце месяца. Причины: не заполнена номенклатурная группа, у статьи в ERP не задан вариант распределения, нет базы распределения (например, не отражена выручка по номенклатурной группе). Диагностика: выполните «Закрытие месяца» и откройте отчёт о выполнении операций — программа укажет, на каком этапе и по какой статье возникла проблема.
Как проверить корректность учёта по статьям затрат
После настройки статей и закрытия месяца выполните контрольные проверки. Во-первых, сформируйте ОСВ по счетам 20, 25, 26, 44: на конец месяца сальдо по производственным счетам должно быть нулевым (или равным незавершённому производству, если оно учитывается). Остаток «висит» — ищите статью без правила распределения или без базы.
Во-вторых, сравните управленческую и бухгалтерскую картину: сумма расходов по статьям в ОСВ должна сходиться с отчётом о финансовых результатах (в ERP — с отчётом «Доходы и расходы» с учётом различий управленческого и регламентированного учёта). Расхождения обычно указывают на документы, где статья не заполнена или заполнена некорректно.
В-третьих, проверьте налоговый учёт: отчёт «Анализ состояния налогового учёта по налогу на прибыль» в «1С:Бухгалтерии» покажет суммы по видам расходов и выявит статьи, которые не учитываются или учитываются дважды.
Как проверить результат
Сальдо нулевое или равно НЗП, обороты сгруппированы по статьям
Остаток по счёту без НЗП — есть статья без распределения
Каждая статья имеет осмысленные обороты, нет пустой статьи
Обороты с пустым субконто — в документах не заполнена статья
Виды расходов соответствуют учётной политике, схема сходится
Расходы не попадают в НУ или дублируются — неверный вид расхода в статье
Все операции распределения выполнены без ошибок
Операции с красным статусом и ссылкой на проблемную статью
FAQ: частые вопросы по статьям затрат в 1С
Чем «Статьи затрат» отличаются от «Прочих доходов и расходов» в 1С:Бухгалтерии?
Это два разных справочника для разных счетов. «Статьи затрат» используются на счетах учёта затрат (20, 23, 25, 26, 44), а «Прочие доходы и расходы» — на счёте 91 для операций, не связанных с основной деятельностью: курсовые разницы, штрафы, списание долгов. Если расход относится к обычной деятельности — нужна статья затрат, если к прочим — элемент справочника «Прочие доходы и расходы».
Почему справочник «Статьи затрат» не отображается в меню?
Чаще всего раздел «Справочники» скрыт из панели разделов или у пользователя ограничены права. Откройте меню функций (кнопка с полосками слева вверху) и найдите справочник там. Если его нет и там — проверьте права доступа у администратора. Обходной путь: открыть любой документ списания затрат и нажать F4 в поле «Статья затрат».
Можно ли удалить статью затрат, которая использовалась в документах?
Напрямую удалить нельзя — программа не даст, так как на элемент есть ссылки. Правильный порядок: пометить статью на удаление, затем запустить «Удаление помеченных объектов» (раздел «Администрирование»). Если ссылки мешают, сначала замените статью в документах обработкой группового изменения реквизитов. Просто «заморозить» статью можно снятием с использования через пометку на удаление без физического удаления.
Как посмотреть, в каких документах используется конкретная статья затрат?
Самый надёжный способ — сформировать «Карточку счёта» по счёту затрат с отбором по нужной статье: в отчёте будут все проводки с возможностью перейти в первичный документ двойным кликом. Также можно воспользоваться обработкой «Поиск ссылок на объект» (в типовых конфигурациях доступна администратору), которая покажет все объекты, где встречается элемент справочника.
Что делать, если в ERP статья расходов не распределяется при закрытии месяца?
Проверьте три вещи: заполнен ли в статье вариант распределения (на финансовый результат, на себестоимость и т.д.), существует ли база распределения (например, выручка или объём выпуска за период) и заполнена ли аналитика в самих документах (подразделение, направление деятельности). Отчёт о выполнении операций закрытия месяца обычно прямо указывает причину отказа по конкретной статье.
Нужно ли заводить отдельную статью под каждую мелкую статью расходов?
Нет. Чрезмерная детализация усложняет ввод документов и не даёт аналитической пользы. Практичный подход: заводить отдельную статью, если по ней нужен отдельный контроль в отчётах, отдельный вид расхода для налогового учёта или отдельное правило распределения. Мелкие однотипные траты разумно объединять в укрупнённые статьи вроде «Канцелярские расходы» или «Хозяйственные расходы».
Что важно запомнить
Статьи затрат в 1С:Бухгалтерии находятся в «Справочники» → «Доходы и расходы», в 1С:ERP — «Статьи расходов» в разделе финансового результата. Ключевые реквизиты — вид расхода и правила распределения: от них зависят налоговый учёт и закрытие месяца. Контролируйте результат через ОСВ по счетам затрат и отчёт о закрытии месяца, избегайте дублей статей и не меняйте настройки без резервной копии.