Учет и Финансы · 11 мин
Как отнести затраты на расходы в программе 1С
Как отнести затраты на расходы в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройка счетов затрат, статей затрат, документы для отражения расходов и проверка закрытия месяца.
Отнесение затрат на расходы в 1С — одна из базовых операций бухгалтерского и налогового учёта. От того, как настроены счета затрат, статьи расходов и способы их распределения, зависит корректность себестоимости, финансового результата и налога на прибыль. Ошибка в одном документе может привести к искажению отчётности за весь период.
В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8.3 расходы отражаются через первичные документы: «Поступление (акты, накладные)», «Требование-накладная», «Авансовый отчёт», «Операция, введённая вручную» и другие. Ключевое значение имеет аналитика счёта затрат — статья затрат или статья прочих доходов и расходов, именно она определяет, куда попадёт сумма при закрытии месяца.
Ниже разобрано, какие счета используются для разных видов расходов, как настроить статьи затрат, какими документами оформить типовые операции и как проверить, что расходы корректно закрылись на финансовый результат.
Какие счета используются для отражения расходов
Прежде чем вводить документ, нужно понять, на какой счёт отнести затрату. В плане счетов 1С:Бухгалтерии для расходов предусмотрено несколько групп счетов, и выбор зависит от характера затраты и вида деятельности организации.
Счёт 20 «Основное производство» применяется для прямых затрат на выпуск продукции или оказание услуг: материалы, зарплата производственных рабочих. Счета 25 и 26 собирают общепроизводственные и общехозяйственные расходы — аренду офиса, зарплату администрации, коммунальные платежи. Торговые организации используют счёт 44 «Расходы на продажу» для транспортных, рекламных и представительских затрат.
Счёт 91.02 «Прочие расходы» предназначен для затрат, не связанных с основной деятельностью: банковские комиссии, курсовые разницы, штрафы, списание дебиторской задолженности. Затраты, которые нельзя признать расходом текущего периода (например, годовая страховка), относят на счёт 97 «Расходы будущих периодов» и списывают постепенно.
Настройка статей затрат и способов распределения
Справочник «Статьи затрат» находится в разделе «Справочники» → «Доходы и расходы» → «Статьи затрат». При создании статьи важно заполнить поле «Вид расхода» — именно оно связывает статью с налоговым учётом. Например, для аренды офиса выбирается вид «Прочие расходы» или «Аренда (лизинг)», для материалов — «Материальные расходы».
Отдельно проверьте признак включения затрат в состав прямых или косвенных расходов. В налоговом учёте прямые расходы распределяются на остатки незавершённого производства и готовую продукцию, а косвенные списываются полностью в текущем периоде. Перечень прямых расходов задаётся в учётной политике: «Главное» → «Учётная политика» → «Налог на прибыль» → «Перечень прямых расходов».
Для счетов 25 и 26 настраиваются способы распределения. Общехозяйственные расходы можно списывать методом «директ-костинг» (сразу на счёт 90.08) либо распределять на себестоимость продукции. Метод выбирается в учётной политике, а база распределения (выручка, прямые затраты, зарплата) — в справочнике «Способы распределения косвенных расходов».
Отражение услуг и работ сторонних организаций
Самый частый сценарий — отнесение на расходы услуг: аренды, связи, консультаций, транспортных и ремонтных работ. Используется документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги (акт)». Он находится в разделе «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)».
В табличной части документа укажите номенклатуру с типом «Услуга», количество и сумму. В колонке «Счета учёта» задайте счёт затрат (например, 26), статью затрат и подразделение. Если услуга относится к нескольким подразделениям, сумму придётся разбить на несколько строк или распределить вручную.
После проведения документ сформирует проводку Дт 26 (20, 25, 44) — Кт 60.01. Если выделен НДС, дополнительно появится Дт 19.04 — Кт 60.01, а при наличии счёта-фактуры НДС будет принят к вычету. Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» и создайте документ с операцией «Услуги (акт)»
- 2Заполните контрагента, договор, номенклатуру услуги и сумму
- 3В счетах учёта укажите счёт затрат (20/25/26/44), статью затрат и подразделение
- 4Проверьте НДС и зарегистрируйте счёт-фактуру, если он выставлен
- 5Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 6Выполните «Закрытие месяца» и убедитесь, что счёт затрат закрылся без остатка
Списание материалов и товаров в расходы
Материалы, приобретённые на склад, сначала учитываются на счёте 10. Отнесение их на затраты оформляется документом «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). В документе на вкладке «Материалы» укажите списываемые позиции, а на вкладке «Счёт затрат» — счёт (20, 25, 26 или 44), статью затрат и подразделение.
В торговой организации стоимость проданных товаров списывается автоматически документом «Реализация (акты, накладные)»: проводка Дт 90.02 — Кт 41 формируется при проведении. Отдельно относить товары на расходы не нужно — достаточно корректно провести реализацию и закрытие месяца.
Канцелярские товары, хозяйственный инвентарь и прочие малоценные материалы для офиса списывают той же требованием-накладной на счёт 26 со статьей затрат соответствующего вида. Не списывайте такие закупки напрямую с расчётного счёта минуя счёт 10, если методология учёта в вашей организации требует оприходования материалов.
Расходы через подотчётных лиц
Закупки сотрудниками за наличные или с корпоративной карты оформляются документом «Авансовый отчёт» (раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчёты»). В зависимости от вкладки (оплата, товары, услуги, билеты) программа предложит указать счёт затрат и аналитику. Оплата услуг подотчётным лицом отражается проводкой Дт 26 (44) — Кт 71.
