Учет и Финансы · 9 мин
Как завести услуги от самозанятых в 1С
Пошаговая инструкция по отражению услуг самозанятых в 1С: настройка контрагента, документы поступления, учет НДФЛ, проверка чеков и типичные ошибки.
Работа с самозанятыми стала обычной практикой: компании заказывают у плательщиков налога на профессиональный доход (НПД) дизайн, разработку, курьерские и консультационные услуги. В 1С такие операции отражаются по своим правилам: самозанятый не является ни сотрудником, ни поставщиком-юрлицом, поэтому стандартные документы нужно настроить корректно, чтобы не возникло ошибок по НДФЛ, страховым взносам и налогу на прибыль.
Ключевой принцип: организация, оплачивающая услуги самозанятого, не является налоговым агентом — налог с дохода платит сам исполнитель через приложение «Мой налог». Задача бухгалтера — правильно завести контрагента, оформить поступление услуг, получить и сохранить чек и обосновать расходы для налогового учета.
Ниже разобраны конкретные шаги для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8.3, а также нюансы для 1С:ЗУП и 1С:Управление нашей фирмой. Большинство действий выполняются в стандартном интерфейсе без доработок.
Проверка статуса исполнителя до оформления документов
Прежде чем заводить услугу в учете, убедитесь, что исполнитель действительно применяет режим НПД. Самый надежный способ — запросить у него справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД: она формируется в приложении «Мой налог» за пару минут. Дополнительно статус можно проверить по ИНН через сервис на сайте ФНС.
Проверять статус нужно не только при первой сделке, но и периодически при длительных отношениях: самозанятый может сняться с учета или превысить лимит дохода, после чего потеряет право на режим. Если оплатить услуги человеку, который уже не применяет НПД, компания рискует получить доначисления по НДФЛ и взносам как налоговый агент.
Создание контрагента-самозанятого в справочнике
В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо». Заполните ФИО и ИНН — ИНН обязателен, так как именно по нему выполняются проверки статуса и формируются отчеты. Поле КПП для физлица оставьте пустым.
В карточке контрагента можно указать признак «Самозанятый» (в свежих релизах 1С:Бухгалтерии он присутствует; в старых — добавьте через дополнительный реквизит или комментарий). Это поможет отфильтровывать таких исполнителей при сверках и контроле. Также заведите договор: вид договора — «С поставщиком», в названии укажите номер и дату гражданско-правового договора (ГПХ).
Реквизиты для оплаты укажите в разделе «Банковские счета» карточки контрагента. Самозанятый вправе получать оплату на обычную банковскую карту физлица — это не препятствие для учета.
Оформление поступления услуг в 1С:Бухгалтерии
Основной документ — «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Создайте документ с видом операции «Услуги (акт)». В шапке укажите контрагента и договор, в табличной части — номенклатуру с типом «Услуга». Если такой услуги еще нет в справочнике, создайте новую позицию с наименованием, соответствующим предмету договора (например, «Услуги дизайна по договору № 5»).
Важный момент — счета учета. Для услуг самозанятых обычно используют счет 60.01 (расчеты с поставщиком) и затратный счет по сути услуги: 26, 44, 20 или 91.02. НДС в документе не указывается — плательщики НПД не начисляют НДС, поэтому ставку выберите «Без НДС». Входящий номер и дата документа — реквизиты акта или чека.
После проведения проверьте проводки: должны сформироваться записи по дебету затратного счета и кредиту 60.01 без НДС. Если в проводках появилась 19-я счет или НДС — значит, в номенклатуре или документе ошибочно указана ставка.
- 1Проверьте статус НПД исполнителя и получите справку
- 2Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН
- 3Заведите договор с видом «С поставщиком»
- 4Оформите «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги (акт)», ставка «Без НДС»
- 5Прикрепите к документу скан чека из «Мой налог»
- 6Оплатите через «Списание с расчетного счета» с видом «Оплата поставщику»
- 7Проверьте проводки и отсутствие НДФЛ и взносов
Чек самозанятого: как завести и хранить
Чек из приложения «Мой налог» — главный документ, подтверждающий расходы. Без него налоговая может снять затраты по налогу на прибыль (или по УСН). Чек приходит от исполнителя в PDF или ссылкой; в 1С его удобно прикрепить к документу поступления через кнопку прикрепления файлов, чтобы он не потерялся.
