Учет и Финансы · 9 мин
На какой счет приходуются канцтовары в 1С
Разбираем, на какой счет приходовать канцтовары в 1С: счет 10 «Материалы», момент списания на 26 или 44, настройка счетов учета номенклатуры и типичные ошибки.
Канцелярские товары в бухгалтерском учёте относятся к материально-производственным запасам, поэтому базовый ответ на вопрос «на какой счет приходуются канцтовары» — счет 10 «Материалы». В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия чаще всего используется субсчет 10.01 «Сырье и материалы» либо 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», если учётная политика относит к этой группе хозинвентарь вместе с канцелярией.
Однако на практике всё зависит от того, как организация использует канцтовары и как это закреплено в учётной политике. Часть компаний сразу списывает канцелярию на расходы (счета 26, 44, 25) в момент приобретения, минуя складской учёт, если стоимость партии несущественна. Другие сначала оприходуют на склад, а списывают по мере выдачи сотрудникам — это даёт контроль над расходованием.
В 1С счёт учёта подставляется автоматически из настроек номенклатуры и вида документа, поэтому важно не только знать «правильный» счёт, но и корректно настроить программу. Ниже разберём варианты проводок, настройку счетов учёта в 1С:Бухгалтерии 8.3, порядок списания и типичные ошибки.
Какой счет выбрать: 10.01, 10.09 или сразу расходы
Выбор счёта определяется двумя факторами: существенностью сумм и порядком использования канцтоваров. Если закупки регулярные, объёмы заметные и канцелярия хранится на складе или у ответственного лица, корректно оприходовать её на счет 10 и списывать по мере выдачи. Это соответствует требованиям ФСБУ 5/2019 «Запасы» и позволяет контролировать остатки.
Если канцтовары покупаются мелкими партиями и сразу передаются в работу, учётная политика может предусматривать единовременное списание на затраты. Тогда в документе поступления указывается счёт затрат (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» для торговых организаций, 25 — если канцелярия идёт в производственный цех).
Варианты учёта канцтоваров
Подходит при регулярных закупках и необходимости контроля остатков. Требует оформления документа списания при выдаче сотрудникам.
Применяется, если учётная политика объединяет канцелярию с хозинвентарём. Логика списания та же, что у материалов.
Упрощает учёт при несущественных суммах. Ограничение: нет контроля остатков, при проверке нужно подтвердить, что такой порядок закреплён в учётной политике.
Настройка счетов учёта номенклатуры в 1С:Бухгалтерии 8.3
Чтобы счёт подставлялся в документы автоматически, настройте счета учёта номенклатуры. Откройте раздел «Справочники» → «Номенклатура» и перейдите по ссылке «Счета учета номенклатуры» (доступна также из карточки документа поступления по кнопке настройки счетов).
Создайте правило для группы «Канцтовары» или для конкретной номенклатурной позиции. Укажите счёт учёта — 10.01 или 10.09, а также счёт передачи (тот, на который материалы будут списываться документом «Требование-накладная»). Правила срабатывают по приоритету: сначала проверяется конкретная номенклатура, затем её группа, затем общие настройки.
- 1Откройте «Справочники» → «Номенклатура» → «Счета учета номенклатуры».
- 2Создайте запись: выберите группу номенклатуры «Канцтовары» или конкретную позицию.
- 3Укажите счёт учёта 10.01 (или 10.09 по учётной политике) и счёт передачи, например 26.
- 4Проверьте приоритет: правило для конкретной позиции важнее правила для группы.
- 5Создайте тестовое поступление и убедитесь, что счёт подставился автоматически.
Оприходование канцтоваров документом поступления
Стандартный путь — документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)» или «Услуги (акт)», если канцелярия поставляется вместе с прочими услугами. В табличной части выберите номенклатуру, укажите количество и цену — программа подставит счёт учёта из настроек.
При проведении формируется проводка Дт 10.01 — Кт 60.01. Если поставщик — плательщик НДС, дополнительно отразится Дт 19.03 — Кт 60.01 на сумму налога. После регистрации счёта-фактуры НДС принимается к вычету проводкой Дт 68.02 — Кт 19.03.
Если канцтовары куплены подотчётным лицом, используйте документ «Авансовый отчёт» (раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчеты»), вкладка «Оплата» или «Товары». Проводка будет Дт 10.01 — Кт 71.01. Убедитесь, что к авансовому отчёту приложены чеки и накладные — без них расходы могут не принять.
