Учет и Финансы · 12 мин
РКО: какой счет используется в 1С и как оформить расходный кассовый ордер
Разбираем, на каком счете отражается РКО в 1С: счет 50, типовые проводки расходного кассового ордера, настройка операций и частые ошибки при выдаче из кассы.
РКО — расходный кассовый ордер, документ, которым оформляется выдача наличных денег из кассы организации. В 1С все операции по РКО проходят через счет 50 «Касса»: именно по кредиту этого счета отражается уменьшение наличных средств. Дебетовый счет при этом зависит от цели выдачи: расчеты с поставщиками — 60, выдача подотчет — 71, зарплата — 70, возврат покупателю — 62 и так далее.
В программах 1С (Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей, ERP) расходный кассовый ордер не является отдельным документом с собственным счетом учета — это печатная форма документа «Выдача наличных» (в старых версиях — «Расходный кассовый ордер»). Счет формируется автоматически по виду операции, который выбирает пользователь. Ошибка в выборе вида операции — самая частая причина неверных проводок по кассе.
Ниже разберем, какой счет и субсчет используется в разных ситуациях, как оформить документ пошагово, как проверить сформированные проводки и какие ошибки приводят к зависшему сальдо на счетах кассы и расчетов.
На каком счете отражается РКО: логика учета
Кассовые операции в бухгалтерском учете ведутся на активном счете 50 «Касса». Поступление наличных (приходный кассовый ордер, ПКО) отражается по дебету 50, а выдача (РКО) — по кредиту. Поэтому вопрос «РКО — какой счет» имеет однозначный ответ для кредитовой части проводки: счет 50, в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерии — субсчет 50.01 «Касса организации».
Если организация ведет учет в валюте, используется субсчет 50.02 «Валютная касса» (при наличии соответствующей настройки плана счетов). Для учета денежных документов (почтовых марок, билетов, путевок), выдаваемых из кассы, применяется субсчет 50.03 «Денежные документы».
Корреспондирующий (дебетовый) счет программа подставляет по виду операции документа. Именно поэтому в 1С нельзя «просто ввести РКО» — нужно выбрать, зачем выдаются деньги. От этого выбора зависит вся дальнейшая аналитика: контрагент, договор, сотрудник, статья движения денежных средств.
Типовые проводки РКО по видам операций
Понимание соответствия «вид операции — проводка» позволяет сразу проверить правильность документа после проведения. Ниже — основные сочетания, которые формирует 1С:Бухгалтерия.
| Вид операции в 1С | Проводка | Когда применяется |
|---|---|---|
| Оплата поставщику | Дт 60.01 — Кт 50.01 | Наличная оплата по договору с контрагентом |
| Возврат покупателю | Дт 62.01 (76.02) — Кт 50.01 | Возврат денег за товар, аванс покупателя |
| Выдача подотчетному лицу | Дт 71.01 — Кт 50.01 | Аванс на хознужды, командировку |
| Выплата зарплаты | Дт 70 — Кт 50.01 | Выдача зарплаты по ведомости или разово |
| Взнос наличными в банк | Дт 51 — Кт 50.01 | Сдача выручки на расчетный счет (иногда через 57.02) |
| Выдача займа сотруднику | Дт 73.01 — Кт 50.01 | Заем работнику организации |
| Возврат займа контрагенту | Дт 66.03 (67.03) — Кт 50.01 | Погашение полученного займа наличными |
Обратите внимание на операцию сдачи наличных в банк. В зависимости от настроек учетной политики и способа инкассации 1С может сформировать либо прямую проводку Дт 51 — Кт 50.01, либо цепочку через счет 57.02 «Приобретение иностранной валюты» / «Переводы в пути»: сначала Дт 57 — Кт 50.01, а после зачисления на счет — Дт 51 — Кт 57. Второй вариант корректен, когда деньги сданы через инкассацию и зачисляются не в тот же день.