Банковские комиссии и прочие расходы
Комиссии банка за расчётно-кассовое обслуживание списываются документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочее списание» или «Комиссия банка». В поле «Счёт расходов» укажите 91.02 и статью прочих доходов и расходов с видом «Расходы на услуги банков».
Статья прочих расходов создаётся в справочнике «Прочие доходы и расходы». Обратите внимание на флажок «Принимается к налоговому учёту»: для штрафов по налогам и не принимаемых расходов его нужно снять, чтобы сумма корректно отразилась как постоянная разница при применении ПБУ 18/02.
Непроизводственные потери — порча, недостача, списание безнадёжной дебиторки — также относятся на 91.02, но каждая операция требует основания: инвентаризационной ведомости, приказа руководителя, решения о признании долга безнадёжным.
Закрытие месяца и проверка результата
Фактическое отнесение собранных затрат на расходы периода происходит при выполнении обработки «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). Регламентные операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» и «Закрытие счёта 44» распределяют и списывают затраты на себестоимость продаж (счёт 90).
После выполнения закрытия сформируйте оборотно-сальдовую ведомость за месяц. Счета 25, 26 и 44 (кроме транспортных расходов на остаток товаров) не должны иметь конечного сальдо. Счёт 20 может иметь остаток — это незавершённое производство, если оно предусмотрено учётной политикой.
Для детальной проверки используйте отчёты «Анализ счёта» и «Обороты счёта» по счетам затрат, а также справку-расчёт «Себестоимость выпущенной продукции». Если какая-то сумма «зависла» и не закрылась, чаще всего причина в неверно заполненной аналитике: пустой статье затрат, отсутствующей номенклатурной группе или несоответствии способа распределения.
Как проверить результат
Конечное сальдо равно нулю (для 44 — только остаток транспортных расходов)
Есть дебетовый остаток — затраты не распределились
Дт счёта затрат со статьёй и подразделением, Кт 60.01
Счёт затрат пустой или стоит счёт расчётов вместо счёта затрат
Косвенные расходы попали в строку 040 приложения 2 к листу 02
Сумма расходов не совпадает с оборотами по налоговому учёту
Весь оборот закрылся на 90.02 или 43
Остаток при отсутствии незавершённого производства
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — неверный вид расхода в статье затрат. Например, статье «Аренда» присвоен вид «Прочие расходы» вместо корректного, из-за чего сумма попадает не в ту строку декларации по прибыли. Вторая частая проблема — смешение прямых и косвенных расходов: если прямые расходы не заполнены в учётной политике, программа отнесёт все затраты к косвенным и спишет их сразу, что может не соответствовать вашей методологии.
Ещё одна ошибка — указание расхода напрямую на счёт 90 в ручных операциях минуя счета затрат. Такие суммы не участвуют в стандартном распределении и могут привести к расхождениям между бухгалтерским и налоговым учётом. Ручные операции по расходам допустимы только как исключение и требуют понимания налоговых регистров.
Ответы на частые вопросы
На какой счёт отнести аренду офиса?
Обычно аренда офиса относится на счёт 26 «Общехозяйственные расходы» со статьёй затрат с видом «Аренда (лизинг)» или «Прочие расходы». Если арендуется производственное помещение, используйте счёт 25 или 20. Торговые организации могут учитывать аренду торговых площадей на счёте 44.
Что делать, если счёт 26 не закрывается при закрытии месяца?
Проверьте три момента: заполнена ли статья затрат и подразделение во всех документах, задан ли метод распределения в учётной политике (директ-костинг или распределение на продукцию), есть ли база распределения (например, выручка по номенклатурным группам). Если выручки в периоде нет, а метод — распределение на себестоимость, расходы могут остаться незакрытыми.
Как отнести на расходы покупку, оплаченную с корпоративной карты?
Оформите авансовый отчёт на сотрудника — держателя карты. Оплата с корпоративной карты отражается документом «Списание с расчётного счёта» с операцией «Перечисление подотчётному лицу», а сам расход — авансовым отчётом с указанием счёта затрат и статьи. Приложите к отчёту чеки и слипы.
Можно ли отнести на расходы затраты прошлого периода, обнаруженные сейчас?
Да, если первичный документ поступил с опозданием. В бухгалтерском учёте расход отражается датой фактического получения документа либо в периоде выявления, если сумма несущественна. В налоговом учёте при уточнении базы прошлого периода может потребоваться уточнённая декларация — порядок зависит от того, привела ли ошибка к занижению налога.
Как отнести на расходы годовую страховку или подписку?
Такие затраты относятся на счёт 97 «Расходы будущих периодов» с указанием периода списания. Программа будет равномерно списывать сумму на счёт затрат при каждом закрытии месяца. В налоговом учёте страховые премии также признаются равномерно в течение срока договора.
Чем отличается отнесение расходов при УСН от общей системы?
При УСН расходы признаются кассовым методом: только после фактической оплаты, а для товаров — после их реализации покупателю. Проводки по счетам затрат формируются так же, но в налоговую базу суммы попадают через регистры УСН. Проверяйте включение расхода в книгу учёта доходов и расходов, а не только бухгалтерские проводки.
Что важно запомнить
Расходы в 1С отражаются первичными документами с указанием счёта затрат, статьи затрат и подразделения. Корректная настройка статей затрат и учётной политики определяет признание расходов в налоговом учёте. Финальное списание выполняет «Закрытие месяца», а результат проверяется по оборотно-сальдовой ведомости: счета 25, 26 и 44 не должны иметь необъяснённых остатков.