Списание канцтоваров на расходы
Если канцелярия оприходована на склад, списание оформляется документом «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство», в зависимости от конфигурации). В табличной части выберите номенклатуру и количество, на закладке «Счет затрат» укажите счёт расходов — 26, 25 или 44, а также подразделение и статью затрат (например, «Канцелярские расходы»).
При проведении формируется проводка Дт 26 — Кт 10.01. Основанием для списания служит внутренний документ: заявка сотрудника, акт выдачи или ведомость. В налоговом учёте стоимость канцтоваров включается в материальные или прочие расходы в момент передачи в использование.
Особенности для разных систем налогообложения
На общей системе (ОСНО) порядок стандартный: оприходование на 10, НДС к вычету, списание на расходы при передаче в использование. На упрощёнке «доходы минус расходы» стоимость канцтоваров признаётся расходом после фактической оплаты поставщику — 1С контролирует это автоматически при формировании книги учёта доходов и расходов.
Индивидуальные предприниматели на патенте или УСН «доходы» могут вообще не вести полный бухгалтерский учёт, но если учёт ведётся в 1С добровольно, логика проводок та же. В конфигурации 1С:Управление нашей фирмой канцтовары приходуются на склад документом «Приходная накладная», а списание оформляется документом «Расход со склада» или включается в состав затрат.
Проверка результата и контроль остатков
После оприходования и списания проверьте учёт стандартными отчётами. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.01 покажет остаток канцтоваров на складе. Карточка счёта 10.01 по конкретной номенклатуре позволит проследить все движения: поступления от поставщиков и списания требованиями-накладными.
Для контроля расходов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 26 с группировкой по статьям затрат — статья «Канцелярские расходы» покажет сумму списанного за период. Если канцелярия приходуется сразу на расходы, остатка на счёте 10 быть не должно — проверьте это, чтобы исключить двойной учёт.
Как проверить результат
Остаток соответствует фактическому наличию канцтоваров на складе
Остаток есть, а физически канцелярии нет — не оформлено списание
Дт 10.01 — Кт 60.01, НДС на 19.03
Счёт подставился 41 или пустой — не настроены счета учёта номенклатуры
Суммы соответствуют выданной канцелярии за период
Нулевые обороты при фактических закупках или завышенные суммы
Что важно запомнить
Канцтовары приходуются на счет 10 (обычно 10.01), либо сразу списываются на 26/44, если это закреплено учётной политикой. Настройте счета учёта номенклатуры в 1С, списывайте требованием-накладной с подтверждающими документами и сверяйте остатки по ОСВ.
Частые вопросы
Можно ли приходовать канцтовары сразу на счет 26, минуя счет 10?
Да, если такой порядок закреплён в учётной политике и суммы несущественны. В документе поступления в 1С вместо счёта 10.01 укажите 26 с нужной статьёй затрат. Учтите: контроль остатков при этом теряется, поэтому для крупных закупок такой способ не рекомендуется.
Чем отличается счёт 10.01 от 10.09 для канцтоваров?
Счёт 10.01 «Сырье и материалы» — универсальный субсчёт для материалов, включая канцелярию. Счёт 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» применяют, когда канцтовары учитывают вместе с хозинвентарём. Использование того или иного субсчёта определяется рабочим планом счетов организации.
Как оприходовать канцтовары, купленные сотрудником за наличные?
Оформите документ «Авансовый отчёт» в разделе «Банк и касса». На вкладке «Оплата» или «Товары» укажите номенклатуру, количество и сумму по чеку. Проводка будет Дт 10.01 — Кт 71.01. К отчёту приложите кассовый чек или товарную накладную.
Какой документ в 1С используется для выдачи канцтоваров сотрудникам?
Документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» → «Требования-накладные»). В нём указывается номенклатура, количество и счёт затрат — 26, 25 или 44. Как внутреннее основание оформите заявку сотрудника или ведомость выдачи.
Принимается ли НДС по канцтоварам к вычету?
Да, если организация — плательщик НДС, канцтовары используются в облагаемой деятельности и есть корректно оформленный счёт-фактура или УПД. В 1С зарегистрируйте счёт-фактуру по документу поступления — вычет отразится проводкой Дт 68.02 — Кт 19.03.
Что делать, если в поступлении подставился неправильный счёт?
Проверьте настройки: «Справочники» → «Номенклатура» → «Счета учета номенклатуры». Возможно, для этой позиции или группы задано неверное правило либо правило отсутствует. Исправьте настройку, затем перепроведите документ — счёт обновится. Если документов уже много, исправьте счёт вручную в каждом или используйте групповое перепроведение после настройки.