Учет и Финансы · 11 мин
Расходный кассовый ордер в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по созданию расходного кассового ордера в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях: виды операций, заполнение, печать, типичные ошибки и проверка.
Расходный кассовый ордер (РКО) — первичный документ, которым оформляется выдача наличных денег из кассы организации: оплата поставщику, выдача подотчётных средств, возврат покупателю, сдача выручки в банк. В программах 1С документ называется «Расходный кассовый ордер» или «Выдача наличных» и создаётся в разделе кассовых документов. Правильно оформленный ордер формирует проводку по кредиту счёта 50 и служит основанием для кассовой книги.
Механика создания РКО почти одинакова в 1С:Бухгалтерии 8, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация: отличаются названия пунктов меню и набор видов операций. Ниже разобран основной сценарий на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 с уточнениями для других конфигураций.
Где находится документ и какие виды операций доступны
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» и перейдите в журнал «Кассовые документы». Нажмите «Создать» и выберите «Расходный кассовый ордер». Если журнал настроен на отображение только приходных документов, сбросьте отбор по виду документа — это частая причина, почему пользователь «не находит» РКО.
Вид операции определяет, какие поля будут доступны и какие проводки сформирует документ. От правильного выбора зависит корректность учёта, поэтому менять его «наугад» нельзя.
- Оплата поставщику — расчёты с контрагентом по договору, проводка Дт 60 (76) Кт 50.
- Возврат покупателю — возврат наличных по ранее оформленной продаже.
- Выдача денежных средств подотчётному лицу — проводка Дт 71 Кт 50, требуется выбор сотрудника.
- Взнос наличными в банк — сдача выручки на расчётный счёт, Дт 51 Кт 50 (в некоторых конфигурациях с промежуточным счётом 57).
- Выдача займа, выплата зарплаты, прочий расход — специальные операции со своими счетами учёта.
Пошаговое создание РКО
Последовательность действий одинакова для большинства операций. Разберём на примере оплаты поставщику — самого распространённого сценария.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции, например «Оплата поставщику»
- 3Укажите дату — она должна совпадать с фактической датой выдачи денег
- 4Заполните контрагента, договор и сумму
- 5Заполните поля «Выдать» (ФИО получателя) и «По документу» (данные удостоверения личности), основание платежа
- 6Проверьте счёт учёта и аналитику, нажмите «Провести»
- 7Распечатайте ордер по кнопке «Печать» и передайте на подпись кассиру и руководителю
Поле «Выдать» заполняется в родительном падеже — именно так, как оно попадёт в печатную форму: «Иванову Ивану Ивановичу». Поле «По документу» содержит реквизиты паспорта или иного удостоверения личности получателя. Эти поля обязательны по правилам оформления кассовых документов, хотя программа может не блокировать проведение без них.
Сумма прописью в печатной форме формируется автоматически из числового значения. Если в печатной форме сумма прописью отсутствует или искажена, проверьте, что сумма введена числом, а не в текстовом поле, и что документ проведён.
Нюансы отдельных видов операций
Выдача подотчётных средств
При выдаче денег под отчёт в поле получателя выбирается физическое лицо из справочника «Физические лица», а не контрагент. Проверьте, что у сотрудника нет незакрытой задолженности по ранее выданным авансам — типовые конфигурации не блокируют повторную выдачу, но контроль остаётся на бухгалтере. Основанием обычно указывают заявление сотрудника или приказ руководителя.
Взнос наличными в банк
При сдаче выручки на расчётный счёт укажите банковский счёт организации. Обратите внимание: в некоторых конфигурациях движение проходит через счёт 57 «Переводы в пути», и деньги появятся на счёте 51 только после отражения банковской выписки. Если после проведения РКО сумма «зависла», проверьте обороты по счёту 57.
Возврат покупателю
Для возврата по розничной продаже в 1С:Управление торговлей РКО создаётся на основании документа «Возврат товаров от покупателя» — тогда сумма и контрагент подставляются автоматически, а связь документов сохраняется в структуре подчинённости. Ввод «вручную» без основания допустим, но затрудняет последующий анализ расчётов.
Как выбрать действие
Печать унифицированной формы КО-2
После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Форма содержит сам ордер и отрывную квитанцию, которая вручается получателю денег. Проверьте перед печатью, что заполнены поля «Выдать», «Основание» и «По документу» — пустые строки в подписанном документе являются нарушением правил ведения кассовых операций.
Если в организации применяется электронный документооборот кассовых документов, ордер может подписываться электронной подписью — это допускается указанием Банка России о порядке ведения кассовых операций. Настройка зависит от конфигурации и используемой подсистемы ЭДО.
Номер ордера программа присваивает автоматически в пределах календарного года. Нумерация должна быть сквозной и без пропусков: если документ создан ошибочно, его лучше пометить на удаление с последующим контролем нумерации, а не оставлять непроведённым «про запас».
