Учет и Финансы · 8 мин
Как проводить услуги нотариуса в 1С
Как отразить услуги нотариуса в 1С:Бухгалтерии: документы поступления, проводки, НДФЛ, налоговый учет расходов и типичные ошибки при проведении.
Услуги нотариуса встречаются в учете регулярно: удостоверение доверенностей, заверение учредительных документов, протест векселей, оформление наследства, заверение подписей на карточках. В 1С:Бухгалтерии такие операции отражают через документы поступления услуг или авансовые отчеты — в зависимости от того, кто платил: организация безналично или сотрудник из подотчетных средств.
Ключевая сложность — правильная классификация расхода. Нотариальные услуги относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, если они экономически обоснованы для деятельности организации. От этого зависит счет затрат, статья расходов и принятие суммы в налоговом учете.
Второй нюанс — НДС. Большинство нотариальных действий облагаются государственной пошлиной, которая НДС не облагается, а услуги правового и технического характера у нотариуса могут облагаться по-разному. Поэтому важно правильно читать документ, который выдал нотариус: квитанцию, реестр или акт.
Определяем вид расхода и основание для отражения
Прежде чем создавать документ в программе, разберитесь, что именно оплачено. Нотариус выдает разные документы: квитанцию об уплате по тарифам (госпошлина), квитанцию за услуги правового и технического характера (УПТХ), акт выполненных работ. От вида документа зависит, как отражать операцию в учете.
Государственная пошлина (нотариальный тариф) — это обязательный платеж, который учитывают на счете 68.10 «Прочие налоги и сборы». Услуги правового и технического характера — это обычные услуги, которые отражают как прочие расходы на счетах затрат (26, 44, 91.2 — в зависимости от назначения).
Экономическая обоснованность — обязательное условие для налогового учета. Заверение доверенности на представителя по сделке, удостоверение протокола собрания, заверение документов для регистрации изменений в ЕГРЮЛ — обоснованные расходы. А вот оплата организацией нотариальных услуг по личным делам учредителя (например, оформление наследства физического лица) в расходах для налога на прибыль не учитывается и может обернуться доначислением НДФЛ.
Проведение через документ поступления услуг
Если организация оплатила услуги нотариуса безналично или нотариус выставил счет, используйте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Выберите вид операции «Услуги (акт)».
В табличной части укажите номенклатуру вида «Услуга» — например, «Нотариальные услуги». Если такой позиции нет в справочнике, создайте ее: вид номенклатуры — «Услуги», галочка «Услуга» установлена. Счет затрат укажите в зависимости от назначения: 26 «Общехозяйственные расходы» — для управленческих нужд, 44 — для торговых организаций, 91.2 — если расход не связан с основной деятельностью.
В поле «Статья затрат» выберите или создайте статью с видом расхода «Прочие расходы» (для налогового учета — «Прочие расходы, связанные с производством и реализацией»). Это обеспечит корректное принятие расхода при расчете налога на прибыль или по УСН.
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → «Поступление услуг»
- 2Заполните контрагента-нотариуса, дату и номер входящего документа
- 3Добавьте услугу, укажите сумму и счет затрат 26 (44, 91.2)
- 4Выберите статью затрат с видом «Прочие расходы»
- 5Проверьте ставку НДС (обычно «Без НДС») и проведите документ
- 6Сформируйте проводки кнопкой «Дт/Кт» и сверьте с ожидаемыми
Проведение через авансовый отчет
Чаще всего сотрудник платит нотариусу наличными из подотчетных средств и приносит квитанцию. В этом случае расход отражают через документ «Авансовый отчет» в разделе «Покупки» или «Банк и касса».
В авансовом отчете на закладке «Оплата» укажите квитанцию нотариуса: дату, номер, сумму, счет затрат и статью затрат. Если в квитанции выделена госпошлина отдельной строкой, ее лучше отразить отдельной строкой со счетом 68.10, а УПТХ — со счетом затрат.
Проверьте, чтобы у сотрудника был остаток подотчетных средств или сначала оформите выдачу денег документом «Расходный кассовый ордер» (или «Списание с расчетного счета» на карту). Иначе авансовый отчет создаст отрицательное сальдо по счету 71.
