Учет и Финансы · 11 мин
Статьи затрат в 1С: где найти и как работать со справочником
Где найти справочник статей затрат в 1С: Бухгалтерии, ERP и УПП. Пути в меню, настройка аналитики, типовые ошибки и проверка результата.
Статьи затрат — это справочник, через который в 1С детализируются расходы предприятия: материальные, на оплату труда, амортизацию, прочие. От правильного заполнения этого справочника зависит корректность себестоимости, управленческой отчётности и налогового учёта. Проблема в том, что путь к справочнику отличается в разных конфигурациях: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:УПП» хранят статьи затрат в разных разделах меню.
Ниже разобрано, где именно искать статьи затрат в основных конфигурациях, как открыть справочник через поиск, если вы не знаете меню, какие реквизиты проверить в карточке статьи и какие ошибки чаще всего ломают закрытие месяца.
Где найти статьи затрат в 1С:Бухгалтерии 8.3
В типовой «1С:Бухгалтерии предприятия 8.3» справочник называется «Статьи затрат». Стандартный путь: откройте раздел «Справочники» в левой панели, затем группу «Доходы и расходы» и выберите пункт «Статьи затрат». Откроется список всех статей, используемых при отражении расходов на счетах 20, 23, 25, 26, 44.
Если в панели разделов нужного пункта нет, проверьте настройку навигации: нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу раздела «Справочники», выберите «Настройка навигации» и перенесите «Статьи затрат» из левого списка в правый. Иногда пункт скрыт администратором при настройке интерфейса для упрощения работы пользователей.
Обратите внимание: в «1С:Бухгалтерии» есть два похожих справочника — «Статьи затрат» (для производственных и общехозяйственных расходов) и «Прочие доходы и расходы» (для счёта 91). Путать их нельзя: если в документе списания материалов указать статью из неправильного справочника, программа либо не даст провести документ, либо отразит расход не на том счёте.
- 1Откройте раздел «Справочники» в левой панели
- 2Перейдите в группу «Доходы и расходы»
- 3Выберите «Статьи затрат»
- 4Если пункта нет — откройте «Настройка навигации» и добавьте его в меню
- 5Проверьте, что список открылся и содержит статьи
Где искать статьи расходов в 1С:ERP, КА и УПП
В «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация» справочник называется «Статьи расходов» и находится в разделе «Настройки и справочники» → «Регламентированный учёт» → «Статьи расходов». В некоторых версиях ERP путь выглядит как «НСИ и администрирование» → «Справочники» → «Статьи расходов». Точное расположение зависит от редакции конфигурации.
В «1С:Управление производственным предприятием 1.3» (УПП) справочник «Статьи затрат» доступен через меню «Предприятие» → «Управленческий учёт» или через полное меню «Операции» → «Справочники» → «Статьи затрат». В УПП также есть отдельный справочник «Статьи затрат (регл.)» для регламентированного учёта — не смешивайте управленческие и регламентированные статьи.
В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) статьи расходов ищите в разделе «Компания» → «Ещё больше возможностей» → «Деньги» → «Статьи движения денежных средств» для денежных потоков и «Статьи расходов» — для затрат. В УНФ логика проще, но справочник тоже разделён по назначению.
Где искать в разных конфигурациях
Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат. Один справочник для всех затратных счетов.
Настройки и справочники → Статьи расходов. Расширенная аналитика: варианты распределения, правила отражения.
Меню «Операции» → Справочники → Статьи затрат. Отдельные справочники для упр. и регл. учёта.
Компания → Деньги → Статьи расходов. Упрощённая структура без сложного распределения.
Как найти справочник через поиск, если не знаете меню
Универсальный способ, работающий во всех конфигурациях на платформе 8.3, — строка поиска. Нажмите на поле поиска в правом верхнем углу главного окна (или сочетание клавиш Ctrl+F в некоторых интерфейсах), введите «статьи затрат» или «статьи расходов» и выберите справочник в результатах. Поиск покажет как сам справочник, так и документы, где встречается эта строка.
Второй вариант — полный список объектов: в режиме «Все функции» (открывается через главное меню → «Все функции», если пункт включён администратором) найдите в разделе «Справочники» строку «Статьи затрат» или «Статьи расходов». Этот способ удобен, когда нужно увидеть вообще все справочники конфигурации и понять, как называется нужный именно в вашей версии.
Если «Все функции» недоступны, попросите администратора включить этот пункт: главное меню → «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду "Все функции"». Без прав администратора или полных прав на конфигурацию часть объектов может быть скрыта.
Какие реквизиты проверить в карточке статьи затрат
Найти справочник — половина задачи. Чтобы расходы корректно закрывались в конце месяца, у каждой статьи должны быть правильно заполнены ключевые реквизиты. В «1С:Бухгалтерии» это прежде всего «Вид расходов (НУ)» — классификация для налогового учёта: материальные расходы, амортизация, оплата труда, прочие и т.д. От этого реквизита зависит, попадёт ли сумма в декларацию по налогу на прибыль и в какую строку.
В ERP и КА карточка статьи расходов сложнее: там задаётся вариант распределения (на себестоимость, на финансовый результат, не распределять), аналитика расходов (подразделение, заказ, направление деятельности) и правило распределения. Ошибка в варианте распределения — самая частая причина «зависших» сумм на счетах 25 и 26 после закрытия месяца.