Создание РКО на основании других документов
Ввод на основании — предпочтительный способ, потому что он исключает расхождения в суммах и сохраняет связь между документами. Откройте исходный документ (поступление товаров, возврат от покупателя, ведомость на выплату зарплаты) и нажмите «Создать на основании» → «Расходный кассовый ордер».
При выплате зарплаты через кассу в 1С:Зарплата и управление персоналом и в 1С:Бухгалтерии РКО формируется на основании ведомости в кассу. Один ордер оформляется на общую сумму ведомости, вид операции — «Выплата заработной платы по ведомостям». Депонированные суммы оформляются отдельно.
Если кнопка «Создать на основании» не предлагает РКО, проверьте права пользователя и функциональность программы: в разделе «Администрирование» должна быть включена опция учёта наличных денежных средств и соответствующие виды операций.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» в форме документа и убедитесь, что проводка соответствует хозяйственной операции: кредит счёта 50.01 и корректный дебет — 60, 71, 51/57 или другой счёт в зависимости от вида операции. Затем сверьте остаток по кассе: отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость» по счёту 50 не должен показывать отрицательного остатка ни на дату документа, ни на конец дня.
Как проверить результат
Кт 50.01, дебет соответствует виду операции
Проводок нет или счёт дебета не соответствует сути операции
Остаток нулевой или положительный
Отрицательное сальдо — денег в кассе не хватало на момент выдачи
Заполнены «Выдать», «Основание», «По документу», сумма прописью
Пустые поля или расхождение суммы цифрами и прописью
Ордер попал в лист кассовой книги с верным номером
Документ отсутствует или нарушена последовательность номеров
Отдельная группа проблем — работа с несколькими кассами. Если в организации заведено несколько касс (например, операционная и касса подразделения), перед проведением проверьте поле «Касса»: деньги спишутся именно из указанной. Ошибка исправляется отменой проведения и сменой кассы, но до формирования кассовой книги.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельная работа безопасна в рамках типовых операций: создание, проведение, печать, отмена проведения собственного документа. Не следует без подготовки менять нумерацию документов вручную, редактировать проводки в режиме ручной корректировки и проводить документы в закрытых периодах — эти действия влияют на отчётность и могут потребовать пересдачи деклараций.
Если документ не проводится с сообщением об ошибке, внимательно прочитайте текст: чаще всего программа указывает незаполненное обязательное поле, закрытый период или отсутствие прав. Сообщение об ошибке — диагностическая информация, а не повод нажимать «Провести» повторно или отключать контроль.
При расхождении кассовой книги с фактическим остатком денег в кассе остановитесь и найдите причину до ввода новых документов: продолжение работы «поверх» ошибки многократно усложняет поиск расхождения.
Что важно запомнить
РКО создаётся в журнале «Кассовые документы» с правильным видом операции, обязательными полями «Выдать» и «По документу» и корректной датой. После проведения проверьте проводки, остаток по счёту 50 и попадание ордера в кассовую книгу, затем распечатайте форму КО-2 на подпись.
Частые вопросы
Можно ли изменить проведённый расходный кассовый ордер?
Да. Отмените проведение кнопкой в форме документа, внесите изменения и проведите заново. Если за дату документа уже сформирована кассовая книга, переформируйте её. В закрытом периоде изменение потребует временного снятия даты запрета редактирования — это действие лучше согласовать с главным бухгалтером.
Почему программа не даёт провести РКО и пишет про остаток в кассе?
Типовые конфигурации могут контролировать отрицательный остаток по счёту 50. Проверьте, что приходные ордера за этот день введены и проведены раньше по времени, чем расходный: последовательность документов внутри дня влияет на расчёт остатка. Также убедитесь, что выбрана правильная касса.
Как оформить выдачу денег, если получатель действует по доверенности?
В поле «Выдать» укажите ФИО фактического получателя, а в поле «По документу» — реквизиты доверенности и удостоверения личности. К ордеру прикладывается сама доверенность, о чём делается отметка в документе. Для выплат контрагенту по доверенности это обязательное условие подтверждения расхода.
Чем РКО отличается от документа «Выдача наличных» в 1С:Управление торговлей?
По сути это тот же документ с другим названием и расширенным набором типов операций, адаптированным под торговый учёт: например, выдача ДС в другую кассу или кассу ККМ. Порядок заполнения, печать формы КО-2 и контроль остатков работают аналогично бухгалтерской конфигурации.
Нужно ли распечатывать ордер, если ведётся электронный документооборот?
Если кассовые документы подписываются электронной подписью в соответствии с правилами ведения кассовых операций, бумажный экземпляр не обязателен. Если электронная подпись не настроена, ордер распечатывается и подписывается кассиром, руководителем или главным бухгалтером до выдачи денег.
Как удалить ошибочно созданный РКО?
Отмените проведение и установите пометку удаления через меню «Ещё» → «Пометить на удаление». Физическое удаление выполняется через обработку «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Учитывайте, что удаление документа из середины нумерации может потребовать контроля последовательности номеров ордеров.