Как оформить РКО в 1С:Бухгалтерия 8.3 пошагово
Документ создается в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Создать» → «Выдача наличных». В интерфейсе старых релизов документ может называться «Расходный кассовый ордер» — функционально это одно и то же.
- 1Откройте Банк и касса → Кассовые документы → Создать → Выдача наличных
- 2Выберите вид операции, соответствующий цели выдачи (оплата поставщику, подотчет и т.д.)
- 3Заполните получателя: контрагента и договор либо сотрудника — состав полей зависит от вида операции
- 4Укажите сумму, статью движения денежных средств и при необходимости ставку НДС
- 5Проведите документ и откройте кнопку Дт/Кт для проверки проводок: кредит должен быть 50.01
- 6Распечатайте форму КО-2 через кнопку Печать → Расходный кассовый ордер и подпишите у руководителя, главбуха и кассира
Поле «Статья движения денежных средств» не влияет на бухгалтерские проводки, но обязательно для корректного отчета о движении денежных средств (ОДДС) и кассовой книги в разрезе аналитики. Если статья не заполнена, документ проведется, но управленческая отчетность по ДДС будет неполной.
После проведения документ автоматически формирует запись в кассовой книге. Номер ордера присваивается по сквозной нумерации в пределах календарного года — вручную менять номера не рекомендуется, это нарушает хронологию кассовых документов.
Отдельные сценарии и их тонкости
Выдача подотчет (Дт 71 — Кт 50)
При выдаче денег сотруднику под отчет выбирается вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу», в поле получателя указывается физическое лицо из справочника сотрудников. Проводка формируется по дебету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
Контрольный момент: по действующим правилам выдача нового аванса сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущему, формально не запрещена (ограничение из Указания ЦБ № 3210-У было смягчено), но многие организации закрепляют запрет во внутреннем положении. В 1С задолженность подотчетника видна в оборотно-сальдовой ведомости по счету 71 — проверяйте её перед повторной выдачей.
Выплата зарплаты через кассу (Дт 70 — Кт 50)
Зарплата выдается документом «Выдача наличных» с видом операции «Выплата заработной платы» на основании ведомости (в 1С:Бухгалтерии — «Ведомость в кассу», в ЗУП — соответствующие ведомости). Если выплата разовая (например, увольняемому сотруднику), допускается оформление без ведомости — вид операции «Выплата заработной платы работнику».
Риск при ручном оформлении: если ввести РКО на зарплату без ведомости там, где ведомость уже создана, долг по счету 70 закроется дважды или выплата не попадет в расчетный листок. Всегда проверяйте, задвоился ли остаток по 70 счету после проведения.
Сдача выручки в банк
При сдаче наличных на расчетный счет используется вид операции «Взнос наличными в банк». Если деньги зачисляются в тот же день, достаточно одной проводки Дт 51 — Кт 50.01. При инкассации корректнее использовать промежуточный счет 57, чтобы кассовая книга и выписка банка сходились по датам.
Как проверить, что РКО оформлен правильно
Первичная проверка делается кнопкой «Дт/Кт» в форме документа: кредит должен быть 50.01 (или 50.02 для валютной кассы), дебет — счет, соответствующий цели выдачи. Если дебет не совпадает с ожиданием — почти всегда выбран неверный вид операции, и документ нужно перезаполнить, а не править проводки вручную.
Далее сверьте кассовую книгу за день: отчет «Кассовая книга» в разделе «Банк и касса» должен показать РКО с тем же номером, суммой и получателем. Остаток на конец дня по кассовой книге обязан совпадать с сальдо счета 50.01 в оборотно-сальдовой ведомости.
Как проверить результат
Кредит 50.01, дебет соответствует цели выдачи
Дебет не соответствует цели или стоит ручная корректировка проводок
Остаток на конец дня равен остатку в кассовой книге
Расхождение сумм или отрицательный остаток
Долг уменьшился на сумму РКО
Долг не изменился или появился отрицательный аванс
Отдельно проверьте лимит остатка кассы, если он установлен для организации. Крупный РКО в конце дня обычно уменьшает остаток, но если РКО не проведен, а ПКО проведены, фактический остаток может превысить лимит — это нарушение кассовой дисциплины.
