Учет и Финансы · 11 мин
Как провести оплату в 1С:Управление торговлей
Как провести оплату в 1С:Управление торговлей 11: поступление от покупателя, оплата поставщику, эквайринг, сверка и исправление ошибок. Пошагово.
Оплата в 1С:Управление торговлей (УТ 11) оформляется казначейскими документами: «Поступление безналичных денежных средств», «Приходный кассовый ордер», «Списание безналичных денежных средств», «Расходный кассовый ордер» и «Операция по платежной карте». Каждый из них закрывает задолженность по конкретному заказу, счёту или накладной, поэтому правильное указание основания — главное условие корректного взаиморасчёта.
Работа строится в разделе «Казначейство» (в некоторых релизах — «Финансы»). Типовая цепочка выглядит так: менеджер выставляет заказ или счёт покупателю, кассир или бухгалтер регистрирует факт оплаты, программа автоматически распределяет сумму по документам расчётов и закрывает долг. Если распределение не сработало, задолженность «зависает», и отчёты по взаиморасчётам начинают врать.
Ниже разобраны все основные сценарии: приём оплаты от покупателя по безналу и картой, выдача денег поставщику, загрузка банковской выписки, проверка результата и исправление типовых ошибок. Инструкции ориентированы на УТ 11.4/11.5, но в редакции 11.3 логика та же — отличается только расположение пунктов меню.
Какие документы используются для оплаты
Выбор документа зависит от направления движения денег и формы расчёта. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что деньги «висят» не на той кассе или банковском счёте, а сверка с банком не сходится.
| Ситуация | Документ | Где создаётся |
|---|---|---|
| Покупатель оплатил на расчётный счёт | Поступление безналичных денежных средств | Казначейство → Поступления безналичных ДС |
| Покупатель внёс наличные в кассу | Приходный кассовый ордер | Казначейство → Приходные кассовые ордера |
| Покупатель оплатил картой (эквайринг) | Операция по платежной карте | Продажи → Операции по платёжным картам |
| Оплата поставщику с расчётного счёта | Списание безналичных денежных средств | Казначейство → Списания безналичных ДС |
| Оплата поставщику наличными | Расходный кассовый ордер | Казначейство → Расходные кассовые ордера |
Перед первым проведением оплаты проверьте, что в справочниках заведены банковские счета организации («Казначейство → Настройки и справочники → Банковские счета») и кассы. Без активного счёта или кассы документ не проведётся.
Как провести поступление оплаты от покупателя по безналу
Самый частый сценарий — оплата счёта по банковскому переводу. Есть два пути: создать документ вручную на основании счёта или загрузить его из банковской выписки. Ручной способ подходит для разовых платежей.
- 1Откройте «Казначейство → Поступления безналичных денежных средств» и нажмите «Создать» (или откройте счёт покупателю и используйте «Создать на основании → Поступление безналичных ДС»).
- 2Выберите хозяйственную операцию «Поступление оплаты от клиента», укажите банковский счёт организации, дату и сумму.
- 3Заполните плательщика (контрагента) и на закладке «Расшифровка платежа» подберите заказ, счёт или накладную — сумма подставится автоматически.
- 4Проверьте статью движения денежных средств (например, «Поступление оплаты от клиента») — она нужна для платёжного календаря и отчёта ДДС.
- 5Нажмите «Провести и закрыть», затем убедитесь, что задолженность по основанию закрылась в отчёте по взаиморасчётам.
Поле «Расшифровка платежа» — ключевое. Если оставить его пустым или не указать объект расчётов, программа примет деньги как аванс без привязки, и при последующей отгрузке зачёт придётся делать вручную через «Зачёт задолженности».
Если покупатель оплатил частично, укажите в расшифровке фактическую сумму. Остаток долга продолжит числиться по заказу, и в рабочем месте «Заказы покупателей» будет виден статус частичной оплаты.
Как принять оплату наличными и по банковской карте
Наличная оплата оформляется приходным кассовым ордером: «Казначейство → Приходные кассовые ордера → Создать». Укажите кассу, контрагента, сумму и основание в расшифровке платежа. ПКО формирует печатную форму по форме КО-1 — её можно распечатать и подшить в кассовую книгу.
Оплата картой через эквайринговый терминал отражается документом «Операция по платежной карте» («Продажи → Операции по платёжным картам» или из рабочего места кассира в рознице). Здесь важно понимать: деньги на расчётный счёт поступают не сразу — банк-эквайер перечисляет их за вычетом комиссии, обычно на следующий день или позже.
Поэтому учёт ведётся в два этапа: сначала «Операция по платежной карте» фиксирует долг эквайера перед вами, затем «Поступление безналичных ДС» с операцией «Поступление оплаты по эквайрингу» закрывает этот долг при зачислении средств. Комиссия банка отражается отдельной строкой — как прочий расход.
Как провести оплату поставщику
Оплата поставщику с расчётного счёта выполняется через «Казначейство → Списания безналичных денежных средств». Создайте документ на основании поступления товаров, заказа поставщику или счёта — тогда реквизиты и сумма подставятся автоматически.
Если работаете с платёжными поручениями, удобна цепочка: «Заявка на расходование ДС» (согласование) → платёжное поручение → «Списание безналичных ДС» по факту исполнения банком. Для малого бизнеса заявки часто отключают в настройках («Казначейство → Настройки и справочники»), тогда списание создаётся напрямую.