Отражение госпошлины и НДС
Нотариальный тариф в части, установленной законодательством, — это государственная пошлина. В 1С ее отражают проводкой Дт 26 (44) Кт 68.10 или сразу Дт 68.10 Кт 71, если платил подотчетник. В документах поступления и авансовом отчете счет 68.10 можно указать напрямую в поле счета затрат.
По НДС: нотариальные действия, за которые взимается госпошлина, НДС не облагаются. Услуги правового и технического характера у нотариуса, занимающегося частной практикой, как правило, тоже не облагаются НДС в пределах установленных тарифов. Поэтому в документе ставьте ставку «Без НДС». Счет-фактуру нотариус обычно не выставляет, и регистрировать его в программе не нужно.
Если в документе нотариуса НДС все же выделен (это бывает при УПТХ сверх тарифов у отдельных нотариусов), потребуйте счет-фактуру и зарегистрируйте его в поле «Счет-фактура» документа поступления — только тогда налог примется к вычету.
Проводки и налоговый учет: что должно получиться
Типовой набор проводок при оплате через авансовый отчет: Дт 26 Кт 71 — на сумму услуг; Дт 68.10 Кт 71 — на сумму госпошлины. При безналичной оплате: Дт 26 Кт 60 — услуги, Дт 60 Кт 51 — оплата.
В налоговом учете расход принимается на дату акта или утверждения авансового отчета. Для УСН «доходы минус расходы» — после фактической оплаты и наличия оправдательного документа. Проверьте, что статья затрат имеет правильный вид расхода для НУ, иначе сумма не попадет в декларацию.
Как проверить результат
Нет отрицательного сальдо по сотруднику
Красное сальдо — сотруднику не выдавали деньги
Дт 26/68.10 Кт 71 или 60, НДС отсутствует
Счет 19 с НДС от нотариуса без счета-фактуры
Сумма вошла в прочие расходы
Расход не принят — проверьте вид статьи затрат
Пошлина начислена и оплачена
Зависшая задолженность по пошлине
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — проведение всей суммы квитанции одной строкой на счет 26 без выделения госпошлины. Это искажает аналитику по счету 68.10 и затрудняет сверку. Вторая ошибка — указание НДС «по привычке»: если поставить ставку 20% без счета-фактуры, программа создаст неподтвержденный вычет или зависшую сумму на счете 19.
Третья проблема — отсутствие оправдательного документа. Квитанция нотариуса обязательна: без нее расход снимут при проверке. Храните скан квитанции в прикрепленных файлах документа 1С.
Часто задаваемые вопросы
На какой счет отнести услуги нотариуса при регистрации ООО?
Расходы на госпошлину за регистрацию и нотариальное удостоверение заявления при создании организации обычно относят на счет 26 или 91.2 как прочие расходы. В налоговом учете они принимаются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, если оплачены организацией после ее создания.
Нужно ли регистрировать счет-фактуру от нотариуса?
Нет, если нотариус не выставил счет-фактуру — а это стандартная практика, поскольку нотариальные действия в пределах тарифов НДС не облагаются. В документе поступления укажите ставку «Без НДС» и не заполняйте поле счета-фактуры.
Как провести оплату нотариусу картой сотрудника?
Если сотрудник оплатил личной картой, оформите авансовый отчет с приложением квитанции и чека, а затем возместите сумму сотруднику через расходный кассовый ордер или перечисление на карту. Предварительная выдача подотчетных средств в этом случае не требуется, но приказ о порядке возмещения желателен.
Принимаются ли нотариальные расходы при УСН «доходы минус расходы»?
Да, если услуги связаны с деятельностью организации, фактически оплачены и подтверждены документами. Нотариальные расходы входят в закрытый перечень через подпункт о расходах на нотариальное оформление документов — в пределах установленных тарифов.
Что делать, если нотариус вернул деньги за невыполненную услугу?
Оформите поступление на расчетный счет или в кассу с видом операции «Возврат от поставщика» (или «Прочее поступление»), указав тот же договор и счет расчетов. Ранее признанный расход при этом скорректируется сторнирующей записью.
Что важно запомнить
Услуги нотариуса проводят через «Поступление услуг» или авансовый отчет. Госпошлину отражают на счете 68.10, услуги — на счетах затрат со статьей «Прочие расходы». НДС обычно нет, счет-фактура не нужен. Личные расходы физлиц в расходы организации не включайте.