Проверьте содержимое чека: в нем должны быть ИНН и наименование вашей компании (или ИНН ИП-покупателя), дата, сумма и наименование услуги. Если чек оформлен «на физлицо» без реквизитов компании, расходы по нему подтвердить проблематично — попросите исполнителя аннулировать чек и сформировать новый корректно.
Для дополнительной надежности чек можно проверить по ссылке или QR-коду на сайте ФНС — так вы убедитесь, что он не аннулирован. Рекомендуется делать это перед оплатой крупных сумм.
Как проверить результат
Указаны ИНН и наименование вашей организации, сумма совпадает с актом
Чек оформлен на физлицо без реквизитов компании или аннулирован
Дт затратного счета — Кт 60.01, НДС отсутствует
Есть проводки по счету 19 или НДФЛ
Самозанятый не попадает в РСВ и 6-НДФЛ
Исполнитель фигурирует в персонифицированных сведениях
Оплата и отражение в налоговом учете
Оплату оформляйте документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». Расчеты закроются по счету 60 автоматически, если в документах указан один и тот же договор. Оплата с расчетного счета организации на карту физлица — стандартная операция, банк может запросить подтверждающие документы (договор, акт, чек), поэтому храните их в готовом виде.
В налоговом учете расходы принимаются при наличии трех условий: договор (при разовых услугах допустимо обойтись чеком и счетом, но договор надежнее), акт или иной документ об оказании услуг и чек НПД. Для УСН «доходы минус расходы» набор аналогичный. Сумма расходов — та, что указана в чеке.
Особенности для 1С:ЗУП и массовых выплат
Если самозанятый по ошибке заведен в 1С:ЗУП как физлицо с договором ГПХ, программа начислит страховые взносы, а при определенных настройках — и НДФЛ. Для чистого самозанятого документы ГПХ в ЗУП оформлять не нужно вовсе: учет ведется только в бухгалтерской программе. Исключение — если методологи компании сознательно ведут реестр исполнителей в ЗУП с отключенными налогами, но это требует аккуратной настройки.
При регулярной работе с десятками самозанятых (например, курьеры, промоутеры) имеет смысл завести отдельную группу в справочнике контрагентов, единый шаблон договора и типовую номенклатуру услуг. Это ускоряет ввод документов и упрощает сверку с реестром чеков.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты услуг самозанятого?
Нет. Организация не является налоговым агентом по выплатам плательщику НПД. Налог исполнитель платит сам через приложение «Мой налог». Условие — действующий статус самозанятого на момент получения дохода и наличие корректного чека.
Чем чек отличается от акта, и можно ли обойтись без акта?
Чек подтверждает факт и сумму дохода исполнителя для целей НПД, акт — факт оказания услуги для вашего учета. Формально при наличии договора и чека акт не всегда обязателен, но на практике связка «договор + акт + чек» — самый безопасный комплект для подтверждения расходов.
Как быть, если самозанятый не прислал чек до конца отчетного периода?
Расходы без чека в налоговом учете лучше не признавать: отразите затраты в бухгалтерском учете по акту, но для налога на прибыль или УСН дождитесь чека. Если чек так и не предоставлен, сумму следует исключить из налоговых расходов.
Можно ли оплатить самозанятому наличными из кассы?
Да, расчеты наличными с физлицом допустимы. Оформите расходный кассовый ордер, а чек «Мой налог» исполнитель обязан сформировать при получении денег. Лимит наличных расчетов между юрлицами и ИП на такие выплаты физлицам не распространяется.
Что делать, если самозанятый превысил лимит дохода по НПД?
После превышения лимита он утрачивает право на режим, и дальнейшие выплаты ему как физлицу требуют удержания НДФЛ и начисления взносов либо переоформления отношений (например, если он регистрирует ИП). Поэтому при долгосрочном сотрудничестве контролируйте статус исполнителя регулярно.
Что важно запомнить
Самозанятый заводится в 1С как контрагент-физлицо, услуги оформляются документом поступления без НДС, НДФЛ и взносы не начисляются. Обязательный минимум для расходов: договор, акт и чек из «Мой налог» с реквизитами вашей компании. Статус НПД проверяйте до оплаты, особенно при регулярном сотрудничестве.