При оплате наличными поставщику используйте расходный кассовый ордер с хозяйственной операцией «Оплата поставщику». Следите, чтобы в расшифровке платежа был указан документ расчётов — иначе сумма уйдёт в авансы поставщикам и исказит кредиторскую задолженность.
Загрузка оплат из банковской выписки
При регулярных платежах ручной ввод заменяют обменом с банком. Настройка выполняется один раз: «Казначейство → Настройки и справочники → Обмен с банками». Поддерживаются два режима: прямое подключение через 1С:ДиректБанк (для банков, поддерживающих технологию) и классический обмен файлами через клиент-банк.
При загрузке выписки программа автоматически создаёт документы поступления и списания, подбирает контрагентов по ИНН и расчётному счёту, а документы расчётов — по номеру счёта или заказа в назначении платежа. Нераспознанные строки подсвечиваются: их нужно разобрать вручную, указав контрагента и основание.
После загрузки обязательно сверьте остаток по счёту в программе с остатком в выписке. Расхождение означает, что какой-то документ не создан, продублирован или проведён с неверной датой.
Чтобы выписка распознавала основания автоматически, договоритесь с покупателями указывать в назначении платежа номер счёта или заказа точно в том виде, в каком он записан в 1С. Это снимает большую часть ручной разборки строк.
Как проверить, что оплата прошла корректно
Факт проведения документа ещё не гарантирует правильного учёта. Проверка выполняется по трём контрольным точкам: закрытие долга, остаток денежных средств и статус заказа.
Основной инструмент — отчёт «Взаиморасчёты с партнёрами» (или «Задолженность клиентов» / «Задолженность поставщикам») в разделе «Продажи» или «Закупки». После проведения оплаты долг по конкретному заказу должен уменьшиться на сумму платежа или обнулиться.
Как проверить результат
Долг уменьшился на сумму оплаты или закрыт полностью
Долг не изменился — оплата не привязана к основанию и висит как аванс
Совпадает с выпиской банка / кассовой книгой
Расхождение — есть дубли документов или пропущенные платежи
«Оплачен» или «Частично оплачен» с верной суммой
«Ожидается оплата», хотя деньги проведены — зачёт не выполнен
Долг эквайера закрывается поступлением на счёт за вычетом комиссии
Суммы по эквайрингу копятся и не закрываются
Если долг не закрылся, используйте обработку «Зачёт задолженности» («Продажи → Сервис» или «Закупки → Сервис»): она вручную распределяет авансы и оплаты по документам расчётов. В типовых настройках автоматический зачёт выполняется и при проведении документов, но при сложных цепочках (несколько договоров, сделок) ручной зачёт надёжнее.
Типичные ошибки и как их исправить
Большинство проблем с оплатами сводится к нескольким повторяющимся ситуациям. Их проще предотвратить, чем исправлять задним числом.
Перед закрытием месяца полезно выполнить комплексную проверку: сверить остатки по всем счетам и кассам с банком и кассовой книгой, разобрать «зависшие» авансы в отчёте по взаиморасчётам и убедиться, что все строки выписки загружены. Это занимает заметно меньше времени, чем поиск расхождений после сдачи отчётности.
Что важно запомнить
Любая оплата в УТ 11 оформляется казначейским документом из раздела «Казначейство» с обязательной привязкой к основанию в расшифровке платежа. Эквайринг учитывается отдельно — через операцию по платёжной карте и поступление от эквайера. Результат всегда проверяйте отчётом по взаиморасчётам и сверкой остатков с банком.
Частые вопросы
Что делать, если покупатель оплатил, а счёта или заказа ещё нет в базе?
Проведите поступление без указания основания — сумма встанет как аванс на контрагента. Когда менеджер создаст заказ или реализацию, выполните «Зачёт задолженности»: программа закроет долг этим авансом. Можно также вернуться в документ оплаты и дополнить расшифровку платежа.
Как провести оплату частями по одному счёту?
Создайте отдельный документ оплаты на каждый платёж с одним и тем же основанием в расшифровке. Программа будет последовательно уменьшать долг по счёту, а в списке заказов отобразится статус частичной оплаты с точной оплаченной суммой.
Почему после загрузки выписки появились дубли платежей?
Чаще всего документ уже был создан вручную, а затем загружен из выписки повторно. Перед загрузкой проверяйте, какие платежи уже введены, а после — сверяйте остаток по счёту с банком. Дубль находится поиском по сумме и контрагенту и помечается на удаление.
Как отразить возврат оплаты покупателю?
Используйте документ «Списание безналичных денежных средств» с хозяйственной операцией «Возврат оплаты клиенту» или расходный кассовый ордер с аналогичной операцией. В расшифровке укажите тот же документ расчётов, по которому был возврат, — тогда задолженность восстановится корректно.
Обязательно ли использовать заявки на расходование денежных средств?
Нет. Заявки нужны там, где платежи согласуются руководителем или финансистом. В небольшой компании их можно отключить в настройках казначейства и создавать списания напрямую — на корректность учёта это не влияет.
Как учесть комиссию банка за эквайринг?
В документе поступления по эквайрингу сумма зачисления указывается меньше суммы операции по карте, а разница отражается как комиссия эквайера — программа отнесёт её на расходы автоматически, если настроена статья расходов в договоре эквайринга.