Частые ошибки при работе с РКО в 1С
Если ошибка обнаружена в текущем периоде, достаточно распровести документ, исправить вид операции или реквизиты и провести заново — кассовая книга пересчитается автоматически. Если период закрыт отчетностью, корректировку оформляют новым документом текущей датой или через корректировочные механизмы, согласованные с главным бухгалтером.
РКО в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP документ также называется «Расходный кассовый ордер» и находится в разделе казначейства. Отличие от Бухгалтерии: документ сначала формирует движения по оперативным регистрам денежных средств, а бухгалтерские проводки появляются после отражения в регламентированном учете. Вид операции («Оплата поставщику», «Выдача подотчетному лицу», «Возврат оплаты клиенту») по-прежнему определяет итоговую корреспонденцию со счетом 50.
В 1С:ЗУП расходные ордера как таковые не используются: выплата зарплаты через кассу оформляется ведомостью, а проводка Дт 70 — Кт 50 формируется при синхронизации с бухгалтерской программой. Если вы ведете зарплату в ЗУП, не создавайте РКО на зарплату вручную в Бухгалтерии — выплата приедет туда при обмене.
Что важно запомнить
РКО в 1С всегда кредитует счет 50 «Касса» (субсчет 50.01). Дебетовый счет задается видом операции документа «Выдача наличных»: 60 — поставщику, 71 — подотчет, 70 — зарплата, 62 — возврат покупателю, 51 — сдача в банк. Проверяйте проводки кнопкой Дт/Кт и сверяйте остаток кассовой книги с ОСВ по счету 50.
Частые вопросы
Можно ли в 1С изменить счет кассы с 50.01 на другой?
В типовой конфигурации счет учета кассы жестко привязан к виду денежных средств: рублевая касса — 50.01, валютная — 50.02, денежные документы — 50.03. Произвольный счет в документе «Выдача наличных» выбрать нельзя. Если нужна нестандартная корреспонденция, используют операцию, введенную вручную, но тогда РКО как печатная форма не формируется.
Почему в проводках РКО дебет 76, а не 60 или 62?
Счет 76 появляется, когда выбран вид операции «Прочие расчеты с контрагентами» или «Прочий расход», либо когда расчеты по договору настроены на счет 76. Проверьте вид операции и счета расчетов в договоре с контрагентом — при необходимости перезаполните документ с правильным видом операции.
Как оформить возврат подотчетных денег — это тоже РКО?
Нет, возврат неиспользованного аванса от сотрудника — это поступление в кассу, оформляется приходным кассовым ордером (документ «Поступление наличных») с проводкой Дт 50.01 — Кт 71.01. РКО используется только для выдачи денег из кассы.
Обязательно ли распечатывать форму КО-2, если документ есть в 1С?
Расходный кассовый ордер должен быть оформлен на бумаге или в электронном виде с электронными подписями в порядке, установленном внутренними документами организации. На практике большинство организаций печатают КО-2 из 1С и подписывают у руководителя, главного бухгалтера и кассира, а получатель расписывается в получении суммы.
Что делать, если остаток в кассовой книге не совпадает с ОСВ по счету 50?
Сначала найдите день расхождения, формируя кассовую книгу и ОСВ поквартально, затем помесячно и подневно. Типичные причины: непроведенный или помеченный на удаление кассовый документ, ручная операция по счету 50 без кассового документа, документ с неверной организацией в базе с несколькими юрлицами. После исправления перепроведите кассовые документы за период.
Можно ли выдать из кассы сумму больше 100 000 рублей по договору?
Ограничение в 100 000 рублей действует для наличных расчетов между юридическими лицами и ИП по одному договору. Выдача подотчет сотруднику, зарплата и расчеты с физическими лицами под этот лимит не подпадают. Само нарушение лимита относится к ответственности за кассовую дисциплину, а не к корректности проводки в 1С.