Проверяйте также признак «Принимаемые/не принимаемые к НУ» расходы, если он есть: представительские, рекламные нормируемые расходы должны быть помечены корректно, иначе налоговый учёт исказится. После изменения реквизитов статьи перепроведите документы месяца или выполните перезакрытие периода — изменения не применяются к уже проведённым операциям автоматически.
Как проверить корректность настройки статьи
Заполнен и соответствует экономическому смыслу затраты
Пустой или выбран «не соответствует ни одному виду» без причины
Сальдо на конец месяца нулевое
Остаются остатки — проблема в правиле распределения
Расход отразился на нужном счёте с нужной статьёй
Документ не проводится или уходит на 91 счёт
Типовые ошибки при работе со статьями затрат
Самая распространённая проблема — дубли статей. Пользователи не находят нужную статью в списке (из-за отбора, прав или невнимательности) и создают новую с похожим названием: «Аренда офиса», «Аренда офисных помещений», «Аренда (офис)». В результате отчёты по затратам дробятся, аналитика теряет смысл, а консолидация данных превращается в ручную работу. Перед созданием новой статьи всегда ищите по справочнику без отборов.
Вторая ошибка — изменение реквизитов статьи задним числом без перепроведения документов. Если поменять вид расходов НУ у статьи, по которой уже есть проведённые документы, бухгалтерский и налоговый учёт разойдутся: старые проводки останутся с прежней логикой, новые — с изменённой. Перед правкой статьи с историей убедитесь, что понимаете последствия, и запланируйте перезакрытие затронутых периодов.
Третья группа ошибок связана с правами доступа. Если пользователь видит пустой справочник или не может создать статью, причина почти всегда в роли: например, роль «Только просмотр» или ограничение на уровне записей (RLS) по организации. Проверьте права через «Администрирование» → «Пользователи и права» или обратитесь к администратору 1С.
Когда самостоятельной настройки недостаточно
Базовые операции — найти справочник, добавить статью, заполнить наименование и вид расходов — безопасны и не требуют глубоких знаний. Но есть ситуации, где ошибка дорого обойдётся: настройка правил распределения косвенных расходов в ERP, изменение учётной политики по затратам, исправление закрытия месяца за прошлые периоды, по которым уже сдана отчётность.
Перед любыми массовыми изменениями в справочнике сделайте резервную копию информационной базы или хотя бы выгрузку через «Администрирование» → «Выгрузить информационную базу». Если база файловая — достаточно скопировать файл 1Cv8.1CD. Для серверных баз резервное копирование выполняется средствами СУБД, и это задача администратора.
Если после закрытия месяца на затратных счетах остаются остатки, а причина неочевидна, начните с отчёта «Анализ счёта» по счетам 20, 25, 26 в разрезе статей и подразделений — он покажет, какая именно статья не распределилась. Дальнейшая диагностика требует понимания методики распределения, принятой в вашей организации.
Часто задаваемые вопросы
Почему в списке статей затрат пусто, хотя учёт ведётся?
Скорее всего, установлен отбор списка (по организации или группе) либо у вашей роли ограничены права на уровне записей. Снимите отборы через «Ещё» → «Настроить список» и проверьте права у администратора.
Чем «Статьи затрат» отличаются от «Прочих доходов и расходов» в 1С:Бухгалтерии?
«Статьи затрат» используются для расходов на счетах 20–26 и 44 — это затраты основной деятельности. «Прочие доходы и расходы» — аналитика счёта 91 для операций, не связанных с основной деятельностью: курсовые разницы, штрафы, списание долгов.
Можно ли удалить статью затрат, по которой были документы?
Напрямую — нет, программа не даст удалить объект, на который есть ссылки. Можно пометить статью на удаление, но пометка снимется при контроле ссылочной целостности. Правильный путь — заменить статью в документах через обработку поиска и замены значений (требует осторожности и резервной копии) или просто прекратить её использование.
Как быстро создать новую статью затрат прямо из документа?
В поле выбора статьи нажмите кнопку «Создать» (или F8, или «+» в зависимости от интерфейса) — откроется форма нового элемента справочника. Заполните наименование и вид расходов НУ, запишите — статья автоматически подставится в документ.
Почему после закрытия месяца на 25 или 26 счёте осталась сумма?
Чаще всего у статьи затрат не заполнен или некорректно настроен способ распределения, либо нет базы распределения (например, нет выручки или выпуска за период). Проверьте карточку статьи и настройки учётной политики по косвенным расходам.
Где посмотреть, в каких документах используется конкретная статья?
Откройте карточку статьи и воспользуйтесь функцией поиска ссылок на объект: в режиме «Все функции» есть обработка «Поиск ссылок на объекты», либо сформируйте отчёт «Анализ счёта» по затратному счёту с отбором по этой статье — он покажет все обороты и документы-регистраторы.
Что важно запомнить
В 1С:Бухгалтерии статьи затрат находятся в «Справочники → Доходы и расходы», в ERP и КА — в «Настройки и справочники → Статьи расходов». Быстрее всего справочник открывается через поиск. Перед созданием новой статьи ищите существующие, перед изменением реквизитов статей с историей делайте резервную копию и проверяйте закрытие месяца после правок.